La aprobación de las hojas de horas en Factorial ayuda a bloquear los registros de entrada y salida, lo que indica que las entradas han sido revisadas y validadas. Una vez aprobada una hoja de horas, ni el/la colaborador/a ni el/la gerente pueden editarla, lo que garantiza la exactitud e integridad de los datos de tiempo, algo especialmente útil para la gestión de nóminas y el cumplimiento normativo.

Sin embargo, esta acción es reversible. Si se detecta un error o se requiere una corrección, los/as gerentes o administradores/as siempre pueden rechazar una hoja de horas. Esto desbloquea las entradas y permite realizar los ajustes necesarios.

Permisos

Debe activar el permiso para permitir que los/as gerentes, jefes/as de equipo o usuarios/as específicos/as revisen y aprueben las hojas de horas trabajadas.

1. En la barra lateral, vaya a Configuración
2. En general, haga clic en Permisos
3. Seleccione el grupo de permisos
4. Abra Asistencia 
5. Habilite la revisión y aprobación de hojas de horas
6. Haga clic en Guardar cambios

Revisar y aprobar las hojas de horas trabajadas

Página de Control horario

1. En la barra lateral, vaya a Control horario
2. Seleccione el período que desea aprobar utilizando el navegador de fechas (mes, semana, día)
3. Filtre empleados/as por estado pendiente
4. Abra el panel lateral Detalles del/la empleado/a cuya hoja de horas desea aprobar
5. Valide los datos y haga clic en Aprobar

 

Aprobar en masa

1. Filtre empleados/as por estado pendiente
2. Seleccione en bloque los/as empleados/as que desea aprobar
3. Haga clic en el botón Aprobar

Importante

Aprobar un período de hojas de horas incluso si algunos/as empleados/as aún tienen turnos disponibles dentro del rango seleccionado reduce la fiabilidad del proceso de aprobación . Las aprobaciones individuales y masivas verifican si el período seleccionado contiene turnos disponibles. Si existen turnos disponibles, la aprobación se bloquea y el sistema devuelve un error detallado con el número de empleados/as y turnos afectados.

 

 

Página de registro de horas del/la empleado/a

La validación y aprobación de la hoja de horas también está disponible desde la hoja de horas del/la empleado/a.

1. Acceda a la hoja de horas del/la empleado/a haciendo clic en el registro del/la empleado/a en la página de Control horario o haciendo clic en el botón Abrir hoja de horas en el panel lateral Detalles 
2. Revise la hoja de horas mensual o semanal
3. Valide la hoja de horas del/la empleado/a y haga clic en Aprobar

Un/a administrador/a o un/a gerente no pueden editar las hojas de horas:

Una vez aprobado el registro de entrada para una fecha específica , no es posible modificarlo . Primero, se debe rechazar el registro de asistencia y, posteriormente, los/as empleados/as podrán modificarlo manualmente.

Pasos: Hoja de horas > filtrar por empleado > filtrar el día o la semana que tiene un conflicto > verificar la hoja de aprobación

 

Rechazar una hoja de horas aprobada

Desde la página de control horario

1. Diríjase a la pestaña Aprobados
2. Seleccione el período que desea rechazar utilizando el navegador de fechas (mes, semana, día)
3. Filtre empleados/as por estado de aprobación
4. Abra el panel lateral Detalles del/la empleado/a cuya hoja de horas desea rechazar

Desaprobar en masa

1. Filtre empleados/as por estado de aprobación
2. Seleccione los/as empleados/as que desea desaprobar
3. Seleccione la opción Desaprobar en la barra de acciones inferior

Notificaciones

Notificaciones por correo electrónico

Los/as administradores/as y gerentes recibirán:

• Un correo electrónico a principios de mes si hay hojas de horas pendientes de aprobación de meses anteriores.

Los/as empleados/as recibirán:

• Un correo electrónico a finales de mes si hay hojas de horas que completar para ese mes.
• Un correo electrónico cuando se hayan aprobado sus hojas de horas trabajadas.

Tareas pendientes del panel de control

Los/as empleados/as recibirán:

• Una alerta cada vez que haya turnos pendientes de completar.