Aucun document de plus de 15 Mo ne sera accepté.
Où trouver des documents
- Dans votre barre latérale, allez à Documents
- À partir d'ici, vous pouvez accéder à :
- Public
- Interne
- Employé/e
- Envoyer en masse
- Modèles de documents
- Poubelle
Documents publics
Dans la section "Public", vous pouvez télécharger des documents publics que toute l'entreprise peut voir. Si vous les rendez publics, tous les employés pourront les voir.
Pour télécharger de nouveaux documents :
- Cliquez sur Télécharger des fichiers dans le coin supérieur droit
- Faites glisser et déposez le document
- Cliquez sur Télécharger des fichiers
Vous pouvez choisir si les employés verront le document ou non en cliquant sur l'œil
Lorsque vous rendez un document visible pour les employés, vous pouvez choisir s'ils seront notifiés ou non.
Documents privés
Dans la section "Privé", vous pouvez gérer les documents internes de l'entreprise. Seuls les employés ayant des autorisations peuvent accéder à cet espace.
Comment télécharger ou envoyer à la poubelle des documents privés
- Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez ajouter des documents
- Cliquez sur Télécharger des fichiers dans le coin supérieur droit
- Faites glisser et déposez le document
- Sélectionnez un dossier
- Activez le commutateur si vous souhaitez demander une signature électronique
- Cliquez sur Télécharger des fichiers
Comment supprimer un document
- Cliquez sur (..)
- Sélectionnez Déplacer à la poubelle
Si les fichiers ont été supprimés au cours des 30 derniers jours, ils peuvent être récupérés. S'ils ont été supprimés il y a plus de 30 jours, la récupération n'est plus possible.
L'administrateur peut aller à Fichiers → Corbeille pour récupérer les fichiers à partir de là.
Comment supprimer définitivement un document
Pour supprimer définitivement un fichier, allez dans la section corbeille, sélectionnez le fichier et choisissez l'option pour le supprimer définitivement.
Documents des employés
Dans la section "Documents des employés", vous pouvez appliquer divers filtres pour trouver facilement des documents. Cette fonctionnalité vous permet de localiser des documents pour tous les employés que vous gérez, d'y accéder directement ou d'effectuer des actions telles que modifier la visibilité, les envoyer à la poubelle, les télécharger, les déplacer ou envoyer des rappels de signature, que ce soit individuellement ou en masse.
Aperçu des documents
Vous pouvez ouvrir et lire des documents directement dans Factorial, sans les télécharger ni les ouvrir dans une autre application. Le visualiseur de documents prend en charge les types de fichiers suivants :
- Fichiers PDF
- Images
- Documents Word (.docx)
- Feuilles de calcul Excel (.xlsx)
- Fichiers CSV (.csv)
Lorsque vous ouvrez un document, vous pouvez :
- Zoomer et dézoomer à l'aide des boutons – et + ou du menu de pourcentage de zoom
- Télécharger le fichier à l'aide de l'icône de téléchargement
- Passer d'un document à l'autre à l'aide des flèches à côté du compteur de documents
L'aperçu des documents est disponible à la fois pour les administrateurs et les employés dans toutes les entreprises.
Lorsque un fichier CSV est très volumineux, l'aperçu ne montre que les 1 000 premières lignes. Pour voir le fichier complet, cliquez sur Télécharger en bas du visualiseur.
Envoyer en masse
Vous pouvez envoyer divers types de documents en masse en utilisant nos différents flux de travail : bulletins de salaire, le même fichier pour tout le monde, fichiers personnels, et modèles de documents. Vous pouvez choisir de diviser le PDF en documents séparés, de les laisser inchangés ou de les combiner en un seul document.
Le sélecteur d'employés classe les employés par un score de correspondance calculé à partir du texte extrait de chaque fichier (prénom, nom, ID), la personne la plus probable en premier, et affiche des étiquettes pour les correspondances les plus fortes. Cela fonctionne à la fois pour les fichiers personnels et les bulletins de salaire.
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Créer des dossiers et sous-dossiers
Pour ajouter un dossier
- Allez dans Paramètres
- Dans Général, ouvrez Documents
- Sélectionnez l'espace où vous souhaitez ajouter un nouveau dossier (Employé/e, Privé ou Public)
- Cliquez sur + Nouveau dossier pour en ajouter un nouveau
Pour ajouter un sous-dossier
- Ouvrez un dossier de votre choix
- Cliquez sur + Nouveau dossier
- Un sous-dossier sera créé dans le dossier principal
Pour ajouter des informations supplémentaires à vos documents, vous pouvez appliquer des Champs personnalisés à chaque dossier et sous-dossier.
Modèles de documents
Les modèles de documents vous font gagner du temps dans la gestion des documents des employés. Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer le même document à plusieurs employés en substituant automatiquement les informations personnelles dans chaque document final à l'aide de variables.
