Qu'est-ce que l'intégration DATEV RDS ?

DATEV RDS (Rechnungsdatenservice) envoie vos dépenses approuvées Factorial, les données de facturation plus le reçu, directement dans la boîte de réception DATEV Unternehmen Online (DUO) de votre conseiller fiscal. Les enregistrements arrivent pré-codés avec des numéros de compte et des codes TVA. Votre conseiller les examine, les ajuste si nécessaire, et les enregistre dans le grand livre. Contrairement à l'exportation de fichier DATEV, il n'y a pas de fichier à télécharger ou à uploader : Factorial pousse les données vers DATEV via son API.

Comment cela fonctionne

1. Installez DATEV RDS depuis le Marketplace.
2. Connectez-vous à DATEV une fois pour l'entreprise. Vous vous connectez via DATEV avec SmartLogin ou SmartCard.
3. Pour chaque entité juridique, sélectionnez son jeu de données DATEV (Berater plus Mandant) dans la liste que Factorial affiche.
4. Définissez les comptes créanciers de secours :
   • Compte collectif fournisseur
   • Compte pour les dépenses de carte payées par l'entreprise
     Ensuite, confirmez la correspondance TVA à code BU :
     • 19% → 3
     • 7% → 2
     • 0% → 40
5. Vérifiez le panneau de préparation. Il vous indique si chaque jeu de données peut recevoir un import et si vos comptes mappés correspondent à la longueur des comptes du jeu de données. Il précise également quelles catégories ou comptes nécessitent encore une attention particulière.

Exportation des dépenses

1. Dans Dépenses, sélectionnez les dépenses approuvées que vous souhaitez exporter et cliquez sur Exporter vers DATEV.
2. Factorial regroupe les dépenses par entité juridique et par mois comptable et les envoie à DATEV.
3. Suivez l'avancement dans le journal de traitement. Les enregistrements atterrissent dans la boîte de réception DUO (Belegablage) de l'advisor, pré-codés.
4. Votre conseiller fiscal examine les enregistrements, les ajuste si nécessaire, et les enregistre dans le grand livre.

Portée

L'intégration :

• Exporte dépenses régulières, kilométrage et indemnités journalières.
• Envoie les données dans un sens, de Factorial vers DATEV.
• Crée un enregistrement accountsPayableLedger par dépense, ou un par taux de TVA lorsque la dépense a une répartition à plusieurs taux.

Ce qui est envoyé

Les champs suivants sont synchronisés :

• Date et montant
• Compte G/L (Sachkonto) : de votre correspondance compte par entité juridique dans Factorial
• Compte créancier (Personenkonto) : le compte de l'employé, ou le compte collectif fournisseur, pour les remboursements ; le compte de carte pour les dépenses payées par l'entreprise
• Taux de TVA et son code BU
• Texte de réservation, numéro de document, nom du fournisseur
• Devise et taux de change, le cas échéant
• Centre de coût (KOST1)
• Fichier de reçu pour chaque dépense

Limitations

• Entités juridiques allemandes uniquement.
• Nécessite la configuration comptable : les comptes G/L proviennent de votre correspondance catégorie-compte dans Factorial. Le panneau de préparation signale toute catégorie ou compte manquant ou ne correspondant pas au jeu de données avant que vous n'exportiez.
• Côté DATEV doit être prêt : le jeu de données doit avoir la gestion des documents (Belege online) activée, et votre utilisateur DATEV doit avoir l'autorisation pour le service.
• Les corrections se font dans DATEV : les enregistrements atterrissent dans la boîte de réception DUO pour que le conseiller les examine et les enregistre ; ils ne sont pas écrits directement dans le grand livre.
• Centres de coût : un KOST1 par enregistrement. KOST2 (Kostenträger) et les codes BU de reverse-charge transfrontalière ne sont pas encore pris en charge.