Les utilisateurs externes sont des collaborateurs qui ne sont pas directement employés par l'entreprise. Par exemple, les comptables peuvent être considérés comme des utilisateurs externes. Ces utilisateurs externes n'engendreront aucun coût pour l'entreprise, et ils n'auront pas la possibilité de pointer ou de demander des congés.
Les utilisateurs externes ne seront pas enregistrés en tant qu'employés et ils n'auront pas de profil d'employé dans Factorial.
Comment ajouter un utilisateur externe ?
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Sous Général, cliquez sur Utilisateurs externes
- Cliquez sur + Créer un utilisateur externe
- Remplissez le Email, Prénom et Nom de famille
- Cliquez sur Enregistrer
Il n'y a pas de limite à la création d'utilisateurs externes.
Comment ajouter un utilisateur externe à un groupe d'autorisation ?
Nous vous recommandons de créer un groupe d'autorisation personnalisé avec des niveaux de visibilité et d'accès spécifiques pour vos employés externes, mais cette étape n'est pas obligatoire.
Factorial vous fournit un niveau d'accès par défaut qui est entièrement dédié aux utilisateurs externes :
Utilisateurs externes (Visiteurs/Invités) Réservent pour eux-mêmes et les personnes qu'ils gèrent ou dirigent
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Sous Général, cliquez sur Permissions
- Placez-vous sur le groupe d'accès où vous souhaitez ajouter l'employé externe
- Cliquez sur l'onglet utilisateur externe
- Cliquez sur (+) et recherchez et sélectionnez l'utilisateur externe
- Cliquez sur Soumettre
Ce qu'un utilisateur externe peut et ne peut pas faire
Les utilisateurs externes ne peuvent pas faire partie des processus actifs de la plateforme, certains exemples incluent :
- Pointer
- Demander des congés
- Uploader des dépenses (au nom d'un autre employé)
- Avoir des documents pour eux-mêmes
- Etc
Ils ne peuvent pas avoir d'informations stockées sur eux, car ils ne font pas partie de l'entreprise directement.
Certaines des fonctionnalités qu'ils peuvent utiliser (selon les permissions)
- Visualiser et télécharger des informations
- Impacter les informations d'autres employés. Cela inclut :
- Documents
- Congés
- Suivi du temps
- Dépenses
- Gérer les permissions
- Recevoir des notifications personnalisées
Ils doivent avoir les bonnes permissions.
FAQ
Où puis-je trouver l'utilisateur externe que j'ai créé ?
Dans le groupe de permissions, ils ont été créés/assignés, sous l'onglet “Utilisateurs externes”.
Un utilisateur externe peut-il modifier/assigner des shifts ?
Oui, tant que cela concerne un autre utilisateur.
Peuvent-ils uploader des documents ou utiliser des documents en masse ?
Oui, s'ils ont les bonnes permissions.
Peuvent-ils faire partie d'un workflow d'approbation ?
Non, ils ne peuvent pas faire partie d'un workflow.
Vont-ils apparaître dans les rapports ?
Non, car ils ne sont pas des utilisateurs actifs de la plateforme.
Peuvent-ils faire partie d'une évaluation de performance/nps/enquête ?
Ils peuvent la créer et extraire des données, mais ne pas en faire partie.
Puis-je m'authentifier dans une application OAuth ?
Oui. Vous pouvez vous authentifier dans une application OAuth en utilisant un utilisateur externe, tant que le fournisseur d'identité (par exemple, Google, GitHub, etc.) est configuré comme fournisseur OAuth et que l'application lui fait confiance.
Les utilisateurs externes peuvent-ils approuver des demandes de congé ?
Oui, les utilisateurs externes peuvent approuver des demandes de congé s'ils ont les permissions appropriées assignées à leur rôle.
Les utilisateurs externes peuvent-ils recevoir des tâches d'approbation dans leur boîte de réception ?
Oui, les utilisateurs externes peuvent recevoir des tâches d'approbation dans leur boîte de réception s'ils ont les permissions appropriées assignées à leur rôle.
Si un utilisateur est dans un groupe de permission avec toutes les permissions activées, peut-il voir ces données ?
Oui. Si un utilisateur externe est ajouté à un groupe de permissions avec les permissions pertinentes activées, il pourra accéder et voir les données correspondantes, tout comme tout autre utilisateur assigné à ce groupe.
Utilisateurs externes en formation
Un utilisateur externe a les mêmes options de formation qu'un employé. Le groupe de permissions que vous assignez détermine ce qu'il peut voir et faire.
- Assister à des formations. Vous pouvez ajouter des utilisateurs externes en tant que participants lorsque vous créez une classe, ou depuis Ajouter des participants dans une formation ou une classe. Ils peuvent voir la formation dans Mes formations, compléter le contenu, uploader des livrables et rejoindre des sessions en direct.
- Créer et gérer des formations. Cela est possible si leur groupe de permissions a des permissions de gestion des formations. Il n'y a pas de limite uniquement externe.
- Demander des formations. Si le catalogue de l'entreprise est ouvert, les utilisateurs externes peuvent voir Mes demandes et demander une formation.
Limites
- Les utilisateurs externes ne sont pas inclus dans les fichiers de bonification FUNDAE.
- Les filtres et règles d'inscription basés sur l'équipe, l'entité légale ou le manager ne correspondent pas aux utilisateurs externes car ils sont en dehors de la hiérarchie de l'entreprise.