Questa funzionalità consente di creare preventivi strutturati e convertire i preventivi approvati basati su progetti in progetti completamente configurati con un solo clic. Aiuta a collegare direttamente la proposta di vendita all'esecuzione del progetto, mantenendo allineati fin dall'inizio budget, tariffe e ore.
In questo articolo, imparerai come funziona Quotes Builder, quando utilizzarlo e come convertire un preventivo in un progetto senza perdere informazioni finanziarie o di pianificazione.
Disponibile solo per le aziende con il piano Projects Enterprise .
Panoramica
Il generatore di preventivi ti consente di creare e gestire due tipi di preventivi:
- Preventivi per prodotti (beni o servizi una tantum)
- Preventivi di progetto (per lavori a tempo, servizi o progetti in corso)
Una volta accettato un preventivo di tipo progetto , è possibile convertirlo direttamente in un progetto. Tutte le informazioni chiave, come ore, ruoli, tariffe e budget, vengono trasferite automaticamente per garantire la coerenza tra vendite ed esecuzione.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Utilizza il generatore di preventivi quando desideri:
- Prima di iniziare il lavoro, crea preventivi strutturati per i clienti.
- Assicurarsi che la definizione dei prezzi e la pianificazione del progetto rimangano allineate.
- Evitate di reinserire manualmente i dati del progetto dopo l'approvazione del preventivo.
- Monitorare le performance finanziarie dalla fase di preventivazione alla consegna del progetto.
È particolarmente utile per i team che lavorano su progetti basati su tempo e materiali o su servizi.
Come usare
Richiedi un preventivo
- Nella barra laterale, vai a Vendite
- Accedi alla scheda Preventivi
- Fai clic su +Nuovo preventivo
- Scegli il tipo di preventivo:
- Prodotto (per articoli unici)
- Progetto (per servizi o lavoro a tempo determinato)
- Aggiungi una fase
- Nella fase, fai clic su Aggiungi elemento e seleziona Aggiungi prodotto
- Imposta i dettagli
- Compilare il riepilogo finanziario
- Fai di nuovo clic su Aggiungi elemento e seleziona Aggiungi ruolo
- Imposta i dettagli
- Compilare il riepilogo finanziario
- Quando si aggiungono ruoli a un preventivo di progetto, selezionarli dal Catalogo dei ruoli.
- Ripetere il processo nelle fasi seguenti
- Vai alla scheda Dettagli e inserisci le informazioni
- Salva il preventivo
- Fai clic su Pronto per l'invio nell'angolo in alto a destra
- Contrassegnalo come accettato una volta che il cliente lo approva.
Convertire un preventivo in fattura
- Apri un preventivo per il tipo di progetto accettato
- Fai clic su Crea fattura nell'angolo in alto a destra
Trasforma un preventivo in un progetto
- Apri un preventivo per il tipo di progetto accettato
- Fai clic su Crea progetto nell'angolo in alto a destra
- Inserisci le informazioni richieste
- Fai clic su Crea progetto
Se il pulsante "Converti in Progetto" non è visibile, assicurati che il tipo di preventivo sia Progetto (non Prodotto) e verifica che il preventivo sia stato contrassegnato come Accettato . Inoltre, controlla che la tua azienda abbia attivato il piano Progetti Enterprise .
Se le tariffe o le ore non vengono trasferite correttamente, assicurarsi che i ruoli lavorativi siano selezionati dal Catalogo lavori e verificare che il preventivo sia stato salvato completamente prima della conversione.
Se non riesci a modificare le tariffe di fatturazione nel preventivo, verifica di disporre delle autorizzazioni di amministratore o di modifica del preventivo e controlla se il preventivo è bloccato a causa dello stato di approvazione.
Consigli e buone pratiche
- Mantieni la coerenza dei ruoli lavorativi utilizzando sempre il Catalogo delle posizioni lavorative anziché inserirli manualmente.
- Prima di convertire il preventivo, rivedi le tariffe di fatturazione per assicurarti che la redditività sia corretta.
- Utilizzate i preventivi di progetto per qualsiasi lavoro in cui sia necessario monitorare i tempi o definire un budget.
- Sfrutta il collegamento tra preventivo e progetto per analizzare l'andamento dei margini dopo la consegna.
- Standardizzare le strategie di budget tra i team per migliorare la rendicontazione finanziaria.
FAQ
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Cosa succede quando converto un preventivo in un progetto?
Il sistema crea un nuovo progetto utilizzando i dati del preventivo. Ore, tariffe e impostazioni di budget vengono trasferite automaticamente e utilizzate come base di partenza del progetto.
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Posso modificare il progetto dopo la conversione?
Sì, è possibile modificare i dettagli del progetto dopo la creazione, ma il preventivo originale rimane invariato per motivi di tracciabilità.
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Posso convertire un preventivo di prodotto in un progetto?
No. Solo i preventivi di tipo progetto possono essere convertiti in progetti.
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Il preventivo è ancora valido dopo la conversione?
Sì, il preventivo rimane disponibile ed è collegato al progetto creato per una facile consultazione.