Gestionar documentos y asegurar el cumplimiento puede ser un proceso que consume tiempo. Con ONE, ahora puede hacer preguntas directamente sobre sus documentos, carpetas y plantillas, ahorrando tiempo y mejorando la visibilidad en su organización.
Resumen
Esta función le permite interactuar con su base de datos de documentos utilizando lenguaje natural. En lugar de buscar manualmente a través de carpetas o rastrear pestañas, simplemente puede hacer preguntas a ONE y recibir respuestas instantáneas.
Cuándo y por qué debería usarse
Utilice esta función cuando:
- Necesite verificar rápidamente el cumplimiento de documentos (por ejemplo, firmas o archivos faltantes)
- Quiera verificar el estado de un documento específico o de un/a empleado/a
- Esté preparando auditorías y necesites identificar brechas
- Necesite ayuda para entender o usar plantillas de documentos
Cómo usar
- Abra ONE
- Inicie una conversación: Escriba su pregunta utilizando lenguaje natural (como lo haría al preguntar a un/a colega)
- Revise la respuesta proporcionada por ONE
- Refine su pregunta si es necesario para obtener resultados más específicos
- Seguimiento de cumplimiento: "Muéstreme una lista de todos/as los/as empleados/as con una firma 'Pendiente' para la Nueva Política de Seguridad."
- Estado individual: "¿Ha firmado Eduardo Oliveira su último contrato? Si es así, ¿cuándo?"
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Auditoría y Brechas: "Cruce las contrataciones de 2025 y liste a quienes les falta un archivo en su carpeta de 'Documentos de Identidad'."
- Validación: "Confirme la fecha de carga del contrato de promoción de María López y verifique si recibió el nuevo archivo."
- Asistencia con plantillas: "¿Qué variables relacionadas con contratos puedo usar en mis plantillas?"
Si no obtiene los resultados esperados, intente reformular su pregunta con más detalles específicos (por ejemplo, nombre del/la empleado/a, tipo de documento o fecha).
Si ONE no puede encontrar la información que está solicitando, asegúrese de que el documento exista en la plataforma y esté correctamente categorizado, y verifique que tenga permiso para acceder a los datos solicitados.
Si la respuesta parece incompleta, haga una pregunta de seguimiento o proporcione más contexto para refinar los resultados.
Pida a ONE que actúe sobre sus documentos
Además de responder preguntas, ONE puede realizar tareas diarias de documentos por usted. Los administradores de recursos humanos, managers y empleados/as pueden pedir a ONE, con sus propias palabras, que realice cualquier acción que harían manualmente en Documentos:
- Almacenar un archivo: un archivo que suba, o uno que ONE haya creado, va a una carpeta que ONE sugiere. Puede confirmarlo o elegir otra carpeta, incluso en los documentos de otro/a empleado/a.
- Enviar para firma: ONE solicita las firmas, y cada firmante recibe un correo electrónico.
- Verificar quién no ha firmado: ONE lista a los firmantes pendientes y puede enviarles un recordatorio.
- Mover documentos: a la carpeta que nombre.
- Encontrar y abrir: ONE responde con un enlace al documento, o lista las opciones cuando varios documentos coinciden.
- Eliminar y restaurar: el documento va a la papelera y puede ser restaurado. ONE le advierte antes de cancelar una firma en progreso.
- Gestionar carpetas: crear o renombrar carpetas y subcarpetas.
- Abra ONE
- Describa la acción que desea, o adjunta el archivo que desea almacenar
- Revise el resumen. Antes de cualquier cambio, ONE muestra cada documento con su enlace, espacio y carpeta
- Confirme la acción. Nada cambia hasta que confirme
ONE trabaja dentro de los permisos de cada persona en Factorial, por lo que solo puede actuar sobre los documentos y carpetas que ya puede gestionar manualmente.
Recordatorios de firma son el mismo correo electrónico que los firmantes recibieron la primera vez. Cada documento pendiente envía un correo electrónico separado, por lo que un/a empleado/a con varios documentos pendientes recibe un correo por documento.
Enviar documentos a varios/as empleados/as a la vez no está disponible a través de ONE aún. ONE puede enviar uno o más documentos a un/a empleado/a a la vez. Para enviar documentos a muchos/as empleados/as, utilice Enviar en masa en Documentos.
Consejos y mejores prácticas
- Sea lo más específico/a posible al hacer preguntas (por ejemplo, incluye nombres, tipos de documento o plazos)
- Utilice palabras clave claras como “firmado,” “pendiente,” “cargado,” o “faltante”
- Descomponga consultas complejas en preguntas más pequeñas para obtener respuestas más precisas
- Verifique la información crítica de cumplimiento antes de tomar acción
FAQ
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¿Puede ONE verificar si un documento ha sido firmado?
Sí, ONE puede confirmar si un documento ha sido firmado y, si está disponible, proporcionar la fecha de la firma.
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¿Puedo usar ONE para identificar documentos faltantes?
Sí, puede pedir a ONE que cruce referencias de empleados/as o períodos de tiempo y resalte archivos faltantes o carpetas incompletas.
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¿Puedo preguntar sobre empleados específicos?
Sí, puede preguntar sobre empleados/as individuales y su estado de documentos (por ejemplo, contratos firmados, archivos cargados).
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¿Puede ONE ayudarme con plantillas de documentos?
Sí, puede preguntar sobre variables disponibles y cómo usarlas en sus plantillas.
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¿Puede ONE hacer cambios en mis documentos?
Sí. ONE puede almacenar, enviar para firma, enviar recordatorios de firma, mover, eliminar y restaurar documentos, y crear o renombrar carpetas. Antes de cualquier cambio, ONE le muestra lo que hará y espera su confirmación.
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¿Por qué no puede ONE acceder a ciertos documentos?
El acceso depende de sus permisos. Si no tiene acceso a un documento, ONE no podrá recuperar información sobre él.
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¿La información proporcionada por ONE siempre está actualizada?
ONE refleja los datos actuales disponibles en la plataforma. Asegúrese de que los documentos estén correctamente cargados y actualizados para obtener resultados precisos.