Les polítiques a Factorial ajuden les empreses a centralitzar la documentació interna important i a garantir que els/les empleats/des no només tinguin accés a ella, sinó que també la llegeixin i la reconeguin quan sigui necessari.
Amb les últimes millores, les polítiques ara suporten tot el cicle de vida de la política: des de la publicació d'un document, fins a l'objectiu del públic adequat, sol·licitant reconeixement i seguiment del compliment al llarg del temps.
Visió general
Amb les polítiques, pots:
- Crear, pujar, organitzar i distribuir documentació interna com ara:
- Manuals d'empleats
- Codi de conducta
- Polítiques d'IT i seguretat
- Directrius de salut i seguretat
- Polítiques d'expenses i viatges
- Acords de treball remot
- Documents de protecció de dades i compliment
- Controlar qui pot accedir a cada política
- Dirigir les polítiques per:
- Entitat legal
- Lloc de treball
- Equip
- Solicitar reconeixement dels/les empleats/des
- Fer seguiment de les taxes de reconeixement
- Monitoritzar l'adopció i visibilitat de les polítiques
- Detectar quins/es empleats/des necessiten revisar documentació important
Les polítiques poden ser dirigides a grups específics d'empleats/des i, quan sigui necessari, es pot demanar als/les empleats/des que confirmin que han llegit i entès el contingut. Això ajuda els equips de RRHH i Operacions a millorar la comunicació, el compliment i la visibilitat a tota l'empresa. A més, els equips de RRHH poden controlar qui veu cada política, sol·licitar confirmació d'enteniment i fer seguiment de les taxes de reconeixement en un sol lloc.
Quan i per què s'hauria d'utilitzar
Utilitza aquesta funció per:
- Compartir polítiques de l'empresa amb grups específics (per exemple, per entitat legal, lloc de treball o equip)
- Assegurar-te que els/les empleats/des estiguin informats/des sobre noves o actualitzades polítiques
- Recollir i fer seguiment del reconeixement per a fins de compliment o auditoria
- Millorar l'adopció i visibilitat de la documentació interna
Això és especialment útil per a polítiques obligatòries com el codi de conducta, el compliment de la GDPR, la protecció de dades, la política de treball remot o les directrius de salut i seguretat. Les polítiques són especialment útils quan la informació ha de ser:
- Comunicada clarament
- Fàcilment accessible
- Reconeguda pels empleats
- Auditable per a fins de compliment
Com utilitzar
- Al teu menú lateral, ves a Polítiques
- Pots:
- Pujar un nou document de política o seleccionar-ne un d'existent
- Crear una nova política directament a Factorial
- Durant el procés de publicació, defineix la visibilitat seleccionant una o més de les següents:
- Entitat legal
- Lloc de treball
- Equip
Pots combinar múltiples filtres per crear regles de visibilitat més precises
- Activa Solicitar reconeixement si vols que els/les empleats/des confirmin que han llegit i entès la política
- Publica la política
- Un cop publicada:
- Els/les empleats/des inclosos/es en la configuració de visibilitat tindran accés
- Els//les empleats/des que necessitin reconeixement rebran una tasca pendent
- Confirmaran l'enteniment a través d'una simple acció de reconeixement
- Els equips de RRHH i Administradors poden fer seguiment del progrés des de la visió general de la política
- Fes seguiment de l'estat i els percentatges de reconeixement directament des de la visió general de la política. Des de la visió general de les Polítiques, els/les Administradors/es i els equips de RRHH poden monitoritzar:
- Total d'empleats/des afectats/des
- Número de reconeixements completats
- Reconocimientos pendents
- Percentatge general de reconeixement
Això ajuda els equips a identificar:- Polítiques amb baixa adopció
- Empleats/des que necessiten recordatoris
- Gaps de documentació a través de departaments o ubicacions
Com funciona la visibilitat
Per exemple:
- Una política laboral específica d'Espanya pot ser visible només per als/les empleats/des de l'entitat legal espanyola
- Una política d'accés a l'oficina pot ser visible només per als/les empleats/des que treballen en un lloc de treball específic.
- Una política de procés de Finances pot ser compartida només amb l'equip de Finances.
Si no s'ha seleccionat cap grup de visibilitat, els/les empleats/des no tindran accés a la política.
Si un/a empleat/da no pot veure una política, comprova que:
- La política està publicada
- Les configuracions de visibilitat inclouen el correcte:
- Entitat legal
- Lloc de treball
- Equip
Si les taxes de reconeixement són baixes, verifica que:
- Els/les empleats/des correctes van ser dirigits
- El reconeixement es va habilitar durant la publicació
- El contingut de la política és fàcil d'entendre
- També pots considerar tornar a compartir o recordar manualment als/les empleats/des
Si no pots veure les dades de reconeixement, potser no tens els permisos requerits per accedir a les analítiques de la política o la informació de reconeixement. Contacta amb l'Administrador de la teva empresa per revisar els teus permisos.
Tauler de Polítiques i Insights
Les polítiques també inclouen un tauler dedicat que ajuda els equips de RRHH i Administració a entendre com els/les empleats/des interactuen amb les polítiques de l'empresa i a identificar les llacunes de coneixement a través de l'organització.
Dependrà dels permisos, els/les Administradors/es i els equips de RRHH poden accedir a analítiques i informes relacionats amb:
- Preguntes que els/les empleats/des fan sobre les polítiques
- Temes més cercats
- Àrees que generen confusió o preguntes repetides
- Tendències en les preocupacions o curiositats dels/les empleats/des
- Polítiques amb poc enteniment o compromís
Aquest tauler ajuda les empreses a passar de la documentació estàtica a un sistema de gestió del coneixement més dinàmic i basat en dades. Per exemple, els equips poden detectar:
- Empleats/des que pregunten repetidament sobre les regles de vacances
- Confusió al voltant dels processos de reemborsament d'expenses
- Augment de preguntes relacionades amb el treball remot o les hores extres
- Documentació que falta per a preguntes operatives recurrents
Aquests informes poden ser utilitzats per:
- Millorar les polítiques existents
- Crear noves polítiques de manera proactiva
- Clarificar seccions poc clares
- Identificar llacunes de comunicació entre equips o ubicacions
- Detectar tendències i patrons de comportament dins de l'empresa
El tauler és especialment valuós per als equips de RRHH, Operacions, Legal i Comunicacions Internes que busquen millorar contínuament la documentació interna i la comprensió dels/les empleats/des.
L'accés al Tauler de Polítiques depèn dels permisos de l'usuari i de la configuració del pla de Polítiques de la teva empresa.
Millors pràctiques
- Dirigeix les polítiques amb cura: Evita compartir cada política amb cada empleat/da. Limitar la visibilitat millora la rellevància i redueix la sobrecàrrega d'informació.
- Utilitza un llenguatge simple i clar: Les polítiques redactades en un llenguatge clar i comprensible solen aconseguir taxes de reconeixement més altes i una millor comprensió per part dels/les empleats/des.
- Re-sol·licita el reconeixement després de canvis importants: Si una política canvia significativament, sol·licita el reconeixement novament per assegurar-te que els/les empleats/des són conscients de la nova informació.
-
Revisa les dades de reconeixement regularment: El seguiment de les taxes de reconeixement pot ajudar a identificar:
- Equips que es perden informació important
- Llacunes de comunicació
- Polítiques que poden necessitar aclariments o simplificacions
FAQ
-
Qui pot crear i publicar polítiques?
Els/les Administradors i els/les usuaris/es amb els permisos adequats poden crear, editar i publicar polítiques.
-
Què significa el reconeixement per als empleats?
Els/les empleats/des confirmen que han llegit i entès la política mitjançant una simple acció de reconeixement.
-
Les notificacions s'envien automàticament?
Actualment, els/les empleats/des reben una tasca sol·licitant reconeixement.
Es preveuen capacitats addicionals de notificació i recordatori per a futures versions.
-
Puc fer seguiment de qui ha reconegut una política?
Sí. Els equips de RRHH i els/les Administradors poden fer seguiment del progrés del reconeixement i veure les taxes de completament generals directament des de la visió general de les Polítiques.
-
Poden els/les empleats/des accedir a polítiques antigues?
Els/les empleats/des poden accedir a qualsevol política que sigui:- Publicada
- Visible per a ells segons les configuracions de visibilitat
-
Què passa quan una política es actualitza?
Els/les Administradors poden tornar a publicar la versió actualitzada i opcionalment sol·licitar reconeixement novament per assegurar-se que els empleats revisen els darrers canvis.