Die automatische Transaktionsverknüpfung stellt sicher, dass jeder Einkauf mit einer Factorial Card sofort erfasst, zugeordnet und für die Spesenabrechnung vorbereitet wird. Dies reduziert den manuellen Aufwand für die Mitarbeiter und ermöglicht der Finanzabteilung volle Transparenz und Kontrolle über die Unternehmensausgaben.
Bei jeder erfolgreichen Transaktion mit einer Factorial Card erstellt Factorial automatisch einen Ausgabenentwurf, der dem Karteninhaber zugeordnet ist. Dieser Prozess spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass Unternehmensausgaben stets erfasst und in Echtzeit einsehbar sind.
So funktioniert es
Immer wenn eine erfolgreiche Transaktion mit einer Factorial Card durchgeführt wird:
- Es wird automatisch ein Entwurf für eine Ausgabenbuchung erstellt.
- Verknüpft mit dem Mitarbeiter, dem die Karte gehört (Karteninhaber).
- Enthält wichtige Details wie Datum, Betrag und Händler.
- Dieser Entwurf erscheint im Ausgabenbereich des Mitarbeiters.
- Dem Karteninhaber wird eine Push-Benachrichtigung gesendet.
- Der Mitarbeiter wird daran erinnert, die Quittung oder Rechnung hochzuladen.
- Nach dem Hochladen können sie die Ausgaben zur Genehmigung einreichen .
- Transaktionssichtbarkeit in verschiedenen Abschnitten
- Kartendetails anzeigen : Auf der Registerkarte „Kartenzahlungen “ (Standardansicht) wird die Transaktion sofort angezeigt.
- Treasury → Karten : Manager und Finanzadministratoren sehen die Zahlung, die mit der richtigen Karte verknüpft ist.
- Treasury → Banken : Im Ausgabenkartenkonto, das mit dieser Factorial Card verknüpft ist, enthält die vollständige Liste der Transaktionen auch die neue Transaktion.
- Buchhaltung : Transaktionen werden zur genauen Buchführung auch in den Buchhaltungsunterlagen erfasst.
Factorial bietet keine Möglichkeit, das Zentrale Handelsregister (RCM) in den Details von Ausgabentransaktionen zu konfigurieren oder anzuzeigen . Das System extrahiert jedoch automatisch Handelsregisterdaten, sobald eine Rechnung per OCR (optischer Zeichenerkennung) gescannt wird. Es gibt jedoch keine manuelle Einstellung, mit der der Benutzer diese Daten hinzufügen oder konfigurieren kann.
Warum das nützlich ist
- Für Mitarbeiter : Ausgaben müssen nicht manuell erfasst werden – Entwürfe werden automatisch erstellt, das spart Zeit und stellt sicher, dass nichts vergessen wird.
- Für Manager : Spesenabrechnungen werden schneller geprüft, da Transaktionen in Echtzeit mit Kartenzahlungen verknüpft werden.
- Für Finanzteams : Vollständige Transparenz der Ausgaben, reibungslose Abstimmung und weniger Fehler.
Wichtige Hinweise
- Nur erfolgreiche Transaktionen erzeugen einen Ausgabenentwurf. Abgelehnte oder ausstehende Transaktionen hingegen nicht.
- Die Mitarbeiter müssen den Beleg weiterhin hochladen, um die Ausgabe abzuschließen, bevor sie den Genehmigungsprozess durchlaufen kann.
- Ausgaben, die automatisch über Kartentransaktionen verknüpft werden, unterliegen dem gleichen Genehmigungsprozess und den gleichen Budgetregeln wie manuell erfasste Ausgaben.
Häufig gestellte Fragen
- Entstehen durch abgelehnte Transaktionen Scheckgebühren?
Nein, nur erfolgreiche Transaktionen erzeugen einen Ausgabenentwurf.
- Können Mitarbeiter automatisch erstellte Spesenabrechnungsentwürfe bearbeiten?
Ja, Mitarbeiter können Details bearbeiten oder fehlende Informationen hinzufügen, bevor sie die Daten absenden.
- Durchlaufen automatische Ausgaben den gleichen Genehmigungsprozess wie manuelle Ausgaben?
Ja, für alle Ausgaben (manuell oder automatisch) gelten die gleichen Genehmigungs- und Budgetregeln.