Die effiziente Zuweisung von Arbeitsstunden ist entscheidend für eine gute Projektplanung und ein effektives Teammanagement. In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie Mitarbeitenden Stunden im Tab Zeitplan eines Projekts zuweisen, wie Sie die zugewiesenen Stunden einsehen und bei Bedarf Änderungen vornehmen können.

So weisen Sie Stunden zu

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Projekte → Klicken Sie auf den Tab Zeitplan
2. Verwenden Sie den Projektfilter oben, wenn Sie nur ein bestimmtes Projekt anzeigen möchten
3. Suchen Sie die Person, der Sie Stunden zuweisen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Zuweisen“
4. Es öffnet sich ein Panel auf der rechten Seite
5. Füllen Sie folgende Felder aus:
   1. Projekt und Teilprojekt
   2. Zeitraum: Von wann bis wann
   3. Stunden pro Tag: Geben Sie die tägliche Arbeitszeit an
   4. Optional: Samstage oder Sonntage einbeziehen, falls nötig
   5. Mitarbeitende: Überprüfen Sie, ob die richtige Person ausgewählt ist, oder fügen Sie weitere hinzu
6. Klicken Sie auf Speichern

Sichtbarkeit nach der Zuweisung

Nach dem Speichern:

• Die zugewiesenen Stunden erscheinen im Zeitplan mit einer täglichen Aufschlüsselung.
• Es werden Warnungen angezeigt, wenn Mitarbeitende überlastet sind (z. B. 9 oder 10 Stunden/Tag).
• Sie können mit der Maus über Einträge fahren, um Details zu sehen oder durch Klicken Änderungen vorzunehmen.

Zuweisungen bearbeiten oder entfernen

• Klicken Sie auf einen zugewiesenen Zeitraum.
• Ändern Sie die Daten, Stunden oder entfernen Sie die Zuweisung.

Echte Kapazitäten der Mitarbeitenden einsehen

Projektmanager können die tatsächliche Verfügbarkeit der Teammitglieder —in Echtzeit— direkt im Zeitplan einsehen. Das hilft, Aufgaben basierend auf realer Kapazität statt auf Vermutungen zu verteilen, Überbuchungen über mehrere Projekte hinweg zu erkennen und Planungsfehler zu vermeiden.

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Projekte
2. Klicken Sie auf den Tab Zeitplan
3. Im Tab Zeitplan finden Sie:
   • Visuelle Hinweise bei Überbuchungen
   • Genutzte vs. verfügbare Stunden je Person
   • Klare Einblicke für smartere und ausgewogene Zuweisungen

Besser planen mit tatsächlichen Vertragsstunden

Projektmanager können geplante Stunden mit den tatsächlichen vertraglichen Arbeitszeiten vergleichen. So lassen sich Überplanungen bei Teilzeitkräften vermeiden, Überlastungen frühzeitig erkennen und eine realistische, ausgewogene Arbeitsverteilung im Team sicherstellen.

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Projekte
2. Klicken Sie auf den Tab Zeitplan
3. Hier sehen Sie die Vertragsstunden neben den geplanten Stunden
4. Überlastungen werden hervorgehoben
5. Sie erhalten einen vollständigen Überblick über alle Projekte