Dokumente, die größer als 15 MB sind, werden nicht akzeptiert.
Wo man Dokumente findet
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Dokumenten
- Von hier aus kannst du zugreifen auf:
- Öffentlich
- Intern
- Angestellte
- In großen Mengen senden
- Dokumentvorlagen
- Papierkorb
Öffentliche Dokumente
Im Abschnitt "Öffentlich" kannst du öffentliche Dokumente hochladen, die für das gesamte Unternehmen sichtbar sind. Wenn du sie öffentlich machst, können alle Angestellten sie sehen.
Um neue Dokumente hochzuladen:
- Klicke auf Dateien hochladen in der oberen rechten Ecke
- Ziehe das Dokument hinein
- Klicke auf Dateien hochladen
Du kannst entscheiden, ob die Angestellten das Dokument sehen oder nicht, indem du auf das Auge klickst
Wenn du ein Dokument für die Angestellten sichtbar machst, kannst du wählen, ob sie benachrichtigt werden oder nicht.
Private Dokumente
Im Abschnitt "Privat" kannst du die internen Unternehmensdokumente verwalten. Nur Angestellte mit Berechtigungen können auf diesen Bereich zugreifen.
Wie man private Dokumente hochlädt oder in den Papierkorb sendet
- Öffne den Ordner, in den du Dokumente hinzufügen möchtest
- Klicke auf Dateien hochladen in der oberen rechten Ecke
- Ziehe das Dokument hinein
- Wähle einen Ordner
- Aktiviere den Schalter, wenn du eine E-Signatur anfordern möchtest
- Klicke auf Dateien hochladen
Wie man ein Dokument löscht
- Klicke auf (..)
- Wähle In den Papierkorb verschieben
Wenn die Dateien innerhalb der letzten 30 Tage gelöscht wurden, können sie wiederhergestellt werden. Wenn sie vor mehr als 30 Tagen gelöscht wurden, ist eine Wiederherstellung nicht mehr möglich.
Der Administrator kann zu Dateien → Papierkorb gehen, um die Dateien von dort wiederherzustellen.
Wie man ein Dokument dauerhaft löscht
Um eine Datei dauerhaft zu löschen, gehe zum Papierbereich, wähle die Datei aus und wähle die Option, sie dauerhaft zu löschen.
Dokumente der Angestellten
Im Abschnitt "Dokumente der Angestellten" kannst du verschiedene Filter anwenden, um Dokumente leicht zu finden. Diese Funktion ermöglicht es dir, Dokumente für alle Angestellten, die du verwaltest, zu lokalisieren, sie direkt zuzugreifen oder Aktionen wie Sichtbarkeit ändern, in den Papierkorb senden, herunterladen, verschieben oder Erinnerungen für Unterschriften senden, entweder einzeln oder in großen Mengen, durchzuführen.
In großen Mengen senden
Du kannst verschiedene Arten von Dokumenten in großen Mengen senden, indem du unsere unterschiedlichen Workflows verwendest: Lohnabrechnungen, die gleiche Datei an alle, persönliche Dateien, und Dokumentvorlagen. Du kannst wählen, ob du die PDF in separate Dokumente aufteilen, sie unverändert lassen oder sie zu einem einzigen Dokument zusammenfassen möchtest.
Der Mitarbeitenden-Selector bewertet die Mitarbeitenden anhand eines Übereinstimmungsscores, der aus dem extrahierten Text jeder Datei (Vorname, Nachname, ID) berechnet wird, wobei die wahrscheinlichste Person zuerst angezeigt wird, und zeigt Tags für die stärksten Übereinstimmungen an. Dies funktioniert sowohl bei persönlichen Dateien als auch bei Lohnabrechnungen.
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Ordner und Unterordner erstellen
Um einen Ordner hinzuzufügen
- Gehe zu Einstellungen
- Öffne unter Allgemein Dokumente
- Wähle den Bereich aus, in dem du einen neuen Ordner hinzufügen möchtest (Angestellte, Privat oder Öffentlich)
- Klicke auf + Neuer Ordner, um einen neuen hinzuzufügen
Um einen Unterordner hinzuzufügen
- Öffne einen Ordner deiner Wahl
- Klicke auf + Neuer Ordner
- Ein Unterordner wird innerhalb des Hauptordners erstellt
Um zusätzliche Informationen zu deinen Dokumenten hinzuzufügen, kannst du benutzerdefinierte Felder auf jeden Ordner und Unterordner anwenden.
Dokumentvorlagen
Dokumentvorlagen sparen dir Zeit bei der Verwaltung von Dokumenten der Angestellten. Diese Funktion ermöglicht es dir, dasselbe Dokument an mehrere Angestellte zu senden, indem persönliche Informationen in jedem endgültigen Dokument automatisch durch Variablen ersetzt werden.
