Vous pouvez maintenant créer, importer et mettre à jour les politiques du manuel de l'entreprise en discutant avec One. One vous aide à rédiger des politiques en fonction des décisions de votre entreprise, à réviser le contenu existant et à prévisualiser les changements avant de les enregistrer ou de les publier. Cela vous permet de gérer les politiques directement dans votre flux de travail sans avoir à quitter la conversation pour les mettre à jour manuellement.
Aperçu
One aide les administrateurs à créer et à maintenir les politiques du manuel de l'entreprise à travers une conversation. Vous pouvez demander à One de rédiger une nouvelle politique, d'importer un document existant ou de mettre à jour une politique publiée.
One vous guide à travers le processus en demandant les informations dont elle a besoin au lieu d'inventer des règles ou des décisions d'entreprise. Par exemple, lors de la création d'une politique de révision salariale, One peut poser des questions sur l'éligibilité, les montants et les approbateurs.
La fonctionnalité comprend les capacités suivantes :
- Créer des politiques à partir de la discussion : Décrivez la politique dont vous avez besoin, et One aide à rédiger le contenu en fonction des décisions de votre entreprise.
- Importer des documents existants : Joignez un fichier PDF, DOCX ou Markdown. One utilise le contenu du document et préserve sa formulation.
- Mettre à jour des politiques existantes : Demandez à One de réviser des sections spécifiques sans changer le contenu non lié.
- Prévisualiser les changements : Examinez la politique dans un canevas qui montre à quoi elle ressemblera dans le manuel. Les sections modifiées sont mises en évidence.
- Approuver les changements avant de sauvegarder : Chaque action de création, de mise à jour et de publication nécessite une approbation via une carte de confirmation.
- Contrôler qui peut accéder à une politique : Publiez-la pour l'ensemble de l'entreprise ou pour des entités juridiques, des emplacements, des équipes ou des rôles spécifiques.
- Demander un accusé de réception et envoyer des rappels : Configurez les exigences d'accusé de réception et les rappels lors de la publication d'une politique.
Les nouvelles politiques sont enregistrées en tant que brouillons privés. Les employés ne peuvent pas y accéder tant que vous ne les publiez pas. Lorsque vous mettez à jour une politique publiée existante, les employés continuent de voir la version publiée jusqu'à ce que vous la republiez.
One peut également créer ou mettre à jour des politiques dans le cadre d'autres flux de travail qui dépendent des politiques du manuel, comme les révisions salariales.
Quand et pourquoi l'utiliser
Utilisez One lorsque vous devez créer une nouvelle politique de manuel, importer un document existant ou réviser une politique existante.
Par exemple :
- Créer une politique de révision salariale en définissant les critères d'éligibilité, les montants et les approbateurs.
- Importer une politique d'entreprise existante à partir d'un document PDF ou DOCX.
- Mettre à jour une section spécifique d'une politique publiée sans réécrire l'ensemble du document.
- Préparer une politique pour une équipe, un emplacement ou une entité juridique spécifique.
- Examiner et publier des politiques mises à jour avec des exigences d'accusé de réception et des rappels.
Cette fonctionnalité vous aide à maintenir des politiques d'entreprise précises tout en gardant le contrôle sur le contenu et sur le moment où les employés peuvent y accéder.
Comment utiliser
- Ouvrez One dans Factorial
- Décrivez ce que vous voulez faire. Vous pouvez demander à One de :
- Créer une nouvelle politique
- Importer un document existant
- Mettre à jour une politique existante
Par exemple, vous pourriez demander : “Créez une politique de révision salariale pour notre entreprise”
- Si vous avez un document existant, joignez-le en tant que fichier PDF, DOCX ou Markdown
- Fournissez les informations requises. Selon la politique, cela peut inclure :
- Critères d'éligibilité
- Montants ou limites
- Responsabilités d'approbation
- Autres règles spécifiques à votre entreprise
- Examinez le brouillon et prévisualisez
- Si vous mettez à jour une politique existante, la prévisualisation met en évidence les sections qui ont changé
- One prépare la politique et affiche un aperçu en canevas montrant à quoi elle ressemblera dans le manuel
- Approuvez les changements
- Configurez le public. Vous pouvez la publier pour :
- L'ensemble de l'entreprise
- Des entités juridiques spécifiques
- Des emplacements spécifiques
- Des équipes spécifiques
- Des rôles spécifiques
- Publiez la politique
- La politique devient disponible pour le public sélectionné selon votre configuration
Les nouvelles politiques sont enregistrées en tant que brouillons privés, donc la création d'une politique ne la rend pas automatiquement disponible pour les employés.
Si vous mettez à jour une politique publiée, les employés continuent de voir la version publiée précédemment jusqu'à ce que vous publiez les changements.
Conseils et meilleures pratiques
- Fournir des décisions claires de l'entreprise. Dites à One quelles règles votre entreprise a acceptées plutôt que de compter sur elle pour déterminer les montants, l'éligibilité ou les critères d'approbation.
- Importer des documents existants lorsque cela est possible. Si votre entreprise a déjà une politique, joindre le document aide One à travailler à partir de votre contenu existant.
- Examiner attentivement les changements mis en évidence. Lors de la mise à jour d'une politique, vérifiez les sections révisées pour vous assurer qu'elles reflètent vos intentions et que le reste de la politique reste précis.
- Utiliser des brouillons pour examiner le contenu avant publication. Les nouvelles politiques restent privées jusqu'à ce que vous les publiiez.
- Choisir le bon public. Vérifiez si la politique doit s'appliquer à l'ensemble de l'entreprise ou seulement à des entités juridiques, des emplacements, des équipes ou des rôles spécifiques.
- Configurer les accusés de réception et les rappels si nécessaire. Ces options peuvent vous aider à gérer la sensibilisation des employés aux politiques importantes.
- Maintenir les politiques à jour. Examinez les politiques lorsque les règles ou les processus de l'entreprise changent, surtout lorsque d'autres flux de travail en dépendent.
FAQ
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Est-ce que One peut créer une politique à partir de zéro ?
Oui. Décrivez la politique dont vous avez besoin, et One demandera les décisions d'entreprise nécessaires pour la rédiger.
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Puis-je importer une politique existante ?
Oui. Vous pouvez joindre un fichier PDF, DOCX ou Markdown. One utilise le contenu du document et préserve sa formulation.
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Est-ce que One peut mettre à jour une politique existante sans changer l'ensemble du document ?
Oui. Vous pouvez demander à One de réviser des sections spécifiques. La prévisualisation met en évidence les sections modifiées afin que vous puissiez les examiner avant d'approuver la mise à jour.
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Les nouvelles politiques sont-elles publiées automatiquement ?
Non. Les nouvelles politiques sont enregistrées en tant que brouillons privés. Elles ne sont pas disponibles pour les employés tant que vous ne les publiez pas.
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Puis-je examiner les changements avant de sauvegarder ou de publier une politique ?
Oui. One affiche un aperçu en canevas montrant à quoi la politique ressemblera dans le manuel, avec les sections modifiées mises en évidence. Chaque action de création, de mise à jour et de publication nécessite également une approbation via une carte de confirmation.
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Puis-je choisir qui voit une politique ?
Oui. Vous pouvez publier une politique pour l'ensemble de l'entreprise ou sélectionner des entités juridiques, des emplacements, des équipes ou des rôles spécifiques.
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Puis-je exiger des employés qu'ils accusent réception d'une politique ?
Oui. Vous pouvez configurer des exigences d'accusé de réception et des rappels lors de la publication d'une politique.
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Que se passe-t-il lorsque je mets à jour une politique publiée ?
Les employés continuent de voir la version publiée existante jusqu'à ce que vous republiez la politique mise à jour.
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Est-ce que One peut gérer des politiques requises par d'autres flux de travail ?
Oui. One peut créer ou mettre à jour les politiques du manuel nécessaires à d'autres flux de travail, tels que les révisions salariales, vous permettant de continuer sans quitter la conversation.
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Cette fonctionnalité est-elle disponible maintenant ?
Oui. Cette fonctionnalité est déjà disponible en production.