Sie können jetzt Kaufanfragen direkt über One einreichen, ohne das gesamte Aufnahmeformular selbst ausfüllen zu müssen. Beschreiben Sie einfach, was Sie benötigen, und fügen Sie ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag bei, falls Sie einen haben. One verwendet die Informationen, die Sie bereitstellen, sowie die bereits in Factorial verfügbaren Details, um die Anfrage zu vervollständigen, nach fehlenden Informationen zu fragen und sie in den üblichen Genehmigungsworkflow einzureichen.
Überblick
One hilft Mitarbeitenden, Kaufanfragen über ein Gespräch zu erstellen, anstatt jedes Feld im Beschaffungsformular manuell auszufüllen.
Wenn Sie einen Kauf beschreiben, identifiziert One den geeigneten Anfrage-Typ und füllt die erforderlichen Informationen anhand Ihrer Nachricht, aller angehängten Dokumente und relevanter Mitarbeitendeninformationen, die bereits in Factorial verfügbar sind, aus.
One kann auch PDF-Dateien und Screenshots von Angeboten lesen, um Details wie den Anbieter und den Preis zu extrahieren. Wenn Informationen fehlen, fragt One Sie danach, bevor die Anfrage eingereicht wird.
Sobald die Anfrage eingereicht ist, folgt sie dem üblichen Genehmigungsworkflow für Käufe.
Wann und warum man es verwenden sollte
Verwenden Sie One, wenn Sie einen Kauf anfordern müssen, aber nicht alle Informationen, die im Aufnahmeformular benötigt werden, sofort verfügbar sind.
Zum Beispiel:
- Fordern Sie einen neuen Laptop an und fügen Sie das Angebot des Lieferanten bei.
- Reichen Sie eine Kaufanfrage ein, wenn Sie wissen, was Sie benötigen, aber sich nicht sicher sind, welchen Anfrage-Typ Sie auswählen sollen.
- Extrahieren Sie Anbieter- und Preisinformationen aus einem Angebot, anstatt sie manuell einzugeben.
- Erstellen Sie eine Anfrage, wenn einige Details, wie das Kostenstelle oder die Begründung, noch bestätigt werden müssen.
Diese Funktion erleichtert den Mitarbeitenden, die gelegentlich Anfragen einreichen, den Einkauf und hilft, unvollständige oder falsche Einreichungen zu reduzieren.
Wie man es verwendet
- Öffnen Sie One
- Beschreiben Sie, was Sie benötigen
- Zum Beispiel: "Ich benötige einen neuen Laptop für die Arbeit"
- Fügen Sie ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag bei, falls verfügbar
- Sie können ein PDF oder einen Screenshot des Angebots des Lieferanten anhängen, damit One relevante Informationen wie den Anbieter und den Preis extrahieren kann.
- Überprüfen Sie die Informationen, die One sammelt
- Beantworten Sie alle Folgefragen
- Reichen Sie die Anfrage ein
- Folgen Sie dem normalen Genehmigungsprozess
Wenn der Anbieter noch nicht in Factorial existiert, kann One den Anbieter im Rahmen des Anfrageprozesses erstellen.
Wenn One mich nach zusätzlichen Informationen fragt, ist dies zu erwarten, wenn einige erforderliche Details in Ihrer Nachricht, dem Anhang oder den in Factorial verfügbaren Informationen fehlen. Beantworten Sie die Fragen von One, damit es die Anfrage vervollständigen und einreichen kann.
Wenn One die richtigen Anbieter- oder Preisinformationen nicht aus meinem Anhang extrahiert, überprüfen Sie, ob das PDF oder der Screenshot die relevanten Informationen klar zeigt. Wenn ein Detail fehlt oder falsch ist, geben Sie die korrekten Informationen im Gespräch mit One an.
Tipps und bewährte Praktiken
- Beschreiben Sie den Kauf klar. Geben Sie an, was Sie benötigen und warum Sie es anfordern, wenn Sie diese Informationen haben.
- Fügen Sie das Angebot des Lieferanten immer hinzu, wenn möglich. Ein PDF oder Screenshot des Angebots kann One helfen, den Anbieter und den Preis genau zu extrahieren.
- Überprüfen Sie die extrahierten Informationen. Überprüfen Sie die von One bereitgestellten Details und klären Sie alles, was falsch oder unvollständig ist.
- Beantworten Sie Folgefragen sorgfältig. Informationen wie die Kostenstelle oder die Begründung können erforderlich sein, um Ihre Anfrage abzuschließen.
- Verwenden Sie One, auch wenn Sie nicht alle Details kennen. One kann Sie durch die fehlenden Informationen führen, anstatt zu verlangen, dass Sie das gesamte Formular im Voraus ausfüllen.
FAQ
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Musste ich das Formular für die Kaufanfrage selbst ausfüllen?
Nein. Beschreiben Sie den Kauf für One, und es wählt den geeigneten Anfrage-Typ aus und füllt das Aufnahmeformular mit den Informationen aus, die Sie bereitstellen, sowie den relevanten Details, die bereits in Factorial verfügbar sind.
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Kann ich ein Angebot des Lieferanten anhängen?
Ja. Sie können ein PDF oder einen Screenshot eines Angebots anhängen. One kann Informationen wie den Anbieter und den Preis extrahieren, um die Anfrage zu vervollständigen.
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Was passiert, wenn ich nicht alle erforderlichen Details kenne?
One fragt Sie nach allen fehlenden Informationen, die benötigt werden, um die Anfrage vor der Einreichung abzuschließen.
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Kann One den richtigen Typ der Kaufanfrage für mich auswählen?
Ja. One identifiziert den geeigneten Anfrage-Typ basierend auf Ihrer Beschreibung und den verfügbaren Informationen.
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Was passiert, wenn der Anbieter nicht in Factorial existiert?
One kann den Anbieter im Rahmen des gleichen Prozesses zur Kaufanfrage erstellen, sodass Sie die Anbietererstellung nicht als separate Aufgabe behandeln müssen.
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Genehmigt One meine Kaufanfrage?
Nein. One reicht die Anfrage in den üblichen Genehmigungsworkflow ein. Die Anfrage folgt dann dem bestehenden Einkaufsprozess Ihres Unternehmens.
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Ist diese Funktion jetzt verfügbar?
Ja. Diese Funktion ist bereits in der Produktion verfügbar.