Das Spesenmodul in Factorial vereinfacht und optimiert den gesamten Spesenmanagementprozess – von der Belegeinreichung bis zur endgültigen Erstattung oder Abstimmung. Egal, ob Sie als Mitarbeiter Spesen einreichen, als Manager diese genehmigen oder Teil des Finanzteams sind, das Budgets kontrolliert – Factorial beschleunigt und vereinfacht Ihre Arbeit.

Vorteile für Mitarbeiter: Spesenabrechnungen mühelos, jederzeit und überall einreichen

Die Verwaltung arbeitsbezogener Ausgaben sollte keine Belastung sein. Factorial können Mitarbeiter ihre Ausgaben schnell und intuitiv in nur wenigen Schritten einreichen und verfolgen. Verabschieden Sie sich von verlorenen Belegen, verwirrenden Tabellenkalkulationen und der Suche nach Genehmigungen durch Vorgesetzte.

Mit Factorial können Mitarbeiter:

• Unterwegs einreichen: Verwenden Sie die mobile App oder die Desktop-Plattform, um Ausgaben mit wenigen Klicks einzureichen.
• Belege aufnehmen und anhängen: Verwenden Sie die Kamera Ihres Telefons, um Belege sofort anzuhängen, Sie müssen keine Papierkopien mehr aufbewahren.
• Status in Echtzeit verfolgen: Sehen Sie den Status Ihrer Ausgaben, einschließlich Genehmigungen und Erstattungen, ohne sich an die Personal- oder Finanzabteilung wenden zu müssen.
• Automatische Verknüpfung: Wenn Sie eine Factorial Card verwenden, werden Ausgaben automatisch für Sie erstellt.
• Unterstützung für mehrere Währungen: Einfache Übermittlung von Ausgaben in verschiedenen Währungen, perfekt für internationale Reisende.

Vorteile für Manager: Schnellere Genehmigung, Kontrolle und Unterstützung Ihres Teams

Die Genehmigung von Ausgaben sollte Ihren Tag nicht unterbrechen oder Ihren Posteingang überfluten. Factorial unterstützt Manager dabei, die Vorschriften einzuhalten und gleichzeitig den Überprüfungsprozess einfach und flexibel zu gestalten.

Mit Factorial können Manager:

• Mit einem Klick genehmigen oder ablehnen: Überprüfen und verwalten Sie Ausgaben direkt von Ihrem Computer oder Mobilgerät aus.
• Belege und Kommentare im Kontext anzeigen: Alle erforderlichen Informationen, einschließlich Anhänge, werden direkt auf der Plattform angezeigt – Sie müssen nicht in E-Mails wühlen.
• Lassen Sie sich nur bei Bedarf benachrichtigen: Intelligente Regeln und Filter stellen sicher, dass Sie nur bei Ausgaben benachrichtigt werden, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
• Intelligente automatische Genehmigungen: Ausgaben mit geringem Risiko können automatisch genehmigt werden, um den Aufwand zu reduzieren und Zeit zu sparen.
• Gruppierte Ausgabenprüfungen: Bearbeiten Sie mehrere Ausgaben gleichzeitig mit der Stapelprüfungsfunktion.

Vorteile für Finanz- und Verwaltungsteams: Vollständige Transparenz, Gewährleistung der Compliance und Kostenkontrolle

Finanz- und Verwaltungsteams sind für die Einhaltung von Vorschriften, die Kontrolle des Budgets und den korrekten Abschluss der Bücher verantwortlich. Das Ausgabenmodul von Factorial bietet ihnen die Tools, um all dies an einem Ort zu erledigen. Es ersetzt manuelle Arbeit und reduziert Risiken, ohne das Geschäft zu verlangsamen.

Mit Factorial können Finanzteams:

• Legen Sie klare Regeln und Arbeitsabläufe fest: Passen Sie Ausgabenrichtlinien, Limits und Genehmigungsabläufe an die Anforderungen Ihres Unternehmens an.
• Verfolgen Sie alle Ausgaben an einem Ort: Erhalten Sie einen vollständigen Überblick über manuelle Ausgaben und Kartentransaktionen.
• Erhalten Sie Transparenz in Echtzeit: Überwachen Sie Budgets nach Team, Projekt oder Kostenstelle, um die Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen.
• Einfach exportieren: Erstellen Sie mit wenigen Klicks Exporte für die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder den Buchhaltungsabgleich.
• Reduzieren Sie Betrug und Fehler: Integrierte Limits, Richtlinien und digitale Prüfpfade helfen, übermäßige Ausgaben zu vermeiden und sorgen für vollständige Rückverfolgbarkeit.

Nahtlose Zusammenarbeit in einem einzigen Workflow

Zusammen sorgen diese Rollen für einen nahtlosen Workflow, der Zeit spart, alle Beteiligten auf dem Laufenden hält und sicherstellt, dass jeder ausgegebene Euro nachverfolgt und gerechtfertigt wird. Alle arbeiten im selben System mit rollenspezifischen Ansichten und Berechtigungen, die für Sicherheit, Effizienz und Abstimmung sorgen.