Visió general
L' importador universal et permet crear projectes i fases de manera massiva a Factorial carregant un full de càlcul. En lloc d'afegir projectes un per un, pts preparar totes les teves dades en format Excel o CSV i importar-ho tot alhora.
Aquesta guia et guiarà per tot el procés: preparar el fitxer, pujar-lo, assignar columnes, revisar les dades i completar la importació.
Abans de començar
Permisos
Necessites el permís d'importació de recursos per utilitzar l'importador universal. Si no veus l'opció d'importació, posa't en contacte amb l'administrador/a Factorial .
Formats de fitxer compatibles
L'importador accepta els següents tipus de fitxer:
- .xlsx (Microsoft Excel)
- .xls (Excel antic)
- .csv (valors separats per comes)
Com funcionen els projectes i les fases al fitxer
Cada fila del full de càlcul representa un projecte o un projecte amb una fase. Funciona així:
- Si només omples les columnes a nivell de projecte, la fila crea un projecte
- Si també omples les columnes de fase (nom de la fase, estat de la fase, etc.), la fila crea un projecte amb una fase
- Per afegir diverses fases al mateix projecte, fes servir diverses files amb el mateix nom de projecte . L'importador detectarà que pertanyen al mateix projecte i crearà un projecte amb diverses fases
Exemple: Per importar un projecte anomenat "Redisseny del lloc web" amb dues fases ("Disseny" i "Desenvolupament"), crea dues files. Ambdues files tenen "Redisseny del lloc web" com a nom del projecte, però noms de fase diferents.
Pas 1: Accedeix a l'importador
- Ves a Projectes des de la navegació de la barra lateral
- Fes clic al botó Importa (icona de càrrega) a la part superior dreta de la llista de projectes
- S'obrirà la finestra de l'importador universal
Pas 2: Puja el fitxer
- Arrossega i deixa anar el fitxer a l'àrea de càrrega o fes clic a Navega per seleccionar un fitxer del teu ordinador
- També pots descarregar una plantilla per veure el format esperat abans de preparar les dades. La plantilla inclou valors d'exemple per guiar-te
- Un cop carregat, l'importador llegeix el fitxer i passa al pas de mapatge de columnes
Pas 3: Assigna les columnes
L'importador intentarà fer coincidir automàticament les columnes del full de càlcul amb els camps Factorial . Revisa cada mapatge i ajusta-lo si cal:
- Les columnes amb una marca de verificació verda s'han coincidit automàticament
- Les columnes amb una icona d'advertència requereixen la teva atenció: selecciona el camp Factorial correcte del menú desplegable
- Pots ometre les columnes que no vols importar
Un cop s'hagin mapejat tots els camps obligatoris, fes clic a Continua .
Pas 4: Revisa i corregeix errors
L'importador valida les dades i mostra una pantalla de revisió semblant a un full de càlcul on pots:
- Veure totes les files amb els seus valors assignats
- Les cel·les amb errors estan ressaltades en vermell; passs-hi el cursor per sobre per veure què hi ha malament
- Edita els valors directament a la pantalla de revisió per corregir errors abans d'importar-los
- Elimina les files que no vols importar
Els errors de validació comuns inclouen:
| Error | Què significa |
|---|---|
| Falta un camp obligatori | El nom del projecte, l'estat, l'entitat jurídica o el tipus de pressupost estan buits. |
| Interval de dates no vàlid | La data de venciment és anterior a la data d'inici. |
| Correu electrònic no vàlid | El correu electrònic del propietari del projecte no coincideix amb el format esperat. |
| Dades de projecte inconsistents | Dues files amb el mateix nom de projecte tenen valors diferents per als camps de nivell de projecte (per exemple, estats diferents). |
| Camp de pressupost no aplicable | Un camp de pressupost s'ha omplert però no s'aplica al tipus o àmbit de pressupost seleccionat. |
Corregeix qualsevol error i fes clic a Continua quan les dades estiguin netes.
Pas 5: Confirma i importa
Revisa el resum d'importació que mostra quants projectes i fases es crearan. Fes clic a Importar per iniciar el procés.
La importació s'executa en segon pla. Pots:
- Tancar la finestra i continuar treballant: la importació es completarà sola
- Consulta l' historial d'importacions per veure l'estat de la teva importació
Historial d'importacions
Pots revisar les importacions anteriors a la secció Historial d'importacions :
- Ves a Configuració
- Accedeix a la secció Historial d'importacions
- Aquí veuràs totes les importacions anteriors amb el seu estat (completades, en curs o fallides), el nombre de registres importats i qualsevol error
Referència dels camps disponibles
A continuació trobaràs la llista completa dels camps que pots incloure al fitxer d'importació.
Camps del projecte
| Camp | Obligatori | Descripció |
|---|---|---|
| Nom del projecte | Sí | El nom del projecte. S'utilitza per agrupar files que pertanyen al mateix projecte. |
| Codi del projecte | No | Un codi curt o una referència per al projecte. |
| Estat | Sí | L'estat del projecte. Valors acceptats: Actiu , Esborrany , Tancat . |
| Data d'inici | No | La data d'inici del projecte. |
| Data de venciment | No | La data de venciment del projecte. Ha de ser la data d'inici o posterior. |
| Descripció | No | Un text descriptiu del projecte. |
| Entitat jurídica | Sí | L'entitat legal a la qual pertany el projecte. Ha de coincidir amb una entitat legal existent al vostre compte Factorial . |
| Propietari del projecte (correu electrònic) | No | L'adreça electrònica de l'empleat propietari del projecte. Ha de coincidir amb el correu electrònic d'un empleat existent. |
| Tipus de pressupost | Sí | El model de pressupost. Valors acceptats: Temps i material , Preu fix , Sense pressupost . |
| Àmbit pressupostari | No | Si el pressupost es fa un seguiment a nivell de projecte o es delega a fases. Valors acceptats: Projecte , Fases . |
| Cost estimat | No | L'import del cost planificat. Només aplicable per a pressupostos de temps i materials o de preu fix amb abast de projecte. |
| Cost fix | No | L'import del cost fix. Només aplicable amb l'abast del projecte. |
| Hores estimades | No | Les hores planificades per al projecte. Només aplicable per a pressupostos de temps i materials amb abast de projecte. |
| Facturable | No | Si el projecte és facturable. Valors acceptats: true / false . Només aplicable amb l'abast del projecte. |
| Pressupost estimat del client | No | Els ingressos previstos del client. Només aplicable si el projecte és facturable, per a pressupostos de temps i materials o de preu fix. |
Camps de fase
| Camp | Obligatori | Descripció |
|---|---|---|
| Nom de la fase | No | El nom de la fase que es crearà dins del projecte. |
| Codi de fase | No | Un codi curt o una referència per a la fase. |
| Data d'inici de la fase | No | Data d'inici de la fase. |
| Data de venciment de la fase | No | La data de venciment de la fase. Ha de ser igual o posterior a la data d'inici de la fase. |
| Estat de la fase | No | L'estat de la fase. Valors acceptats: Activa , Esborrany , Tancada . |
| Descripció de la fase | No | Un text que descrivia la fase. |
| Cost de fase | No | El cost previst per a la fase. Només aplicable quan l'abast del pressupost és Fases . |
| Cost fix de la fase | No | El cost fix per a la fase. Només aplicable quan l'abast del pressupost és Fases . |
| Hores de fase | No | Les hores planificades per a la fase. Només aplicable quan l'abast del pressupost és Fases . |
| Fase facturable | No | Si la fase és facturable. Només aplicable quan l'abast del pressupost és Fases . |
| Pressupost del client de fase | No | Els ingressos previstos del client per a la fase. Només aplicable quan la fase és facturable i l'abast del pressupost és Fases . |
Consells i bones pràctiques
- Baixa primer la plantilla. Inclou dades d'exemple i totes les columnes disponibles, cosa que facilita la preparació correcta del fitxer.
- Mantingues els noms dels projectes coherents. Quan importis diverses fases per al mateix projecte, assegura't que el nom del projecte sigui idèntic a totes les files (incloses les majúscules i els espais).
- Els camps de nivell de projecte han de ser coherents. Si dues files comparteixen el mateix nom de projecte, han de tenir els mateixos valors per a tots els camps de nivell de projecte (estat, entitat jurídica, tipus de pressupost, etc.). En cas contrari, obtindràs un error de validació.
- Fes servir l'abast del pressupost amb prudència. Defineix l'abast del pressupost a "Fases" si vols fer un seguiment del pressupost a nivell de fase. Defineix-lo a "Projecte" (o deixa-lo en blanc) per gestionar el pressupost a nivell de projecte.
- Els projectes existents coincideixen pel nom. Si ja existeix un projecte amb el mateix nom al teu compte Factorial , l'importador afegirà fases a aquest projecte en lloc de crear un duplicat. Tanmateix, no s'afegiran noves fases als projectes que existien abans que comencés el procés d'importació.
- Les fases també es dedupliquen per nom. Dins de la mateixa importació, si dues files tenen el mateix nom de projecte i el mateix nom de fase, només es crearà una fase.
Preguntes freqüents
-
Puc actualitzar projectes existents amb l'importador?
L'importador està dissenyat per crear nous projectes i fases. Si ja existeix un projecte amb el mateix nom, no s'hi faran canvis, però encara es poden afegir noves fases.
-
Què passa si la meva importació falla a mig camí?
Cada fila es processa de manera independent dins d'una transacció. Si una fila falla, no afectarà les altres files. Pots revisar quines files s'han completat correctament i quines han fallat a l'historial d'importació.
-
Puc importar projectes sense fases?
Sí. Simplement deixau totes les columnes de fase buides i l'importador crearà projectes sense cap fase.
-
Hi ha un límit de files?
L'importador gestiona fitxers amb centenars de files. Per a importacions molt grans, considera la possibilitat de dividir-les en diversos fitxers.
-
Puc desfer una importació?
Els projectes i les fases importats no es poden desfer automàticament. Caldrà suprimir-los manualment si cal.