Mit der Berechtigung „Dokumentvorlagen verwenden“ im Abschnitt „ Dokumente “ kann ein Mitarbeiter Dokumentvorlagen in großen Mengen hinzufügen, löschen, in der Vorschau anzeigen und senden.
Wenn diese Berechtigung aktiviert ist, findet der Mitarbeiter einen neuen Abschnitt in (Ihrem Unternehmen) Dokumenten.
Dokumentvorlagenvariablen und zugehörige Berechtigungen
Damit ein Mitarbeiter diejenigen Variablen verwenden kann, deren Informationen auch von einer bestimmten Berechtigung abhängig sind, muss er für die Mitarbeiter, die die Vorlage erhalten, mindestens über die Berechtigung „Anzeigen“ für diese Variable verfügen.
💡 Beispiel:
Um die Variable „Gehaltsbetrag“ {{salary_amount}} verwenden zu können, muss der Mitarbeiter mindestens die Berechtigung „Gehalt anzeigen“ für diejenigen Mitarbeiter aktiviert haben, denen er eine Vorlage senden möchte.
Grundlegendes zu den Berechtigungen für Dokumentvorlagenvariablen
Um die Berechtigungen eines Mitarbeiters darzustellen, haben wir Zugriffsebenen entwickelt. Dies ist eine vereinfachte Darstellung der Informationen, auf die ein Mitarbeiter im Zusammenhang mit dem Organigramm des Unternehmens Zugriff hat.
- Öffentlicher Zugriff : Der Mitarbeiter hat Zugriff auf die Informationen des gesamten Unternehmens, da diese für alle öffentlich zugänglich sind (Vorname, Nachname...).
- Voller Zugriff : Der Mitarbeiter kann auf diese unternehmensweiten Informationen zugreifen, da er dazu berechtigt ist.
- Teilzugriff : Der Mitarbeiter kann auf die Informationen seiner Berichterstatter zugreifen.
- Kein Zugriff : Der Mitarbeiter hat keinen Zugriff auf diese Informationen der übrigen Mitarbeiter.
💡 Zugriffsebenen sind im Abschnitt „Verfügbare Variablen“ verfügbar:
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste auf Dokumente
- Öffnen Sie Dokumentvorlagen
- Scrollen Sie nach unten zu Verfügbare Variablen
Berechtigungsfehler beim Versenden von Vorlagen verhindern
Wenn ein Mitarbeiter mit der Berechtigung zur Nutzung von Dokumentvorlagen eine Vorlage mit einer Variable sendet, für die er nicht die Berechtigung „Ansehen“ hat, zeigt das System je nach Fall unterschiedliche Warnmeldungen an.
- Vorlage, die mindestens eine Variable mit Teilzugriff enthält: In diesem Fall warnt Sie das System über Ihren Teilzugriffsstatus für einige Variablen in der Vorlage.
- Vorlage mit mindestens einer Variable ohne Zugriff: In diesem Fall lässt das System das Senden dieser Vorlage nicht zu, da das Dokument ein Leerzeichen anstelle der Informationen zur Variable „Kein Zugriff“ enthalten würde.
Vorlagen und Berechtigungen für Mitarbeiterordner
Ein Mitarbeiter mit der Berechtigung „Dokumentvorlagen verwenden“ kann Vorlagen in großen Mengen nur an die Mitarbeiterordner senden, zu deren Verwaltung er berechtigt ist.
💡 Beispiel:
Wenn ein Mitarbeiter nur die Berechtigung hat, die Mitarbeiterordner „Gehaltsabrechnungen“ und „IDs“ zu verwalten, sind beim Massenversand von Dokumentvorlagen nur diese Ordner verfügbar.