Le autorizzazioni per le spese consentono ai team HR e Finance di controllare chi può creare, visualizzare, approvare o gestire le note spese all'interno del sistema. Con queste autorizzazioni, è possibile garantire che le informazioni finanziarie sensibili siano gestite in modo sicuro, che le approvazioni siano conformi alle policy aziendali e che i dipendenti vengano rimborsati in modo accurato e puntuale. Questo articolo illustra le diverse autorizzazioni disponibili e come assegnarle in modo efficace.
Affinché le autorizzazioni Spese siano applicabili, i dipendenti devono essere assegnati al gruppo di autorizzazioni corrispondente.
Come impostare i permessi per le spese
- Nella barra laterale, vai su Impostazioni
- Fare clic su Autorizzazioni
- Seleziona la sezione Spese
- Abilita o disabilita i permessi
- Fare clic su Salva modifiche
Alcune autorizzazioni consentono di scegliere l' ambito specifico di un'autorizzazione : decidere su chi un utente può eseguire un'azione .
- Per se stessi: Solo sul proprio profilo/dati.
- Per i dipendenti sottoposti a rapporto diretto e indiretto: sui dipendenti che rispondono loro direttamente o tramite una gerarchia.
- Per le persone nei team che guidano: solo per i membri dei team che gestiscono.
- Per le persone nella loro entità giuridica: chiunque nel loro dipartimento, filiale o entità aziendale.
- Per l'intera azienda: tra tutti i dipendenti dell'organizzazione.
Permessi di spesa
-
Aggiungi nuove spese per conto di qualcun altro
Questa autorizzazione consente ai dipendenti all'interno dello specifico gruppo di autorizzazioni di creare spese regolari e chilometriche per altri dipendenti.
L'utente deve avere l'autorizzazione per visualizzare e scaricare le "Spese".
-
Può accedere alle impostazioni delle spese
Questa autorizzazione consente ai dipendenti all'interno del gruppo di autorizzazioni specifico di visualizzare e gestire la sezione Impostazioni Spese. Potranno impostare gruppi e flussi di approvazione, personalizzare i moduli di spesa e abilitare funzionalità per l'app Spese.
L'utente deve avere l'autorizzazione per visualizzare e scaricare le "Spese".
Abilita questa autorizzazione affinché Reimposta il flusso di approvazione delle spese funzioni.
-
Può gestire le carte
Questa autorizzazione consente ai dipendenti all'interno dello specifico gruppo di autorizzazioni di gestire tutte le carte.
Abilita questa autorizzazione affinché funzionino:
- Annulla una carta Factorial
- Modificare il budget e i limiti di una carta Factorial
- Cambia l'alias di una carta Factorial
- Cambiare il numero di telefono di un titolare di carta
- Crea una carta Factorial
- Disattivare una carta Factorial
- Riattivare una carta Factorial
Controlla le autorizzazioni finanziarie > Autorizzazioni bancarie
L'utente deve avere l'autorizzazione per Visualizzare le carte → Verificare le autorizzazioni finanziarie > Autorizzazioni bancarie
-
Può rimborsare le spese
Questa autorizzazione consente ai dipendenti all'interno dello specifico gruppo di autorizzazioni di rimborsare le spese tramite file SEPA o busta paga.
L'utente deve avere l'autorizzazione per visualizzare e scaricare le "Spese".
-
Puoi richiedere le carte
Questa autorizzazione consente ai dipendenti all'interno dello specifico gruppo di autorizzazioni di richiedere autonomamente tessere monouso.
-
Può vedere le transazioni
Questa autorizzazione consente ai dipendenti all'interno dello specifico gruppo di autorizzazioni di visualizzare tutte le transazioni.
-
È possibile impostare le spese come Pagate
Questa autorizzazione consente ai dipendenti all'interno dello specifico gruppo di autorizzazioni di gestire lo stato "Pagato" per le spese.
L'utente deve avere l'autorizzazione per visualizzare e scaricare le "Spese".
-
Approvatore globale per le spese
Questa autorizzazione consente ai dipendenti all'interno dello specifico gruppo di autorizzazioni di gestire completamente una spesa ignorando il flusso di approvazione applicabile.
L'utente deve avere l'autorizzazione per visualizzare e scaricare le "Spese".
-
Gestire i beni di consumo
Questa autorizzazione consente ai dipendenti all'interno dello specifico gruppo di autorizzazioni di gestire le spese accessorie tramite integrazioni.
L'utente deve avere l'autorizzazione per visualizzare e scaricare le "Spese".
Quando un utente non riesce a inviare o rendicontare le spese, di solito non è perché non gli sono state concesse le autorizzazioni, ma perché l'utente non è stato aggiunto direttamente al modulo Spese. Anche dopo aver assegnato le autorizzazioni corrette, il responsabile deve comunque andare su Spese → Spese → Aggiungi utente e aggiungere l'utente. Una volta completato questo passaggio, l'utente potrà inviare le note spese senza problemi.
-
Reimposta il flusso di approvazione delle spese
Questa autorizzazione consente ai dipendenti all'interno del gruppo specifico di autorizzazioni di reimpostare l'intero flusso di approvazione per le spese in sospeso, approvate o rifiutate
L'utente deve avere il permesso di
- Puoi visualizzare e scaricare le "Spese"
- Reimposta il flusso di approvazione delle spese
-
Vedi l'entità legale del dipendente
Questa autorizzazione consente ai dipendenti all'interno dello specifico gruppo di autorizzazioni di visualizzare l'entità legale del dipendente.
Abilita questa autorizzazione per Può vedere i dipendenti di un'entità legale lavorare → Controlla le autorizzazioni dell'azienda.
-
È possibile eliminare le spese manuali rifiutate
Questa autorizzazione consente ai dipendenti all'interno del gruppo specifico di autorizzazioni di rimuovere definitivamente le note spese inviate manualmente e successivamente rifiutate.
L'utente deve avere l'autorizzazione per visualizzare e scaricare le "Spese".
È possibile scegliere l' ambito di questa autorizzazione.
-
È possibile modificare le spese con stato in sospeso
Questa autorizzazione consente ai dipendenti all'interno dello specifico gruppo di autorizzazioni di modificare le note spese inviate ma non ancora approvate.
L'utente deve avere l'autorizzazione per visualizzare e scaricare le "Spese".
È possibile scegliere l' ambito di questa autorizzazione.
-
Puoi visualizzare e scaricare le "Spese"
Questa autorizzazione consente ai dipendenti all'interno del gruppo specifico di autorizzazioni di visualizzare la scheda delle spese e di esportare le spese come file (come CSV o Excel) per la creazione di report, analisi o archiviazione.
Abilita questa autorizzazione affinché funzionino:
- Aggiungi nuove spese per conto di qualcun altro
- Può accedere alle impostazioni delle spese
- Può rimborsare le spese
- È possibile impostare le spese come Pagate
- Approvatore globale per le spese
- Gestire i beni di consumo
- Reimposta il flusso di approvazione delle spese
- È possibile eliminare le spese manuali rifiutate
- È possibile modificare le spese con stato in sospeso
È possibile scegliere l' ambito di questa autorizzazione.