Beim Versenden von Dokumenten zur elektronischen Unterschrift können Sie die Reihenfolge festlegen, in der die Empfänger zur Unterschrift aufgefordert werden. Dies hilft sicherzustellen, dass die Unterschriften dem richtigen Genehmigungsfluss folgen und dass jeder Unterzeichner das Dokument nur dann überprüft, wenn er an der Reihe ist.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie die sequentielle Unterschrift funktioniert, was Unterzeichner erwarten können und wichtige Überlegungen, bevor Sie diese Funktion nutzen.
Übersicht
Die sequentielle Unterschrift ermöglicht es Ihnen, die Reihenfolge festzulegen, in der Empfänger ein Dokument erhalten, überprüfen und unterschreiben.
Anstatt alle Unterzeichner gleichzeitig zu benachrichtigen, sendet das System das Dokument nacheinander an jeden Unterzeichner. Der nächste Unterzeichner wird erst benachrichtigt, nachdem der vorherige Unterzeichner seine Unterschrift abgeschlossen hat.
Diese Funktion ist verfügbar, wenn Sie Mitarbeiter- oder interne Unternehmensdokumente versenden.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Verwenden Sie die sequentielle Unterschrift, wenn Ihre Organisation erfordert, dass Unterschriften einem bestimmten Genehmigungsprozess folgen. Dies ist besonders nützlich für:
- Rechtsverträge, die Unterschriften in einer bestimmten Reihenfolge erfordern
- Dokumentationen im Zusammenhang mit Compliance
- HR-Prozesse mit hierarchischen Genehmigungen
- Interne Dokumente, bei denen eine Unterschrift von einer vorherigen Genehmigung abhängt
Die sequentielle Unterschrift hilft, manuelle Arbeit zu reduzieren, Fehler zu minimieren und sicherzustellen, dass Dokumente dem beabsichtigten Genehmigungsfluss folgen.
Wie man es benutzt
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Organisation und wählen Sie einen Mitarbeiter aus
- Gehen Sie zum Tab Dokumente und wählen Sie einen Ordner aus
- Klicken Sie auf +Dateien hochladen
- Aktivieren Sie in den Einstellungen den Schalter für e-Signatur anfordern
- Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Zusätzlichen Unterzeichner einbeziehen
- Ordnen Sie die Unterzeichner in der gewünschten Reihenfolge an
- Aktivieren Sie den Schalter für Sequentielle Unterschrift
- Wenn Sie Angabe, wo die Unterschrift platziert werden soll auswählen, klicken Sie auf Weiter
- Platzieren Sie die Unterschriftstempel für jeden Mitarbeiter
- Sobald dies erledigt ist, klicken Sie auf Datei hochladen und e-Signatur anfordern
- Sobald das Dokument gesendet wird:
- Der erste Unterzeichner erhält eine Benachrichtigung und kann auf das Dokument zugreifen
- Nachdem der erste Unterzeichner seine Unterschrift abgeschlossen hat, wird der nächste Unterzeichner benachrichtigt
- Dieser Prozess wird fortgesetzt, bis alle Unterschriften abgeschlossen sind
- Jeder Unterzeichner kann das Dokument nur dann zugreifen und unterschreiben, wenn er an der Reihe ist
Wenn der Unterzeichner noch auf die Unterschrift eines vorherigen Unterzeichners wartet, erhält er keine Benachrichtigung und kann auf das Dokument nicht zugreifen, bis er an der Reihe ist.
Wenn ein Dokument von einem Unterzeichner abgelehnt wurde, können die verbleibenden Unterzeichner das Dokument nicht mehr einsehen oder unterschreiben.
Mitarbeiter mit Administratorberechtigungen in der Warteschlange können das Dokument in ihrem Bereich sehen, aber nicht unterschreiben, bis sie an der Reihe sind.
Tipps und bewährte Praktiken
- Überprüfen Sie die Unterschriftsreihenfolge, bevor Sie das Dokument senden
- Stellen Sie sicher, dass die Reihenfolge der Unterzeichner den Genehmigungsprozess Ihrer Organisation widerspiegelt
- Bestätigen Sie, dass die Unterschriftsfelder den richtigen Empfängern zugewiesen sind
Verwenden Sie die sequentielle Unterschrift für Dokumente, die eine rechtliche, compliance- oder managementbezogene Validierung erfordern, bevor sie an den nächsten Unterzeichner weitergegeben werden.
FAQ
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Werden alle Unterzeichner das Dokument gleichzeitig erhalten?
Nein. Die Unterzeichner werden nacheinander gemäß der von Ihnen festgelegten Unterschriftsreihenfolge benachrichtigt.
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Können ausstehende Unterzeichner das Dokument vor ihrer Reihe einsehen?
Nein. Ausstehende Unterzeichner können auf das Dokument nicht zugreifen oder es einsehen, bis sie zur Unterschrift benachrichtigt werden.
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Was passiert, wenn ein Unterzeichner das Dokument ablehnt?
Der Dokumentstatus ändert sich für alle Empfänger auf Abgelehnt, und der Unterschriftsprozess stoppt.
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Kann ich die sequentielle Unterschrift in Bulk-Dokumenten-Workflows verwenden?
Nein. Die sequentielle Unterschrift ist derzeit nicht für über Bulk-Workflows gesendete Dokumente verfügbar.
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Beeinflusst die Unterschriftsreihenfolge die Platzierung der Unterschrift?
Ja. Die Unterschriftsreihenfolge ist mit der Platzierung der Unterschrift integriert und schafft ein intuitiveres Unterzeichnungs-Erlebnis für die Empfänger.