Ora puoi inviare richieste di acquisto direttamente tramite One, senza dover compilare tu stesso l'intero modulo di richiesta. Basta descrivere ciò di cui hai bisogno e allegare un preventivo o un'offerta se ne hai uno. One utilizza le informazioni che fornisci e i dettagli già disponibili in Factorial per completare la richiesta, chiedere eventuali informazioni mancanti e inviarla al consueto flusso di approvazione.
Panoramica
One aiuta i dipendenti a creare richieste di acquisto attraverso una conversazione anziché completare manualmente ogni campo nel modulo di approvvigionamento.
Quando descrivi un acquisto, One identifica il tipo di richiesta appropriato e compila le informazioni richieste utilizzando il tuo messaggio, eventuali documenti allegati e le informazioni sui dipendenti già disponibili in Factorial.
One può anche leggere file PDF e screenshot di offerte per estrarre dettagli come il fornitore e il prezzo. Se mancano informazioni, One ti chiederà di fornirle prima di inviare la richiesta.
Una volta inviata, la richiesta segue il consueto flusso di approvazione degli acquisti.
Quando e perché usarlo
Usa One quando hai bisogno di richiedere un acquisto ma non hai tutte le informazioni richieste dal modulo di richiesta pronte.
Ad esempio:
- Richiedi un nuovo laptop e allega il preventivo del fornitore.
- Invia una richiesta di acquisto quando sai di cosa hai bisogno ma non sei sicuro di quale tipo di richiesta selezionare.
- Estrai informazioni sul fornitore e sui prezzi da un'offerta anziché inserirle manualmente.
- Crea una richiesta quando alcuni dettagli, come il centro di costo o la giustificazione, devono ancora essere confermati.
Questa funzionalità rende più facile l'acquisto per i dipendenti che inviano richieste occasionalmente e aiuta a ridurre invii incompleti o errati.
Come usare
- Apri One
- Descrivi ciò di cui hai bisogno
- Ad esempio: "Ho bisogno di un nuovo laptop per lavoro"
- Allega un preventivo o un'offerta, se disponibile
- Puoi allegare un PDF o uno screenshot dell'offerta del fornitore in modo che One possa estrarre informazioni rilevanti, come il fornitore e il prezzo.
- Rivedi le informazioni che One raccoglie
- Rispondi a eventuali domande di follow-up
- Invia la richiesta
- Segui il processo di approvazione normale
Se il fornitore non esiste ancora in Factorial, One può creare il fornitore come parte del processo di richiesta.
Se One mi chiede informazioni aggiuntive, questo è previsto quando mancano alcuni dettagli richiesti dal tuo messaggio, allegato o informazioni disponibili in Factorial. Rispondi alle domande di One in modo che possa completare e inviare la richiesta.
Se One non estrae il fornitore o il prezzo corretti dal mio allegato, controlla che il PDF o lo screenshot mostrino chiaramente le informazioni rilevanti. Se un dettaglio è mancante o errato, fornisci le informazioni corrette nella conversazione con One.
Consigli e migliori pratiche
- Descrivi chiaramente l'acquisto. Includi ciò di cui hai bisogno e perché lo stai richiedendo, se conosci queste informazioni.
- Allega il preventivo del fornitore ogni volta che è possibile. Un PDF o uno screenshot dell'offerta possono aiutare One a estrarre accuratamente il fornitore e il prezzo.
- Controlla le informazioni estratte. Rivedi i dettagli forniti da One e chiarisci qualsiasi cosa che sia errata o incompleta.
- Rispondi attentamente alle domande di follow-up. Potrebbero essere necessarie informazioni come il centro di costo o la giustificazione per completare la tua richiesta.
- Usa One anche se non conosci ogni dettaglio. One può guidarti attraverso le informazioni mancanti anziché richiedere di completare l'intero modulo in anticipo.
FAQ
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Devo compilare io stesso il modulo di richiesta di acquisto?
No. Descrivi l'acquisto a One, e selezionerà il tipo di richiesta appropriato e compilerà il modulo di richiesta utilizzando le informazioni che fornisci e i dettagli rilevanti già disponibili in Factorial.
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Posso allegare un preventivo del fornitore?
Sì. Puoi allegare un PDF o uno screenshot di un'offerta. One può estrarre informazioni come il fornitore e il prezzo per aiutare a completare la richiesta.
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Cosa succede se non conosco tutti i dettagli richiesti?
One ti chiede eventuali informazioni mancanti necessarie per completare la richiesta prima di inviarla.
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Può One scegliere il tipo di richiesta di acquisto corretto per me?
Sì. One identifica il tipo di richiesta appropriato in base alla tua descrizione e alle informazioni disponibili.
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Cosa succede se il fornitore non esiste in Factorial?
One può creare il fornitore come parte dello stesso processo di richiesta di acquisto, quindi non devi gestire la creazione del fornitore come un compito separato.
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One approva la mia richiesta di acquisto?
No. One invia la richiesta al consueto flusso di approvazione. La richiesta segue quindi il processo di acquisto esistente della tua azienda.
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Questa funzionalità è disponibile ora?
Sì. Questa funzionalità è già disponibile in produzione.