Per migliorare la sicurezza dei documenti sensibili, i file inviati tramite notifiche email sono protetti dietro l'accesso di login a Factorial. Invece di ricevere i file direttamente come allegati email, i destinatari vi accederanno in modo sicuro tramite Factorial.
Questo articolo spiega come funziona l'accesso ai file protetti, quali cambiamenti possono aspettarsi gli utenti e quali casi continuano a utilizzare allegati diretti.
Panoramica
In precedenza, alcune notifiche email includevano file allegati direttamente all'email. Questo creava un rischio per la sicurezza poiché chiunque avesse accesso all'email poteva anche accedere ai documenti allegati.
Ora:
- I file rimangono archiviati in modo sicuro all'interno di Factorial
- Le email includono un link di accesso sicuro invece di un allegato diretto
- I destinatari devono effettuare il login su Factorial prima di scaricare il file
- Questo ulteriore strato di sicurezza aiuta a proteggere le informazioni sensibili se:
- Un'email viene inoltrata per errore
- Viene utilizzata una casella di posta condivisa
- Una casella di posta diventa compromessa
La funzione non richiede alcuna configurazione o impostazione.
Come utilizzare
- Apri la notifica email ricevuta da Factorial
- Clicca sul link di accesso al file incluso nell'email
- Effettua il login al tuo account Factorial se non sei già connesso
- Una volta autenticato, il file verrà scaricato automaticamente
Nella maggior parte dei casi, i file non sono più allegati direttamente alle email.
Se il file non si scarica dopo il login, prova a ricaricare la pagina e ad aprire di nuovo il link. Se il problema persiste, contatta l'amministratore della tua azienda o il team di supporto.
Se non riesci ad accedere al file, assicurati di essere connesso con il corretto account Factorial associato all'email di notifica.
Se hai ricevuto un'email ma non c'è alcun allegato, questo è un comportamento previsto. I file ora vengono accessibili in modo sicuro tramite link invece di allegati email diretti.
Se il link ti reindirizza a Signaturit, è perché alcuni flussi relativi alle firme continuano a utilizzare i link di Signaturit per preservare la loro traccia di audit legale.
Eccezioni
- Email di Signaturit: i link puntano a Signaturit per preservare la traccia di audit legale che generano
- Email a destinatari esterni: ad esempio, candidati in Reclutamento che non hanno un account Factorial.
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Email impostate manualmente da flussi interni come le esportazioni Backoffice
- Esportazioni: protette
- Esportazioni Backoffice: non protette
Consigli e migliori pratiche
- Accedi sempre ai documenti tramite il tuo account ufficiale Factorial
- Evita di condividere i link email con persone non autorizzate
- Incoraggia i dipendenti a disconnettersi da dispositivi condivisi dopo aver accesso a file sensibili
- Se accedi frequentemente ai documenti dalle notifiche, mantieni attiva la tua sessione Factorial su dispositivi fidati per un'esperienza più veloce
FAQ
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Perché i file non sono più allegati direttamente alle email?
Questa modifica migliora la sicurezza dei documenti assicurando che i file possano essere accessibili solo da utenti autenticati all'interno di Factorial.
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Devo sempre effettuare il login per accedere ai file?
Sì. Se non sei già connesso a Factorial, dovrai autenticarti prima che il file venga scaricato.
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Le esportazioni sono anch'esse protette?
Le esportazioni standard sono protette dietro login. Tuttavia, le esportazioni Backoffice mantengono attualmente il comportamento precedente.
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Gli amministratori devono configurare questa funzione?
No. Il rollout è automatico e non richiede alcuna azione o configurazione.