Avec la permission Utiliser des modèles de documents dans la section Documents, il est possible d'ajouter, de supprimer, de prévisualiser et d'envoyer des modèles de documents de façon groupée.
Lorsque cette autorisation est activée, une nouvelle section apparaîtra dans Documents (dans Votre entreprise).
Variables des modèles de documents et permissions associées
Pour pouvoir utiliser les variables dont les informations dépendent également d'une autorisation spécifique, il faut disposer au moins de l'autorisation « Afficher » pour cette variable pour les personnes qui recevront le modèle.
💡 Exemple :
Pour utiliser la variable "Montant du salaire" {{salary_amount}}, il faut avoir au moins l'autorisation "Afficher le salaire" active pour les personnes a qui le modèle sera envoyé.
Comprendre les autorisations pour les variables des modèles de documents
Pour représenter les autorisations dont dispose un·e employé·e, nous avons développé des niveaux d'accès. Il s'agit d'une manière simplifiée de représenter les informations auxquelles chaque personne a accès par rapport à l'organigramme de l'entreprise.
- Accès public : la personne peut accéder aux informations de toute l'entreprise car elles sont publiques pour tous (nom, prénom...).
- Accès complet : la personne peut accéder à ces informations à l'échelle de l'entreprise car elle en a l'autorisation.
- Accès partiel : la personne peut accéder aux informations des personnes à sa charge.
- Pas d'accès : la personne ne peut pas accéder aux informations du reste des salarié·es.
💡 Les niveaux d'accès sont disponibles dans la section Variables disponibles :
- Dans votre barre latérale, accédez à Documents
- Ouvrez Modèles de documents
- Faites défiler jusqu'à Variables disponibles
Prévenir les erreurs d'autorisation lors de l'envoi de modèles
Si un·e employé·e ayant l'autorisation d'utiliser des modèles de documents envoie un modèle avec une variable pour laquelle il n'a pas l'autorisation « Afficher », le système affichera différents messages d'avertissement selon les cas.
- Modèle comprenant au moins une variable avec accès partiel : dans ce cas, le système vous avertit de votre statut d'accès partiel à certaines variables du modèle.
- Modèle avec au moins une variable sans accès : dans ce cas, le système ne vous permet pas d'envoyer ce modèle car le document contiendrait un espace vide au lieu de l'information de la variable sans accès.
Modèles et permissions pour les dossiers des collaborateurs et collaboratrices
Une personne disposant de l'autorisation « Utiliser des modèles de documents » peut envoyer des modèles de façon groupée uniquement aux dossiers qu'elle est autorisée à gérer.
💡 Exemple :
Avec une permission pour gérer uniquement les dossiers Paie et Identification, ces dossiers seront les seuls disponibles lors de l'envoi groupé de modèles de documents.