Lorsque vous envoyez des documents pour une signature électronique, vous pouvez définir l'ordre dans lequel les destinataires sont invités à signer. Cela aide à garantir que les signatures suivent le bon flux d'approbation et que chaque signataire examine le document uniquement lorsque c'est son tour.
Dans cet article, vous apprendrez comment fonctionne la signature séquentielle, ce à quoi les signataires peuvent s'attendre et les considérations importantes avant d'utiliser cette fonctionnalité.
Aperçu
La signature séquentielle vous permet de définir l'ordre dans lequel les destinataires reçoivent, examinent et signent un document.
Au lieu de notifier tous les signataires en même temps, le système envoie le document à chaque signataire un par un. Le signataire suivant n'est notifié qu'après que le signataire précédent a complété sa signature.
Cette fonctionnalité est disponible lors de l'envoi de documents pour les employés ou internes à l'entreprise.
Quand et pourquoi cela doit être utilisé
Utilisez la signature séquentielle lorsque votre organisation nécessite que les signatures suivent un processus d'approbation spécifique. Cela est particulièrement utile pour :
- Les accords juridiques qui nécessitent des signatures dans un ordre spécifique
- La documentation liée à la conformité
- Les processus RH avec des approbations hiérarchiques
- Les documents internes où une signature dépend d'une approbation précédente
La signature séquentielle aide à réduire le travail manuel, minimise les erreurs et garantit que les documents suivent le flux d'approbation prévu.
Comment utiliser
- Dans votre barre latérale, allez dans Organisation et sélectionnez un employé
- Allez dans l'onglet Documents et choisissez un dossier
- Cliquez sur +Télécharger des fichiers
- Dans les paramètres, activez le commutateur pour Demander une signature électronique
- Dans le menu déroulant, cliquez sur Inclure un signataire supplémentaire
- Arrangez les signataires dans l'ordre souhaité
- Activez le commutateur pour Signature séquentielle
- Si vous choisissez de Indiquer où placer la signature, cliquez sur Continuer
- Placez les tampons de signature pour chaque employé
- Une fois cela fait, cliquez sur Télécharger le fichier et demander une signature électronique
- Une fois le document envoyé :
- Le premier signataire reçoit une notification et peut accéder au document
- Après que le premier signataire a complété sa signature, le signataire suivant est notifié
- Ce processus se poursuit jusqu'à ce que toutes les signatures aient été complétées
- Chaque signataire peut uniquement accéder et signer le document lorsque c'est son tour
Si le signataire attend toujours qu'un signataire précédent complète sa signature, il ne recevra pas de notification et ne pourra pas accéder au document tant que ce n'est pas son tour.
Si un document a été refusé par un signataire, les signataires restants ne pourront plus voir ou signer le document.
Les employés ayant des permissions administratives dans la file d'attente pourront voir le document dans leur espace, mais pas le signer tant que ce n'est pas leur tour.
Conseils et meilleures pratiques
- Vérifiez l'ordre des signatures avant d'envoyer le document
- Assurez-vous que la séquence des signataires reflète le processus d'approbation de votre organisation
- Confirmez que les champs de signature sont attribués aux bons destinataires
Utilisez la signature séquentielle pour les documents qui nécessitent une validation juridique, de conformité ou managériale avant de progresser vers le signataire suivant.
FAQ
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Tous les signataires recevront-ils le document en même temps ?
Non. Les signataires sont notifiés un à un selon l'ordre de signature que vous définissez.
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Les signataires en attente peuvent-ils voir le document avant leur tour ?
Non. Les signataires en attente ne peuvent pas accéder ou voir le document tant qu'ils ne sont pas notifiés pour signer.
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Que se passe-t-il si un signataire refuse le document ?
Le statut du document passe à Refusé pour tous les destinataires, et le processus de signature s'arrête.
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Puis-je utiliser la signature séquentielle dans des flux de documents en masse ?
Non. La signature séquentielle n'est actuellement pas disponible pour les documents envoyés via des flux en masse.
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L'ordre de signature affecte-t-il le placement des signatures ?
Oui. L'ordre de signature est intégré au placement des signatures, créant une expérience de signature plus intuitive pour les destinataires.