Der Universal Updater ermöglicht es Ihnen, bestehende Mitarbeiter- und Vertragsdaten in großen Mengen mithilfe einer CSV- oder Excel-Datei zu aktualisieren. Anstatt Datensätze einzeln zu bearbeiten, können Sie eine Datei hochladen, die vorgeschlagenen Änderungen überprüfen und die Aktualisierungen effizient anwenden, während Sie Sichtbarkeit und Kontrolle über den Prozess behalten.
Übersicht
Der Universal Updater ist für Situationen konzipiert, in denen Sie große Mengen bestehender Daten auf einmal aktualisieren müssen. Dies ist besonders nützlich, wenn Informationen aus externen Systemen stammen, wie z. B. Lohn- oder HR-Management-Tools, oder wenn mehrere Mitarbeiter oder Verträge unterschiedliche Aktualisierungen benötigen.
Vor der Anwendung von Änderungen zeigt das System eine Vorschau der Aktualisierungen an und hebt alle Unterschiede zwischen der importierten Datei und den aktuellen Daten hervor. Dies hilft Ihnen, Änderungen zu überprüfen und unbeabsichtigte Aktualisierungen zu vermeiden.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Verwenden Sie den Universal Updater, wenn Sie:
- Mehrere Mitarbeiterdatensätze in einer einzigen Aktion aktualisieren möchten
- Mehrere Vertragsdatensätze aus einer Tabelle aktualisieren möchten
- Informationen aus externen Systemen synchronisieren möchten
- Unterschiedliche Werte über eine große Anzahl von Datensätzen anwenden möchten
- Manuelle Arbeit und das Risiko menschlicher Fehler reduzieren möchten
So verwenden Sie es
- Bereiten Sie eine CSV- oder Excel-Datei mit den Datensätzen vor, die Sie aktualisieren möchten
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Organisation
- Greifen Sie auf den Tab Personen zu
- Klicken Sie auf das Dreipunkt-Symbol oben in der Liste
- Wählen Sie Mitarbeiter aus Ihrer Datei bearbeiten
- Wählen Sie eine juristische Person
- Laden Sie Ihre Datei hoch
- Ordnen Sie die Spalten in Ihrer Datei den entsprechenden Feldern in Factorial
- Überprüfen Sie die Vorschau der Änderungen:
- Zellen, die in blau hervorgehoben sind, zeigen eine Änderung des aktuellen Wertes an
- Zellen, die in gelb hervorgehoben sind, zeigen an, dass ein bestehender Wert entfernt wird
- Fahren Sie mit der Maus über eine hervorgehobene Zelle, um den aktuellen Wert im System zu sehen
- Überprüfen Sie alle nicht übereinstimmenden Datensätze
- Zeilen, die nicht mit einem bestehenden Datensatz übereinstimmt werden, werden übersprungen
- Bestätigen Sie die Aktualisierung
- Die Aktualisierung wird im Hintergrund verarbeitet
- Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald der Prozess abgeschlossen ist
Wenn einige Zeilen während der Aktualisierung übersprungen wurden, werden Zeilen übersprungen, wenn das System keinen passenden Datensatz basierend auf den ausgewählten Identifikatoren finden kann. Um dies zu vermeiden:
- Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter korrekt sind
- Stellen Sie sicher, dass die Vertragsbeginn-Daten mit bestehenden Datensätzen übereinstimmen
- Überprüfen Sie auf Formatierungsprobleme in Ihrer Datei
Wenn Sie keine Änderungen in der Vorschau sehen können, kann dies passieren, wenn die importierten Werte identisch mit den bestehenden Werten in Factorial sind. Überprüfen Sie Ihre Datei und bestätigen Sie, dass die Daten von den aktuellen Datensätzen abweichen.
Wenn die Aktualisierung länger als erwartet dauert, liegt das daran, dass große Dateien zusätzliche Verarbeitungszeit benötigen können. Die Aktualisierung erfolgt asynchron, und Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald sie abgeschlossen ist.
Tipps und bewährte Praktiken
- Überprüfen Sie Ihre Datei sorgfältig, bevor Sie sie hochladen, um sicherzustellen, dass die Identifikatoren korrekt sind
- Verwenden Sie die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter genau so, wie sie in Factorial erscheinen
- Achten Sie besonders auf die in Gelb hervorgehobenen Felder, da sie anzeigen, dass Informationen entfernt werden
- Überprüfen Sie den Vorschau-Bildschirm, bevor Sie die Aktualisierungen bestätigen
- Wenn Sie Verträge aktualisieren, überprüfen Sie sowohl die E-Mail des Mitarbeiters als auch das Vertragsbeginn-Datum, um eine genaue Übereinstimmung sicherzustellen
- Bewahren Sie eine Kopie Ihrer Originaldatei für Prüfungszwecke auf
FAQ
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Kann ich neue Mitarbeiter oder Verträge mit dem Universal Updater erstellen?
Nein. Der Universal Updater aktualisiert nur bestehende Datensätze. Datensätze, die nicht mit bestehenden Daten übereinstimmen, werden übersprungen.
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Wie identifiziert das System die Datensätze, die aktualisiert werden sollen?
Mitarbeiterdatensätze werden anhand der E-Mail-Adresse des Mitarbeiters abgeglichen. Vertragsdatensätze werden anhand der Kombination von E-Mail-Adresse des Mitarbeiters und Vertragsbeginn-Datum abgeglichen.
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Was bedeuten die verschiedenen Hervorhebungsfarben?
Blaue Hervorhebungen zeigen eine Änderung eines bestehenden Wertes an. Gelbe Hervorhebungen zeigen an, dass ein bestehender Wert entfernt wird.
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Kann ich Änderungen überprüfen, bevor ich sie anwende?
Ja. Der Vorschau-Bildschirm zeigt alle erkannten Änderungen an, bevor Sie die Aktualisierung bestätigen.
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Was passiert mit nicht übereinstimmenden Zeilen?
Nicht übereinstimmende Zeilen werden übersprungen und nicht aktualisiert. Das System gibt Rückmeldung darüber, wie viele Zeilen übereinstimmend und wie viele übersprungen wurden.
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Werden Aktualisierungen sofort angewendet?
Aktualisierungen werden im Hintergrund nach Bestätigung verarbeitet. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn der Prozess abgeschlossen ist.