Non saranno accettati documenti di dimensioni superiori a 15 MB.
Dove trovare i documenti
- Nella barra laterale, vai su Documenti
- Da qui è possibile accedere a:
- Pubblico
- Interno
- Dipendente
- Inviare in blocco
- Modelli di documenti
- Spazzatura
Documenti pubblici
Nella sezione " Pubblico " è possibile caricare documenti pubblici che saranno visibili a tutta l'azienda. Se li si rende pubblici, tutti i dipendenti potranno visualizzarli.
Per caricare nuovi documenti:
- Fai clic su Carica file nell'angolo in alto a destra
- Trascina e rilascia il documento
- Fai clic su Carica file
Puoi scegliere se i dipendenti visualizzeranno il documento o meno facendo clic sull'occhio
Quando si rende un documento visibile ai dipendenti, è possibile scegliere se riceveranno o meno una notifica.
Documenti privati
Nella sezione " Privato " è possibile gestire i documenti interni dell'azienda. Solo i dipendenti autorizzati possono accedere a questo spazio.
Come caricare o spostare nel cestino documenti privati
- Apri la cartella in cui desideri aggiungere i documenti
- Fai clic su Carica file nell'angolo in alto a destra
- Trascina e rilascia il documento
- Seleziona una cartella
- Attiva l'interruttore se desideri richiedere la firma elettronica.
- Fai clic su Carica file
Come eliminare un documento
- Fare clic su (..)
- Seleziona Sposta nel cestino
Se i file sono stati eliminati negli ultimi 30 giorni, è possibile recuperarli. Se sono stati eliminati più di 30 giorni fa, il recupero non è più possibile.
L'amministratore può accedere a File → Cestino per recuperare i file da lì.
Come eliminare definitivamente un documento
Per eliminare definitivamente un file, vai alla sezione Cestino, seleziona il file e scegli l'opzione per eliminarlo in modo permanente.
Documenti dei dipendenti
Nella sezione " Documenti dei dipendenti" è possibile applicare diversi filtri per trovare facilmente i documenti. Questa funzione consente di individuare i documenti di tutti i dipendenti gestiti, accedervi direttamente o eseguire azioni come modificarne la visibilità , spostarli nel cestino , scaricarli , spostarli o inviare promemoria per la firma , singolarmente o in blocco.
Inviare in blocco
Utilizzando i nostri diversi flussi di lavoro, puoi inviare in blocco vari tipi di documenti: buste paga, lo stesso file a tutti, file personali e modelli di documento . Puoi scegliere di dividere il PDF in documenti separati, lasciarlo invariato o unirlo in un unico documento.
Creare cartelle e sottocartelle
Per aggiungere una cartella
- Vai alle Impostazioni
- In generale, apri i documenti
- Seleziona lo spazio in cui desideri aggiungere una nuova cartella (Dipendente, Privata o Pubblica)
- Fai clic su + Nuova cartella per aggiungerne una nuova
Per aggiungere una sottocartella
- Apri la cartella che preferisci
- fai clic su + Nuova cartella
- All'interno della cartella principale verrà creata una sottocartella.
Per aggiungere ulteriori informazioni ai documenti, è possibile applicare campi personalizzati a ciascuna cartella e sottocartella.
Modelli di documenti
I modelli di documento ti fanno risparmiare tempo nella gestione dei documenti dei dipendenti . Questa funzionalità ti consente di inviare lo stesso documento a più dipendenti, sostituendo automaticamente le informazioni personali in ogni documento finale tramite variabili.
