Dokumente, die größer als 15 MB sind, werden nicht akzeptiert.
Wo man Dokumente findet
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Dokumente
- Von hier aus kannst du zugreifen auf:
- Öffentlich
- Intern
- Beschäftigte
- In großen Mengen senden
- Dokumentvorlagen
- Papierkorb
Öffentliche Dokumente
Im Abschnitt "Öffentlich" kannst du öffentliche Dokumente hochladen, die für das gesamte Unternehmen sichtbar sind. Wenn du sie öffentlich machst, können alle Beschäftigten sie sehen.
Um neue Dokumente hochzuladen:
- Klicke auf Dateien hochladen in der oberen rechten Ecke
- Ziehe das Dokument hinein
- Klicke auf Dateien hochladen
Du kannst entscheiden, ob die Beschäftigten das Dokument sehen können oder nicht, indem du auf das Auge klickst
Wenn du ein Dokument für die Beschäftigten sichtbar machst, kannst du entscheiden, ob sie benachrichtigt werden oder nicht.
Private Dokumente
Im Abschnitt "Privat" kannst du die internen Unternehmensdokumente verwalten. Nur Beschäftigte mit Berechtigungen können auf diesen Bereich zugreifen.
Wie man private Dokumente hochlädt oder in den Papierkorb sendet
- Öffne den Ordner, in den du Dokumente hinzufügen möchtest
- Klicke auf Dateien hochladen in der oberen rechten Ecke
- Ziehe das Dokument hinein
- Wähle einen Ordner
- Aktiviere den Schalter, wenn du eine E-Signatur anfordern möchtest
- Klicke auf Dateien hochladen
Wie man ein Dokument löscht
- Klicke auf (..)
- Wähle In den Papierkorb verschieben
Wenn die Dateien innerhalb der letzten 30 Tage gelöscht wurden, können sie wiederhergestellt werden. Wenn sie vor mehr als 30 Tagen gelöscht wurden, ist eine Wiederherstellung nicht mehr möglich.
Der Administrator kann zu Dateien → Papierkorb gehen, um die Dateien von dort wiederherzustellen.
Wie man ein Dokument endgültig löscht
Um eine Datei dauerhaft zu löschen, gehe zum Papierbereich, wähle die Datei aus und wähle die Option, sie dauerhaft zu löschen.
Dokumente der Beschäftigten
Im Abschnitt "Dokumente der Beschäftigten" kannst du verschiedene Filter anwenden, um Dokumente leicht zu finden. Diese Funktion ermöglicht es dir, Dokumente für alle Beschäftigten, die du verwaltest, zu lokalisieren, direkt darauf zuzugreifen oder Aktionen wie Sichtbarkeit ändern, in den Papierkorb senden, herunterladen, verschieben oder Erinnerungen für Unterschriften senden, entweder einzeln oder in großen Mengen, auszuführen.
Dokumente Vorschau
Du kannst Dokumente direkt in Factorial öffnen und lesen, ohne sie herunterzuladen oder in einer anderen App zu öffnen. Der Dokumentenbetrachter unterstützt die folgenden Dateitypen:
- PDF-Dateien
- Bilder
- Word-Dokumente (.docx)
- Excel-Tabellen (.xlsx)
- CSV-Dateien (.csv)
Wenn du ein Dokument öffnest, kannst du:
- Mit den – und + Tasten oder dem Zoom-Prozentsatz-Menü hinein- und herauszoomen
- Die Datei mit dem Download-Symbol herunterladen
- Zwischen Dokumenten mit den Pfeilen neben dem Dokumentenzähler wechseln
Die Dokumentenvorschau ist sowohl für Administratoren als auch für Beschäftigte in allen Unternehmen verfügbar.
Wenn eine CSV-Datei sehr groß ist, zeigt die Vorschau nur die ersten 1.000 Zeilen an. Um die vollständige Datei zu sehen, klicke auf Herunterladen am unteren Rand des Betrachters.
In großen Mengen senden
Du kannst verschiedene Arten von Dokumenten in großen Mengen mit unseren unterschiedlichen Workflows senden: Gehaltsabrechnungen, die gleiche Datei an alle, persönliche Dateien, und Dokumentvorlagen. Du kannst wählen, ob du die PDF in separate Dokumente aufteilen, sie unverändert lassen oder sie in ein einzelnes Dokument zusammenfassen möchtest.
Der Mitarbeitenden-Selector bewertet die Mitarbeitenden anhand eines Übereinstimmungsscores, der aus dem extrahierten Text jeder Datei (Vorname, Nachname, ID) berechnet wird, wobei die wahrscheinlichste Person zuerst angezeigt wird, und zeigt Tags für die stärksten Übereinstimmungen an. Dies funktioniert sowohl in persönlichen Dateien als auch in Gehaltsabrechnungen.
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Ordner und Unterordner erstellen
Um einen Ordner hinzuzufügen
- Gehe zu Einstellungen
- Öffne unter Allgemein Dokumente
- Wähle den Bereich, in dem du einen neuen Ordner hinzufügen möchtest (Mitarbeiter, Privat oder Öffentlich)
- Klicke auf + Neuer Ordner, um einen neuen hinzuzufügen
Um einen Unterordner hinzuzufügen
- Öffne einen Ordner deiner Wahl
- Klicke auf + Neuer Ordner
- Ein Unterordner wird im Hauptordner erstellt
Um zusätzliche Informationen zu deinen Dokumenten hinzuzufügen, kannst du benutzerdefinierte Felder für jeden Ordner und Unterordner anwenden.
Dokumentvorlagen
Dokumentvorlagen sparen dir Zeit bei der Verwaltung von Dokumenten der Beschäftigten. Diese Funktion ermöglicht es dir, dasselbe Dokument an mehrere Beschäftigte zu senden, indem persönliche Informationen in jedem endgültigen Dokument automatisch durch Variablen ersetzt werden.
