Wenn ein/e Mitarbeiter/in das Unternehmen verlässt, hat die schnelle Nachbesetzung dieser Position oft Priorität. Mit der automatischen Erstellung von Nachbesetzungen können Sie sicherstellen, dass jede Kündigung sofort in Ihrem Einstellungsplan reflektiert wird, was Ihrem Team hilft, mit den Anforderungen an die Belegschaft in Einklang zu bleiben und keine Nachbesetzungsanfragen zu verpassen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die automatische Erstellung von Nachbesetzungen aktivieren und wie das System bei der Kündigung eines/einer Mitarbeiters/in Stellenangebote oder Anfragen generiert.
Erfahren Sie mehr über die Kündigung eines/einer Mitarbeiters/in hier.
Überblick
Die automatische Erstellung von Nachbesetzungen ermöglicht es dem System, eine Nachbesetzungsanfrage zu erstellen, wann immer ein/e Mitarbeiter/in gekündigt wird. Die Nachbesetzung ist automatisch mit der entsprechenden Position im Einstellungsplan verknüpft, sodass Ihre Rekrutierungsplanung genau und aktuell bleibt.
Je nach Ihrer Konfiguration kann das System entweder:
- Eine Vakanz
- Eine Anfrage (wenn Anfragen für Ihr Unternehmen aktiviert sind)
Anforderungen
- Ihr/e Factorial-Abonnement muss das ATS Hiring Plan-Modul enthalten.
- Um den Requisitions-Modus zu verwenden, muss Ihr Unternehmen auch die Funktion Requisitions aktiviert haben.
- Nur Administratoren (oder Benutzer mit der Berechtigung, Mitarbeiter/innen zu kündigen) können den Nachbesetzungsprozess auslösen.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Verwenden Sie diese Funktion, um Ihren Einstellungsplan mit Änderungen der Mitarbeiteranzahl in Einklang zu halten und den manuellen Aufwand für Recruiter/innen und Manager/innen zu reduzieren.
Diese Funktionalität ist besonders nützlich für Unternehmen mit häufigem Mitarbeiterwechsel, bei denen die manuelle Erstellung von Nachbesetzungsanfragen zeitaufwändig und leicht zu übersehen sein kann.
Vorteile sind:
- Verhinderung verpasster Nachbesetzungsanfragen
- Schnelleres Reagieren auf Mitarbeiterabgänge
- Automatische Aktualisierung des Einstellungsplans
- Sicherstellen, dass Nachbesetzungsanfragen mit der richtigen Position verknüpft sind
Die Informationen über den/die Mitarbeiter/in müssen vollständig sein, damit das System automatisch eine Vakanz oder Anfrage erstellen kann.
Wie man es benutzt
- Gehen Sie zu Einstellungen
- Öffnen Sie Rekrutierung
- Klicken Sie auf Prozesse
- Scrollen Sie nach unten zu Nachbesetzungserstellung
- Wählen Sie den Typ der Anfrage aus, die das System erstellen soll:
- Keine Nachbesetzung erstellen: Nichts passiert automatisch, wenn ein/e Mitarbeiter/in gekündigt wird
- Requisition erstellen (Genehmigung erforderlich): Eine Einstellungsanfrage wird erstellt und durch Ihren Genehmigungsprozess gesendet, bevor eine Vakanz geöffnet wird
- Vakanz direkt erstellen: Eine Vakanz wird sofort geöffnet, vorab mit den Daten des/der ausscheidenden Mitarbeiters/in ausgefüllt, ohne Genehmigungsschritt
Was passiert, nachdem ein/e Mitarbeiter/in gekündigt wurde
Wenn ein/e Administrator/in einen/e Mitarbeiter/in kündigt und die Option "Nachbesetzung öffnen" aktiviert im Kündigungsmodal, beginnt Factorial im Hintergrund mit dem Nachbesetzungsprozess. Hier ist, was Schritt für Schritt passiert:
Schritt 1 — Factorial sammelt die Daten des/der ausscheidenden Mitarbeiters/in
Innerhalb weniger Minuten nach dem Speichern der Kündigung sammelt Factorial automatisch die folgenden Informationen aus dem Profil und Vertrag des/der Mitarbeiters/in:
- Stellenbezeichnung — aus der Rolle, die im Jobkatalog zugewiesen ist, oder der Stellenbezeichnung in ihrem Vertrag, wenn keine Katalogrolle festgelegt ist.
- Team — das Team, dem der/die Mitarbeiter/in angehörte.
- Standort / Arbeitsplatz — das Büro oder der Remote-Standort im Profil des/der Mitarbeiters/in.
- Vorgesetzte/r — der/die direkte Vorgesetzte/r des/der Mitarbeiters/in.
-
Gehaltsband — aus dem im Jobkatalog zugewiesenen Level des/der Mitarbeiters/in
- Die Währung fällt auf die Währung der rechtlichen Einheit zurück, wenn sie im Katalog nicht definiert ist
Schritt 2 — Factorial überprüft, ob die Daten vollständig sind
Eine Nachbesetzung kann nur automatisch erstellt werden, wenn alle folgenden Felder zum Zeitpunkt der Kündigung im Profil des/der Mitarbeiters/in vorhanden sind:
- Stellenbezeichnung
- Vorgesetzte/r
- Standort / Arbeitsplatz
- Gehalt (mindestens ein Mindestbetrag)
- Gehaltswährung
- Team
Wenn eines dieser Felder fehlt, kann Factorial die Nachbesetzung nicht automatisch öffnen.
Schritt 3 — Die Vakanz oder Anfrage wird erstellt
Je nach Ihrem konfigurierten Modus:
Vakanzmodus
Factorial öffnet eine neue Vakanz in Ihrem Einstellungsplan, vorab mit der Rolle, dem Gehaltsband, dem Team, dem Standort, der Vorgesetzten und einer Frist von 30 Tagen ausgefüllt. Die Vakanz ist mit dem/der gekündigten Mitarbeiter/in verknüpft, sodass Sie verfolgen können, welche Position nachbesetzt wird. Sie ist bereit zur Überprüfung, Ergänzung und Veröffentlichung.
Anfragenmodus
Factorial erstellt eine Einstellungsanfrage mit denselben vorab ausgefüllten Daten und sendet sie durch den Genehmigungsworkflow Ihres Unternehmens. Nach Genehmigung wird die Anfrage zu einer aktiven Vakanz. Die Person, die die Kündigung eingereicht hat, erhält eine Benachrichtigung mit einem Link, um den Genehmigungsstatus der Anfrage zu verfolgen.
Wenn nach der Kündigung eines/einer Mitarbeiters/in keine Vakanz oder Anfrage erstellt wurde, kann das daran liegen:
- Die erforderlichen Informationen des/der Mitarbeiters/in sind unvollständig
- Die Funktion ist in Einstellungen > Rekrutierung > Prozesse nicht aktiviert
- Anfragen sind ausgewählt, aber die Anfragefunktion ist für das Unternehmen nicht aktiviert
- Das System konnte den/die Mitarbeiter/in nicht einer Position im Einstellungsplan zuordnen
Überprüfen Sie die Daten des/der Mitarbeiters/in und die Konfiguration des Einstellungsplans und versuchen Sie es erneut. Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktieren Sie den Support.
Wenn Recruiter/innen oder Manager/innen keine Benachrichtigung erhalten haben, überprüfen Sie, ob die betreffenden Benutzer/innen die erforderlichen Berechtigungen und Benachrichtigungseinstellungen korrekt konfiguriert haben.
Benachrichtigungen
Alle Benachrichtigungen werden an die Person gesendet, die die Kündigung durchgeführt hat — nicht an das gesamte Team. Sie erscheinen im Factorial Posteingang und werden auch per E-Mail zugestellt.
Vakanz erstellt
Wann: Die Vakanz wurde erfolgreich geöffnet.
- Posteingangstitel: Nachbesetzungsvakanz [Vakanzname] ist bereit zur Vervollständigung
- E-Mail-Betreff: Eine Nachbesetzungsvakanz wurde für [Mitarbeitername] erstellt
- Nachricht: "Wir haben die Vakanz [Vakanzname] erstellt, um [Mitarbeitername] nachzubesetzen. Öffnen Sie sie, um die Details zu überprüfen und fehlende Informationen zu vervollständigen."
- Link: Leitet Sie direkt zur neuen Vakanz im ATS.
Anfrage erstellt
Wann: Die Anfrage wurde erfolgreich erstellt und wartet auf Genehmigung.
- Posteingangstitel: Nachbesetzungsanfrage [Anfragenname] wartet auf Genehmigung
- E-Mail-Betreff: Eine Nachbesetzungsanfrage wurde für [Mitarbeitername] erstellt
- Nachricht: "Wir haben die Anfrage [Anfragenname] erstellt, um [Mitarbeitername] nachzubesetzen. Öffnen Sie sie, um die Details zu überprüfen und den Genehmigungsstatus zu verfolgen."
- Link: Leitet Sie direkt zur Anfrageseite im ATS.
Nachbesetzung konnte nicht erstellt werden
Wann: Factorial konnte die Nachbesetzung nicht automatisch öffnen — entweder weil die Daten des/der Mitarbeiters/in unvollständig waren oder weil etwas Unerwartetes schiefgelaufen ist.
- Posteingangstitel: Wir konnten die Nachbesetzung für [Mitarbeitername] nicht erstellen
- E-Mail-Betreff: Handlung erforderlich: Nachbesetzung für [Mitarbeitername] konnte nicht automatisch erstellt werden
- Nachricht: "Wir konnten für [Mitarbeitername] keine Nachbesetzungsanfrage automatisch öffnen. Öffnen Sie das Formular, um es manuell auszufüllen."
- Link: Leitet Sie zu einem vorab ausgefüllten "Neue Vakanz" oder "Neue Anfrage"-Formular, in dem der/die gekündigte Mitarbeiter/in bereits angehängt ist, damit Sie die fehlenden Felder ausfüllen und manuell einreichen können.
Was, wenn die Nachbesetzung nicht automatisch erstellt werden kann?
Es gibt zwei Situationen, in denen Factorial Ihnen die Benachrichtigung "konnte nicht erstellt werden" sendet:
1. Unvollständige Mitarbeiterdaten
Der/die gekündigte Mitarbeiter/in hatte zum Zeitpunkt der Kündigung eines oder mehrere erforderliche Felder nicht ausgefüllt. Häufige Ursachen:
| Fehlendes Feld | Wahrscheinliche Ursache |
|---|---|
| Stellenbezeichnung | Der/die Mitarbeiter/in hatte keine Rolle im Jobkatalog zugewiesen und keine Stellenbezeichnung in ihrem Vertrag. |
| Vorgesetzte/r | Der/die Mitarbeiter/in hatte keinen Vorgesetzten in Factorial zugewiesen. |
| Standort | Der/die Mitarbeiter/in hatte kein Büro oder keinen Arbeitsplatz, der mit ihrem Profil verknüpft war. |
| Gehalt | Für ihr Level war im Jobkatalog kein Gehaltsband definiert, und im Vertrag wurde kein Gehalt festgelegt. |
| Gehaltswährung | Es wurde kein Gehalt gefunden und die rechtliche Einheit hat keine Währung konfiguriert. |
| Team | Der/die Mitarbeiter/in war keinem Team zugeordnet. |
Was zu tun ist: Klicken Sie auf den Link in der Benachrichtigung, um ein vorab ausgefülltes Formular zu öffnen. Der/die Mitarbeiter/in wird bereits angehängt — füllen Sie die fehlenden Informationen aus und reichen Sie es manuell ein.
2. Etwas Unerwartetes ist schiefgelaufen
In seltenen Fällen kann der Erstellungsschritt selbst aus einem Grund außerhalb Ihrer Kontrolle fehlschlagen. Das Verhalten ist dasselbe: Sie erhalten die Benachrichtigung "konnte nicht erstellt werden" mit einem Link, um das Formular manuell zu öffnen und die Nachbesetzung selbst abzuschließen.
Fälle, in denen keine Benachrichtigung gesendet wird
Es gibt einige Situationen, in denen Factorial den Nachbesetzungsprozess vollständig überspringt und keine Benachrichtigung sendet:
| Situation | Warum |
|---|---|
| Die Checkbox "Nachbesetzung öffnen" wurde während der Kündigung nicht angekreuzt | Der Prozess ist vollständig optional pro Kündigung. Keine Checkbox = kein Versuch zur Nachbesetzung. |
| Der Nachbesetzungsmodus ist auf "Keine Nachbesetzung erstellen" eingestellt | Die Unternehmenskonfiguration deaktiviert die Funktion ausdrücklich. |
| Eine Nachbesetzung existiert bereits für diesen/diese Mitarbeiter/in | Factorial überprüft, ob bereits eine Vakanz oder Anfrage mit diesem/ dieser Mitarbeiter/in verknüpft ist und überspringt dies, um Duplikate zu vermeiden. |
| Der Anfragenmodus ist ausgewählt, aber Anfragen sind nicht aktiviert | Die Anfragenfunktion erfordert eine separate Berechtigung. Wenn sie deaktiviert ist, wird keine Nachbesetzung versucht. |
Tipps und bewährte Praktiken
- Überprüfen Sie regelmäßig die Mitarbeiterinformationen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Daten vor einer Kündigung ausgefüllt sind
- Bestätigen Sie, dass die Positionen im Einstellungsplan korrekt konfiguriert sind, um sicherzustellen, dass Nachbesetzungen genau zugeordnet werden
- Überprüfen Sie regelmäßig neu erstellte Vakanzen oder Anfragen, um die Einstellungsprioritäten zu validieren
- Wenn Ihr Unternehmen Genehmigungsworkflows verwendet, stellen Sie sicher, dass Recruiter/innen und Manager/innen die nächsten Schritte nach Erhalt einer Benachrichtigung verstehen
FAQ
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Kann ich eine Nachbesetzung nachträglich auslösen, ohne den/die Mitarbeiter/in erneut zu kündigen?
Ja. Wenn die automatische Erstellung fehlgeschlagen ist oder Sie das Kästchen zum Zeitpunkt der Kündigung nicht angekreuzt haben, gehen Sie zu ATS → Einstellungsplan → Vakanzen (oder Anfragen) und erstellen Sie manuell einen neuen Eintrag. Wählen Sie den/die gekündigte/n Mitarbeiter/in im Feld "Ersatzmitarbeiter/in" oder "Nachbesetzung" aus, um die Vakanz oder Anfrage mit ihnen zu verknüpfen.
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Wer erhält die Benachrichtigung?
Immer die Person, die die Kündigung durchgeführt hat. Die Benachrichtigung wird niemals an eine breite Gruppe gesendet.
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Wie schnell wird die Nachbesetzung erstellt?
In der Regel innerhalb weniger Minuten nach dem Speichern der Kündigung. Es kann unter hoher Last etwas länger dauern.
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Welches Gehalt wird verwendet, um die Vakanz vorab auszufüllen?
Factorial verwendet das im Jobkatalog für das Level des/der Mitarbeiters/in definierte Gehaltsband (Mindest- und Höchstbeträge). Wenn kein Band definiert ist, fällt es auf das Bruttogehalt zurück. Die Währung wird aus dem Katalog entnommen; wenn dort nicht festgelegt, von der rechtlichen Einheit, zu der der/die Mitarbeiter/in gehörte.
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Kann die Frist für die Nachbesetzung geändert werden?
Die Standardfrist beträgt 30 Tage ab dem Kündigungsdatum. Sie können sie manuell auf der Vakanz oder Anfrage bearbeiten, sobald sie erstellt wurde.