Einführung
Was ist Milena?
Milena ist eine von Seresco entwickelte Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware , die alle Prozesse im Zusammenhang mit der Personalverwaltung und der Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisieren und vereinfachen soll.
Die Integration zwischen Factorial und Milena verbindet Ihr HR-System mit Ihrem Lohnabrechnungssystem und automatisiert den Informationsaustausch zwischen beiden Plattformen.
Integrationsvorteile
- Automatische Synchronisierung von Mitarbeiterdaten zwischen Factorial und Milena
- Doppelte Dateneingabe vermeiden und manuellen Arbeitsaufwand reduzieren
- Gewährleisten Sie Echtzeit-Aktualisierungen für Einstellungen, Änderungen und Kündigungen.
- Verbessern Sie die Genauigkeit Ihrer Lohnabrechnung durch konsistente und aktuelle Daten.
- Fehler und Nacharbeiten bei der Lohnabrechnung reduzieren
- Greifen Sie über beide Systeme hinweg auf Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumente zu.
Prozesse und Funktionalitäten
Die Integration funktioniert je nach Konfiguration in beide Richtungen:
Architektur
Die Integration wurde von unserem Technologiepartner Illusion Studio entwickelt.
Es basiert auf:
- Nutzung der Factorial -API .
- Dateigenerierung via SFTP für Milena.
- Manuelle Validierung in Milena vor dem Erstellen oder Aktualisieren von Datensätzen.
In der Milena-Benutzeroberfläche wird ein HR-Validierungsformular angezeigt, damit das HR-Team die Informationen vor der Bestätigung überprüfen kann.
Synchronisierte Daten
Von Factorial bis Milena
- Neueinstellungen (nur personenbezogene Daten, keine Vertragsdaten)
- Kündigungen von Mitarbeitern (Kündigungsdatum und -grund)
- Aktualisierungen der Mitarbeiterdaten (nur personenbezogene Daten)
- Lohnabrechnungszusätze (Datei wird generiert und per E-Mail versendet, nicht automatisch importiert)
Von Milena bis zur Factorial
- Lohnabrechnungsunterlagen (PDF)
- Einbehaltungszertifikate (tägliche Synchronisierung über Nacht)
Synchronisierte Felder
| Synchronisiert | Nicht synchronisiert |
|---|---|
| Personenbezogene Daten | Vertragsdaten |
| Einstellungen und Kündigungen | Gehälter |
| Kündigungsgründe | Abwesenheiten |
| Lohnabrechnungsunterlagen | Zeiterfassung |
| Steuerbescheinigungen | Buchhaltung |
synchronisierte Daten
Von Factorial → Milena (Einstellungen, Aktualisierungen und Kündigungen)
| Kategorie | Factorial | Milena-Feld | Anmerkungen |
|---|---|---|---|
| Identifikation | Vorname | Name | Freitext |
| Identifikation | Nachname(n) | Nachname 1 / Nachname 2 | Automatisch aufgeteilt |
| Identifikation | DNI / ID | Dokumentieren | Muss in Milena vorher existieren |
| Sozialversicherung | Sozialversicherungsnummer | Sozialversicherungsnummer | 14 Ziffern, keine Trennzeichen |
| Organisation | Rechtsperson | Unternehmen | Der Code muss übereinstimmen |
| Organisation | Arbeitsplatz | Center | Obligatorisch |
| Organisation | Abteilung | Abteilung | Muss in Milena existieren |
| Organisation | Kostenstelle | Kostenstelle | Nur One pro Mitarbeiter |
| Kontakt | Primär | ||
| Kontakt | Telefonnummer | Telefon | Persönlich priorisiert |
| Adresse | Vollständige Adresse | Straße | Einzelfeld |
| Beschäftigungsstatus | Einstellungsdatum | Startdatum | |
| Beschäftigungsstatus | Kündigungsdatum | Enddatum | |
| Beschäftigungsstatus | Kündigungsgrund | Kündigungsgrund | Synchronisierte Codes |
Von Milena → Factorial (Dokumente)
| Dokumenttyp | Quelle | Frequenz | Ziel in Factorial |
|---|---|---|---|
| Gehaltsabrechnung | Milena | Monatlich | Mitarbeiterdokumente (PDF) |
| Quellensteuerbescheinigung | Milena | Täglich (Übernachtungsjob) | Mitarbeiterdokumente |
Lohnzusätze
| Quelle | Format | Verfahren |
|---|---|---|
| Factorial | Seresco-Dateiformat | E-Mail-Zustellung (kein automatischer Import) |
Felder, die nicht synchronisiert sind
Vertragsinformationen (nicht von Factorial an Milena gesendet)
| Kategorie | Feld | Grund |
|---|---|---|
| Vertrag | Vertragsart | Die Integration synchronisiert nur Mitarbeiterdaten. |
| Vertrag | Vertragsbeginn | Außerhalb des Geltungsbereichs |
| Vertrag | Vertragsende | Außerhalb des Geltungsbereichs |
| Vertrag | Arbeitszeit / % | Exklusiv verwaltet in Milena |
| Vertrag | Grundgehalt | Gehaltsdaten nicht synchronisiert |
| Vertrag | Berufskategorie | Direkt verwaltet in Milena |
| Vertrag | Tarifvertrag | Nicht kartiert |
| Vertrag | Beitragsgruppe | Nicht synchronisiert |
Finanz- und Buchhaltungsdaten
| Kategorie | Feld | Grund |
|---|---|---|
| Buchhaltung | Buchhaltungskonten | Außerhalb des Anschlussbereichs |
| Buchhaltung | Automatische Journaleinträge | Nicht aus Factorial generiert |
| Buchhaltung | Analytische Zuordnung | Nicht unterstützt |
| Buchhaltung | Gehaltsabrechnungshistorie | Nur neue Dokumente werden synchronisiert. |
Zeit und Abwesenheiten
| Kategorie | Feld | Grund |
|---|---|---|
| Zeit | Urlaub | Nicht in die Lohnbuchhaltung integriert |
| Zeit | Krankheitsurlaub | Nicht synchronisiert |
| Zeit | Abwesenheiten | Nicht synchronisiert |
| Zeit | Im Laufe der Zeit | Nicht synchronisiert |
| Zeit | Schichten | Nicht synchronisiert |
| Zeit | Zeiterfassung | Nicht synchronisiert |
Andere nicht unterstützte Daten
| Kategorie | Feld | Grund |
|---|---|---|
| Anpassung | Benutzerdefinierte Felder | In Milena nicht kartierbar |
| Organisation | Manager | Kein passendes Feld gefunden |
| Organisation | Organigramm | Nicht synchronisiert |
| Organisation | Mehrere Kostenstellen | Nur einer erlaubt |
| Unterlagen | Anlagen außerhalb der Lohnabrechnung | Nur Gehaltsabrechnungen und Bescheinigungen |
So richten Sie die Integration ein
Schritt 1: Aktivieren Sie die Integration in Factorial
- Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen
- Wählen Sie Milena aus und klicken Sie auf Verbinden.
- Ihr Factorial Kundenbetreuer wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um:
- Teilen Sie die Dokumentation
- Onboarding mit Illusion Studio abstimmen
Schritt 2: Feldzuordnungskonfiguration
Sie erhalten eine Konfigurationsdatei, mit der Sie gemeinsam mit Ihren Beratern (Seresco und Factorial ) die Feldzuordnung zwischen den beiden Systemen definieren können.
Wichtige zu prüfende Bereiche:
- Rechtsperson (obligatorisch)
- Arbeitsplatz (muss exakt mit Milena übereinstimmen)
- Kündigungsgründe (Codes überprüfen)
Speichern Sie die Konfiguration nach der Validierung.
Gemeinsam mit Ihrem IT-Team müssen Sie eine Subdomain (URL) erstellen, um eine Verbindung zum Server herzustellen und diese mit Illusion Studio zu teilen.
Schritt 3: Validierung
- Erstellen oder aktualisieren Sie einen Testmitarbeiter
- Überprüfen Sie, ob die Daten in Milena korrekt angezeigt werden.
Sollten Fehler auftreten, überprüfen Sie die Feldzuordnung.
Einschränkungen und technische Überlegungen
Felder und Formate
- Nachnamen: Factorial verwendet ein einzelnes Feld; Milena teilt sie automatisch auf.
- Sozialversicherungsnummer: Muss 14 aufeinanderfolgende Ziffern enthalten, ohne Leerzeichen oder Bindestriche.
- Adresse: Vollständig im Feld „Straße“ angegeben.
- Telefonnummern: Die private Telefonnummer hat Vorrang; falls diese nicht verfügbar ist, wird die dienstliche Telefonnummer verwendet.
- E-Mail: Es wird eine einzige primäre E-Mail-Adresse empfohlen.
Synchronisierungsregeln
- Die Probezeit kann je nach Berufskategorie bei Milena überschrieben werden.
- Einige Bereiche gelten nur für Teilzeitverträge.
- Es wird nur ein Kostenzentrum pro Mitarbeiter unterstützt.
- Die Abteilungen müssen zuvor in Milena konfiguriert worden sein.
- Nahrungsergänzungsmittel müssen dem Seresco-Format entsprechen.
- Sie müssen die Häufigkeit der Datensynchronisation festlegen und Milena benachrichtigen.
Geografischer Geltungsbereich
Die verfügbaren Funktionen hängen vom jeweiligen Land ab (Chile, Kolumbien, Puerto Rico, Deutschland und die Vereinigten Staaten).
Die Dropdown-Listen müssen in beiden Systemen aufeinander abgestimmt sein.
Zu berücksichtigen
- In Milena kann ein Mitarbeiter mehrere Verträge bei verschiedenen juristischen Personen haben, in Factorial hingegen nicht. → Wird eine Änderung an diesem Mitarbeiter von Factorial nach Milena synchronisiert, wird nur die Änderung im Profil der juristischen Person in Factorial übernommen. Soll die Änderung auch für die anderen juristischen Personen in Milena gelten, muss dies manuell erfolgen.
- In Milena kann das Adressfeld mehrere Felder enthalten und ist auf 40 Zeichen begrenzt. In Factorial gibt es nur ein Feld; überschreitet es die Zeichenbegrenzung, bleibt es leer.
- (Milena → Factorial ) Wenn Sie das Arbeitszentrum eines Mitarbeiters ändern, wird der Mitarbeiter dem neuen Zentrum zugeordnet, aber nicht aus dem vorherigen entfernt. Das ursprüngliche Zentrum bleibt als sekundäres Zentrum erhalten und muss in Factorial manuell aktualisiert werden.
- Verträge werden nicht als PDFs versendet .
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
- Wie funktionieren die Mitarbeitercodes von Milena?
- Der Code wird von Milena automatisch vergeben, sobald der Mitarbeiter angelegt wird. → In diesem Fall lässt der Kunde das Feld „company_identifier“ in Factorial leer. Da beim Synchronisieren mit Milena keine Daten angegeben werden, wird automatisch ein Code vergeben. Dieser neue Code muss an Factorial zurückgesendet werden, damit er für zukünftige Aktualisierungssynchronisierungen verwendet werden kann.
- Der Code wird vom Kunden bei der Mitarbeitererstellung manuell vergeben. → In diesem Fall trägt der Kunde im Feld „company_identifier“ in Factorial den Code ein, der in Milena verwendet werden soll. Beim Synchronisieren des neuen Mitarbeiters mit Milena wird dieser mit diesem Code angelegt.
- Wer ist Illusion Studio?
Illusion Studio ist der Technologiepartner, der die Factorial -Milena-Integration entwickelt hat und betreut.
- Entstehen durch die Integration Kosten?
Ja. Für Wartung, Updates und Support fällt eine monatliche Gebühr an. Bitte kontaktieren Sie Ihren Kundenbetreuer für weitere Informationen.
- Erfolgt die Synchronisierung in Echtzeit?
Nein. Die Frequenz wird bei der Ersteinrichtung mit dem Partner festgelegt.
- Was passiert, wenn ein Feld in Milena nicht existiert?
Diese Daten werden nicht synchronisiert und müssen manuell verwaltet oder zuvor in Milena erstellt werden.
- Kann ich unterschiedliche Variablen je nach Land konfigurieren?
Ja. Listen und Variablen werden pro Land konfiguriert.
- Warum wird die Adresse in einem einzigen Feld angezeigt?
Weil Factorial die vollständige Adresse in einem einzigen Feld sendet.
- Was soll ich tun, wenn die Synchronisierung fehlschlägt?
Überprüfen Sie die Feldzuordnung.
Prüfen Sie die Entitäts- und Zentrumscodes.
Wenden Sie sich an den Support, falls das Problem weiterhin besteht.
- Wo kann ich Probleme melden?
- Senden Sie eine E-Mail an:
soporte@illusionstudio.es - Immer miteinbeziehen:
- Schritte zur Reproduktion des Problems.
- Beweise oder Screenshots.
- Senden Sie eine E-Mail an: