Vous pouvez maintenant demander à One d'envoyer des messages en votre nom directement via Factorial Chat. One identifie les bonnes personnes, rédige un message personnalisé pour chaque personne et l'envoie uniquement après que vous l'ayez examiné et approuvé. Cela vous aide à gagner du temps lors de l'envoi de rappels, du partage de mises à jour ou de la collecte d'informations auprès de plusieurs personnes.
Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité à partir des applications web et mobiles de Factorial.
Vue d'ensemble
One peut vous aider à envoyer des messages individuels et personnalisés à plusieurs personnes dans Factorial Chat. Au lieu de trouver chaque personne et d'écrire chaque message manuellement, vous pouvez décrire qui vous souhaitez contacter et ce que vous souhaitez dire avec vos propres mots.
One identifie les destinataires, prépare les messages et demande votre approbation avant d'envoyer quoi que ce soit. Chaque personne reçoit un message direct privé de votre part, marqué comme écrit avec One. Les destinataires peuvent vous répondre directement dans Factorial Chat.
Quand et pourquoi l'utiliser
Utilisez One pour envoyer des messages personnalisés lorsque vous devez contacter plusieurs personnes au sujet d'un sujet commun mais que vous souhaitez que chaque personne reçoive un message individuel.
Les cas d'utilisation courants incluent :
- Rappels concernant des tâches en attente : Contacter les personnes qui n'ont pas soumis leurs dépenses ou complété leurs entrées de temps.
- Rappels de délais : Rappeler à des équipes spécifiques les délais à venir, tels que les évaluations de performance ou les objectifs trimestriels.
- Collecte d'informations manquantes : Demander aux personnes de compléter les détails manquants dans leurs profils, tels que les informations de contact d'urgence.
- Mises à jour d'équipe : Partager des informations avec vos rapports directs ou les membres d'une équipe particulière.
- Accueillir les nouveaux arrivants : Envoyer des messages de bienvenue personnalisés qui mentionnent l'équipe ou le manager de chaque personne.
- Questions rapides : Demander à plusieurs personnes leur disponibilité ou leurs retours et recevoir leurs réponses dans des discussions privées.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous devez atteindre les bonnes personnes rapidement sans envoyer un message de groupe générique.
Comment utiliser
1. Demandez à One d'envoyer un message
Ouvrez One dans Factorial et décrivez qui vous souhaitez contacter et ce que vous souhaitez dire.
Par exemple :
- "Trouvez les personnes qui n'ont pas soumis leurs dépenses et demandez-leur de les mettre à jour"
- "Rappelez à tous ceux qui ont des entrées de temps incomplètes ce mois-ci de compléter leurs feuilles de temps"
- "Informez mes rapports directs des nouveaux horaires de bureau"
Soyez aussi précis que possible sur les destinataires et le message que vous souhaitez envoyer.
2. Examinez les destinataires
One identifie les personnes qui correspondent à votre demande et affiche la liste des destinataires.
- Examinez la liste pour vous assurer que les bonnes personnes sont incluses
- Si vous envoyez un message à un groupe, décochez toute personne que vous ne souhaitez pas contacter avant de continuer
- Rappelez-vous que One ne peut envoyer des messages qu'aux personnes auxquelles vous êtes autorisé à accéder et qui utilisent Factorial Chat
Si quelqu'un ne peut pas être joint, One vous informe de son nom.
3. Examinez le message
One prépare le message en fonction de vos instructions.
- Pour des messages personnalisés, One peut utiliser le prénom de chaque personne et des détails pertinents, tels que leur équipe ou leur manager
- Pour un message personnel, One vous montre un exemple de la version préparée pour un destinataire
- Vérifiez que le libellé, le ton et les informations sont corrects avant de continuer
Si vous souhaitez retirer quelqu'un de la liste des destinataires, vous pouvez décocher des personnes de la liste des destinataires avant de continuer avec un message de groupe. Examinez la liste avant de passer à l'étape d'approbation du message.
4. Approuvez et envoyez
Examinez la boîte de dialogue de confirmation et approuvez l'action d'envoi.
Rien n'est envoyé tant que vous n'avez pas approuvé les messages. Une fois que vous confirmez, One envoie chaque message comme un message direct privé de votre part via Factorial Chat. Chaque message est marqué comme écrit avec One.
Chaque action d'envoi peut atteindre jusqu'à 25 personnes. Si vous devez contacter plus de personnes, vous devrez peut-être diviser les destinataires en plusieurs actions d'envoi.
5. Vérifiez le statut de livraison
Après avoir envoyé les messages, vous pouvez demander à One ce qui s'est passé.
Par exemple, demandez : "Tout le monde l'a-t-il reçu ?"
One rapporte, personne par personne, qui a reçu le message. Si quelqu'un n'a pas pu être joint, One peut les identifier afin que vous sachiez quels destinataires n'ont pas été contactés.
Conseils et meilleures pratiques
- Soyez spécifique concernant vos destinataires. Vous pouvez identifier des personnes par équipe, manager ou informations pertinentes, telles que des tâches en attente ou des détails manquants dans le profil.
- Expliquez le but du message. Dites à One ce que les destinataires doivent faire et incluez toute date limite pertinente.
- Demandez une personnalisation si nécessaire. Par exemple, demandez à One de saluer chaque personne par son prénom et de mentionner son équipe.
- Vérifiez soigneusement la liste des destinataires. Retirez toute personne qui ne devrait pas recevoir le message avant de continuer.
- Examinez le brouillon avant de l'approuver. Assurez-vous que le message est clair, précis et approprié pour les destinataires.
- Gardez les messages concis et actionnables. Expliquez ce que la personne doit faire et quand elle doit le faire.
- Vérifiez les résultats après l'envoi. Demandez à One qui a reçu les messages si vous devez faire un suivi avec quelqu'un.
FAQ
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Est-ce que One peut envoyer des messages en mon nom ?
Oui. One peut préparer et envoyer des messages directs personnalisés de votre part via Factorial Chat, mais seulement après que vous les ayez examinés et approuvés.
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Puis-je envoyer des messages différents à différentes personnes dans la même demande ?
Oui. One prépare une version personnalisée pour chaque destinataire, en utilisant des détails tels que leur prénom et d'autres informations pertinentes lorsque cela est approprié.
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Les destinataires verront-ils le message comme un message de groupe ?
Non. Chaque destinataire reçoit un message direct privé individuel de votre part dans Factorial Chat. Le message est marqué comme écrit avec One.
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Les destinataires peuvent-ils répondre à ces messages ?
Oui. Les destinataires peuvent vous répondre directement dans leur conversation privée Factorial Chat.
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Puis-je choisir qui reçoit le message ?
Oui. One vous montre les destinataires qu'il a identifiés. Pour les messages de groupe, vous pouvez décocher des personnes avant de continuer.
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Est-ce que One envoie des messages automatiquement sans mon approbation ?
Non. One vous montre d'abord la liste des destinataires et le brouillon du message. Vous devez approuver l'action d'envoi dans la boîte de dialogue de confirmation avant que des messages ne soient envoyés.
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Est-ce que One peut envoyer des messages à n'importe qui dans mon entreprise ?
Non. One ne peut envoyer des messages qu'aux personnes auxquelles vous êtes autorisé à accéder et qui utilisent Factorial Chat.
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Comment puis-je vérifier si mes messages ont été livrés ?
Demandez à One, "Tout le monde l'a-t-il reçu ?" One vous dira, personne par personne, qui a reçu le message.