Le module Dépenses est conçu pour simplifier et numériser la gestion des dépenses professionnelles des organisations. Il bénéficie à tous les acteurs du processus :
- Les employés peuvent enregistrer et suivre leurs dépenses en toute simplicité.
- Les gestionnaires peuvent examiner, approuver ou rejeter les dépenses en quelques clics.
- Les finances et l'administration bénéficient d'une visibilité et d'un contrôle complets sur les budgets et les dépenses.
Il s'intègre également de manière transparente à d'autres modules tels que la paie, les projets et Factorial Cards , permettant un flux de travail financier entièrement connecté.
Quels processus couvre-t-il ?
Le module prend en charge l’ensemble du cycle de vie des dépenses :
- Créer et soumettre une dépense.
- Examiner et approuver ou rejeter les dépenses.
- Gestion des paiements et des remboursements.
- Lier les dépenses approuvées à la paie lorsque nécessaire.
- Suivi et contrôle des dépenses par équipe, projet ou centre de coûts.
- Utilisation des cartes d'entreprise Factorial pour la synchronisation automatique des dépenses.
Principaux avantages
- Permet de gagner du temps et de réduire les erreurs manuelles en simplifiant les soumissions et les approbations.
- Offre une visibilité et un contrôle en temps réel sur les dépenses de l'entreprise.
- Simplifie les audits et garantit la conformité des politiques.
- S'intègre parfaitement à la paie, à la comptabilité et au suivi de projet.
- Aide à prévenir la fraude grâce à des règles d’approbation intelligentes et des limites de dépenses.
Où trouver le module Dépenses
Selon votre rôle dans Factorial , vous trouverez le module Dépenses à différents endroits.
Si vous êtes administrateur ou membre de l'équipe RH/Finances :
- Accédez à la barre latérale et cliquez sur l'onglet Dépenses
- Sous Dépenses des employés , vous trouverez toutes les soumissions de dépenses et les données associées liées à votre équipe ou à votre organisation
- À partir de là, vous pouvez gérer les demandes de dépenses, consulter les statuts, configurer les politiques et exporter des données
Si vous êtes un employé :
- Accédez à la barre latérale et cliquez sur Mes dépenses
- Tu peux:
- Soumettre de nouvelles dépenses
- Consultez l'état de vos soumissions passées
- Accédez à vos Factorial Cards et aux transactions associées
Comment se connecte-t-il aux autres modules Factorial ?
- Paie : les dépenses approuvées peuvent être ajoutées à la paie pour être remboursées.
- Projets/Centres de coûts : les dépenses peuvent être liées à des projets ou des départements spécifiques.
- Cartes : les cartes d'entreprise Factorial se synchronisent automatiquement avec le module Dépenses, simplifiant ainsi la soumission des dépenses.