Comment créer et configurer un flux de travail ?

Il existe deux manières de créer un flux de travail :

1. À partir d'un modèle : les modèles sont accompagnés d'étapes et de propositions de tâches prédéfinies, pour faciliter la configuration d'un flux de travail. Ils sont entièrement personnalisables, vous permettant d'adapter le flux de travail à vos besoins spécifiques. Il s'agit d'une solution flexible pour organiser de nombreux types de tâches pour l'intégration des nouvelles embauches et les départs, et permet de gagner du temps.
2. À partir de zéro : commencez à créer votre flux de travail à partir de zéro, vous offrant ainsi une liberté et une flexibilité totales dans la conception du processus en fonction de vos besoins.

Pour créer un flux de travail à partir d'un modèle

1. Dans votre barre latérale, cliquez sur Flux de travail
2. Choisissez le modèle dont vous avez besoin, soit Intégration, soit Départ, et cliquez dessus
3. Cliquez sur Utiliser ce modèle
4. L'aperçu du modèle apparaîtra, lisez-le et cliquez sur Continuer
5. Entrez un nom de flux de travail et une description
6. Cliquez sur Utiliser ce modèle

7. Vous serez redirigé vers la page de configuration
8. Vérifiez toutes les étapes et tâches et si nécessaire modifiez-les ou supprimez-les en cliquant sur les trois points

Pour créer un flux de travail personnalisé

1. Dans votre barre latérale, cliquez sur Flux de travail
2. Cliquez sur Custom
3. Cliquez sur Nouveau flux de travail
4. Entrez un nom de flux de travail et une description
5. Choisissez la catégorie : Personnalisé, Intégration ou Départ
6. Cliquez sur Créer

Pour ajouter une étape

1. Depuis la page de configuration, cliquez sur Nouvelle étape
2. Entrez un nom
3. Sélectionnez la progression d'étape que vous souhaitez, c'est-à-dire les étapes séquentielles intervenant dans un flux de travail donné :
   1. Programmée : décidez quand vous souhaitez que cette étape commence. Cette condition permet de configurer l'activation de l'étape en fonction de dates précises. Si cette étape est la première d'un flux de travail, elle ne démarrera pas automatiquement tant que la date d'activation n'est pas atteinte.
   2. Automatique : l'étape sera activée une fois que les tâches obligatoires de l'étape précédente sont achevées. Si cette étape est la première du flux de travail, elle démarrera dès que des collaborateurs et collaboratrices auront été ajouté·es.
   3. Manuelle : cette étape ne commence que lorsqu'elle est activée manuellement.
       

❗Si vous devez modifier la progression des étapes :

1. Dans votre barre latérale, accédez à Flux de travail
2. Depuis la liste des flux de travail, entrez dans le flux de travail concerné
3. Ouvrez le flux de travail souhaité
4. Accédez à l'onglet Configuration
5. Choisissez une étape, puis cliquez sur les trois points.
6. Cliquez sur Modifier l'étape
7. Modifiez la progression des étapes
8. Cliquez sur Enregistrer

 

La progression des étapes peut être modifiée manuellement pour permettre aux étapes d'être actives en même temps, ce qui rend les flux de travail plus dynamiques et efficaces.

Pour modifier manuellement la progression des étapes : 

1. Ouvrez le flux de travail en question
2. Depuis Collaborateurs, sélectionnez le collaborateur ou la collaboratrice pour lequel ou laquelle vus souhaitez modifier la progression des étapes
3. Accédez à l'étape que vous souhaitez activer et cliquez sur Démarrer cette étape. 

 

Comment ajouter une tâche ?

1. Depuis la page Configuration, cliquez sur + Nouvelle tâche
2. Sélectionnez le type de tâche :
   • Tâche personnalisée
   • Informations personnelles
   • Informations supplémentaires sur le collaborateur (champs personnalisés)
   • Informations sur l'identité
   • Coordonnées bancaires
   • Importation de fichier
   • Demande de signature et de remplissage de document
3. Cliquez sur Continuer
4. Configurez la tâche
5. Cliquez sur Continuer
6. Vérifiez que tout soit correct en contrôlant l'aperçu et cliquez sur Sauvegarder la tâche

❗Pour fonctionner correctement, un flux de travail doit comporter au moins une étape avec une tâche et au moins un destinataire.

 

 

Onglet d'aperçu des tâches

Depuis la page d'aperçu des tâches, vous pouvez voir les points importants du flux de travail et la liste des tâches en attente. Vous disposez d'un espace contenant les données les plus pertinentes du flux de travail :

• Flux de travail en cours
• Tâches obligatoires en attente
• Tâches obligatoires en retard

Onglet des collaborateurs

Dans l'onglet Collaborateurs, vous pouvez ajouter une ou plusieurs personnes au flux de travail. Vous pouvez y voir :

• Nom de la personne
• L'étape dans laquelle il ou elle se trouve
• Combien de tâches ont été accomplies sur le nombre total de tâches de l'étape.
• La date d'échéance de la prochaine tâche

Pour ajouter des personnes au flux de travail
 

1. Dans l'onglet Collaborateurs, cliquez sur Ajouter une personne
2. Sélectionnez les personnes souhaitées
3. Cliquez sur Ajouter des collaborateurs

Notifications

Pour les responsables et les membres d'équipes, chaque fois qu'une nouvelle étape est activée, de nouvelles tâches arriveront dans la section tâches. De plus, ils ou elles recevront un seul mail contenant toutes les tâches nouvellement activées. Ces tâches auront une indication de temps indiquant où elles en sont dans le processus.

Lorsqu'une tâche est terminée, elle sera automatiquement marquée comme terminée du côté du responsable également.