Quando invii documenti per la firma elettronica, puoi definire l'ordine in cui i destinatari vengono invitati a firmare. Questo aiuta a garantire che le firme seguano il corretto flusso di approvazione e che ciascun firmatario esamini il documento solo quando è il suo turno.
In questo articolo, imparerai come funziona la firma sequenziale, cosa possono aspettarsi i firmatari e importanti considerazioni prima di utilizzare questa funzione.
Panoramica
La firma sequenziale ti consente di definire l'ordine in cui i destinatari ricevono, esaminano e firmano un documento.
Invece di notificare tutti i firmatari contemporaneamente, il sistema invia il documento a ciascun firmatario uno alla volta. Il successivo firmatario viene notificato solo dopo che il firmatario precedente ha completato la propria firma.
Questa funzione è disponibile quando si inviano documenti per dipendenti o interni all'azienda.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Utilizza la firma sequenziale quando la tua organizzazione richiede che le firme seguano un processo di approvazione specifico. Questo è particolarmente utile per:
- Contratti legali che richiedono firme in un ordine specifico
- Documentazione relativa alla conformità
- Processi HR con approvazioni gerarchiche
- Documenti interni in cui una firma dipende da un'approvazione precedente
La firma sequenziale aiuta a ridurre il lavoro manuale, minimizza gli errori e garantisce che i documenti seguano il flusso di approvazione previsto.
Come utilizzare
- Nella tua barra laterale, vai su Organizzazione e seleziona un dipendente
- Vai alla scheda Documenti e scegli una cartella
- Clicca su +Carica file
- Nei Parametri, attiva l'interruttore per Richiedi firma elettronica
- Nella tendina, clicca su Includi firmatario aggiuntivo
- Disporre i firmatari nell'ordine desiderato
- Attiva l'interruttore per Firma sequenziale
- Se scegli di Indicare dove posizionare la firma, clicca su Continua
- Posiziona i timbri di firma per ciascun dipendente
- Una volta fatto, clicca su Carica file e richiedi firma elettronica
- Una volta inviato il documento:
- Il primo firmatario riceve una notifica e può accedere al documento
- Dopo che il primo firmatario ha completato la propria firma, il successivo firmatario viene notificato
- Questo processo continua fino a quando tutte le firme non sono state completate
- Ogni firmatario può accedere e firmare il documento solo quando è il suo turno
Se il firmatario sta ancora aspettando che un firmatario precedente completi la propria firma, non riceverà una notifica e non potrà accedere al documento fino a quando non sarà il suo turno.
Se un documento è stato rifiutato da un firmatario, i firmatari rimanenti non potranno più visualizzare o firmare il documento.
I dipendenti con permessi di amministratore in coda potranno vedere il documento nel loro spazio, ma non firmarlo fino a quando non sarà il loro turno.
Consigli e migliori pratiche
- Rivedi l'ordine di firma prima di inviare il documento
- Assicurati che la sequenza dei firmatari rifletta il processo di approvazione della tua organizzazione
- Conferma che i campi di firma siano assegnati ai destinatari corretti
Utilizza la firma sequenziale per documenti che richiedono validazione legale, di conformità o manageriale prima di passare al firmatario successivo.
FAQ
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Tutti i firmatari riceveranno il documento contemporaneamente?
No. I firmatari vengono notificati uno alla volta secondo l'ordine di firma che definisci.
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I firmatari in attesa possono visualizzare il documento prima del loro turno?
No. I firmatari in attesa non possono accedere o visualizzare il documento fino a quando non vengono notificati per firmare.
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Cosa succede se un firmatario rifiuta il documento?
Lo stato del documento cambia in Rifiutato per tutti i destinatari e il processo di firma si ferma.
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Posso utilizzare la firma sequenziale nei flussi di lavoro di documenti in blocco?
No. La firma sequenziale attualmente non è disponibile per documenti inviati tramite flussi di lavoro in blocco.
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L'ordine di firma influisce sulla posizione della firma?
Sì. L'ordine di firma è integrato con la posizione della firma, creando un'esperienza di firma più intuitiva per i destinatari.