Le module Dépenses de Factorial est conçu pour simplifier et optimiser l'ensemble du processus de gestion des dépenses, de la soumission des reçus au remboursement final ou au rapprochement. Que vous soyez un employé soumettant des dépenses, un manager les approuvant ou un membre de l'équipe financière contrôlant les budgets, Factorial vous simplifie et accélère votre travail.

Avantages pour les employés : Soumettez vos dépenses sans effort, à tout moment et en tout lieu

Gérer ses dépenses professionnelles ne devrait pas être un fardeau. Factorial permet aux employés de soumettre et de suivre leurs dépenses rapidement et intuitivement, en quelques étapes seulement. Dites adieu aux reçus perdus, aux feuilles de calcul complexes et aux demandes d'approbation répétées de leurs responsables.

Avec Factorial , les employés peuvent :

• Soumettez vos dépenses en déplacement : utilisez l'application mobile ou la plateforme de bureau pour soumettre vos dépenses en quelques clics.
• Prenez et joignez des reçus : utilisez l'appareil photo de votre téléphone pour joindre instantanément des reçus, plus besoin de stocker des copies papier.
• Suivez l'état en temps réel : consultez l'état de vos dépenses, y compris les approbations et les remboursements, sans avoir besoin de faire un suivi auprès des RH ou des finances.
• Liaison automatique : Si vous utilisez une carte Factorial , les dépenses sont créées automatiquement pour vous.
• Prise en charge de plusieurs devises : soumettez facilement vos dépenses dans différentes devises, parfait pour les voyageurs internationaux.

Avantages pour le manager : approuvez plus rapidement, gardez le contrôle et soutenez votre équipe

L'approbation des dépenses ne devrait pas interrompre votre journée ni encombrer votre boîte de réception. Factorial aide les managers à rester conformes tout en garantissant un processus de révision léger et flexible.

Avec Factorial , les managers peuvent :

• Approuvez ou rejetez en un clic : examinez et gérez vos dépenses directement depuis votre ordinateur ou votre appareil mobile.
• Consultez les reçus et les commentaires en contexte : consultez toutes les informations nécessaires, y compris les pièces jointes, directement sur la plateforme - pas besoin de fouiller dans les e-mails.
• Soyez averti uniquement lorsque cela est nécessaire : des règles et des filtres intelligents garantissent que vous êtes alerté uniquement pour les dépenses qui nécessitent votre attention.
• Approbations automatiques intelligentes : les dépenses à faible risque peuvent être approuvées automatiquement pour réduire le bruit et vous faire gagner du temps.
• Examens de dépenses groupés : gérez plusieurs dépenses à la fois grâce à la fonction d'examen par lots.

Avantages pour les équipes financières et administratives : obtenir une visibilité totale, garantir la conformité et contrôler les coûts

Les équipes financières et administratives sont responsables de la conformité, du contrôle des budgets et de la clôture comptable précise. Le module Dépenses de Factorial leur offre les outils nécessaires pour tout centraliser, remplaçant ainsi le travail manuel et réduisant les risques sans ralentir l'activité.

Avec Factorial , les équipes financières peuvent :

• Définissez des règles et des flux de travail clairs : adaptez les politiques de dépenses, les limites et les flux d'approbation aux besoins de votre entreprise.
• Suivez toutes les dépenses en un seul endroit : obtenez un aperçu complet des dépenses manuelles et des transactions par carte.
• Obtenez une visibilité en temps réel : surveillez les budgets par équipe, projet ou centre de coûts pour suivre les dépenses en temps réel.
• Exportez facilement : Générez des exportations pour la paie ou le rapprochement comptable en quelques clics.
• Réduisez la fraude et les erreurs : les limites intégrées, les politiques et les pistes d’audit numériques aident à prévenir les dépenses excessives et à assurer une traçabilité complète.

Collaboration transparente dans un flux de travail unique

Ensemble, ces rôles créent un flux de travail fluide qui permet de gagner du temps, d'harmoniser les actions de chacun et de garantir le suivi et la justification de chaque euro dépensé. Tous travaillent dans le même système, avec des vues et des autorisations spécifiques à chaque rôle, garantissant ainsi la sécurité, l'efficacité et l'harmonisation de l'ensemble.