Les polítiques a Factorial ajuden les empreses a centralitzar documentació interna important i a assegurar-se que els/les empleats/es no només hi tinguin accés, sinó que també la llegeixin i la reconeguin quan sigui necessari.

Amb les últimes millores, les polítiques ara suporten tot el cicle de vida de les polítiques: des de la publicació d'un document, fins a l'objectiu del públic adequat, la sol·licitud de reconeixement i el seguiment del compliment al llarg del temps.

Què són les polítiques a Factorial?

Les polítiques permeten a les empreses crear, pujar, organitzar i distribuir documentació interna com ara:

• Manuels d'empleats/es
• Codi de conducta
• Polítiques d'IT i seguretat
• Directrius de salut i seguretat
• Polítiques d'assignació de despeses i viatges
• Acords de treball remot
• Documents de protecció de dades i compliment

Les polítiques poden estar dirigides a grups específics d'empleats/es i, quan sigui necessari, se'ls pot demanar que confirmin que han llegit i entès el contingut.

Això ajuda els equips de RRHH i Operacions a millorar la comunicació, el compliment i la visibilitat a tota l'empresa.

Què pots fer amb les polítiques?

Amb les polítiques, pots:

• Pujar i publicar polítiques de l'empresa
• Controlar qui pot accedir a cada política
• Dirigir les polítiques per:
  • Entitat legal
  • Lloc de treball
  • Equip
• Sol·licitar reconeixement per part dels empleats/es
• Seguiment de les taxes de reconeixement
• Monitoritzar l'adopció i la visibilitat de les polítiques
• Detectar quins/les empleats/es encara necessiten revisar documentació important

Quan s'han d'utilitzar les polítiques?

Les polítiques són especialment útils quan la informació ha de ser:

• Comunicada clarament
• Fàcilment accessible
• Reconeguda pels/les empleats/es
• Auditable per a fins de compliment

Exemples comuns inclouen:

Això és especialment útil per a polítiques obligatòries com el codi de conducta, la protecció de dades o les directrius de salut i seguretat.

Com funciona la visibilitat

En publicar una política, pots definir exactament quins/les empleats/es han de tenir accés a ella.
La visibilitat es pot configurar utilitzant un o més dels següents filtres:

• Entitat legal
• Lloc de treball
• Equip

Això assegura que els/les empleats/es només vegin les polítiques que són rellevants per a ells/es.

Com funciona el reconeixement

El reconeixement permet a les empreses sol·licitar als/les empleats/es que confirmin que han llegit i entès una política.

Quan el reconeixement està activat:

1. Els/les empleats/es inclosos/es en la configuració de visibilitat reben una tasca.
2. Poden obrir i revisar la política.
3. Confirmen la comprensió mitjançant una simple acció de reconeixement.
4. RRHH i administradors/es poden seguir el progrés del reconeixement directament des de la vista general de la política.

Això és particularment important per a documentació obligatòria o relacionada amb el compliment.

Com crear i publicar una política

Documents → Polítiques
1. Crea o puja una política
   Pots:
   • Pujar un document existent
   • Crear una nova política directament a Factorial
   • Els formats suportats depenen de la configuració de la teva empresa.
2. Configura la visibilitat
   • Durant la publicació, selecciona els/les empleats/es que han de tenir accés triant:
     • Entitat legal
     • Lloc de treball
     • Equip
     • Pots combinar múltiples filtres per crear regles de visibilitat més precises.
3. Activa el reconeixement (opcional)
   Activa la sol·licitud de reconeixement si els/les empleats/es han de confirmar que han llegit i entès la política.
4. Publica la política
   Un cop publicada:
   • Els/les empleats/es inclosos/es en la configuració de visibilitat obtindran accés
   • Els/les empleats/es que requereixen reconeixement rebran una tasca pendent
   • RRHH i administradors/es poden seguir el progrés des de la vista general de la política

Seguiment dels reconeixements

Des de la vista general de les polítiques, els administradors/es i els equips de RRHH poden monitoritzar:

• Total d'empleats/es afectats/des
• Número de reconeixements completats
• Reconociments pendents
• Percentatge global de reconeixement

Això ajuda els equips a identificar:

• Polítiques amb baixa adopció
• Empleats/es que encara necessiten recordatoris
• Gaps de documentació a través de departaments o ubicacions

Tauler de Polítiques i Insights

Les polítiques també inclouen un tauler dedicat que ajuda els equips de RRHH i administració a entendre com els/les empleats/es interactuen amb les polítiques de l'empresa i identificar gaps de coneixement a través de l'organització.

Dependrà de les permisos, els administradors/es i els equips de RRHH poden accedir a analítiques i insights relacionats amb:

• Preguntes que fan els/les empleats/es sobre les polítiques
• Temes més cercats
• Àrees que generen confusió o preguntes repetides
• Tendències en preocupacions o curiositat dels/les empleats/es
• Polítiques amb baixa comprensió o compromís

Aquest tauler ajuda les empreses a passar de documentació estàtica a un sistema de gestió del coneixement més dinàmic i basat en dades.

Per exemple, els equips poden detectar:

• Empleats/es que pregunten repetidament sobre les normes de vacances
• Confusió al voltant dels processos de reemborsament de despeses
• Augment de preguntes relacionades amb el treball remot o les hores extres
• Documentació que falta per a preguntes operatives recurrents

Aquests insights es poden utilitzar per:

• Millorar les polítiques existents
• Crear noves polítiques de manera proactiva
• Clarificar seccions poc clares
• Identificar gaps de comunicació entre equips o ubicacions
• Detectar tendències i patrons de comportament dins de l'empresa

El tauler és especialment valuós per als equips de RRHH, Operacions, Legal i Comunicacions Internes que busquen millorar contínuament la documentació interna i la comprensió dels/les empleats/es.

L'accés al Tauler de Polítiques depèn dels permisos d'usuari i de la configuració del pla de Polítiques de la teva empresa.

Millors pràctiques

• Dirigeix les polítiques amb cura
  Evita compartir cada política amb cada empleat/a. Limitar la visibilitat millora la rellevància i redueix la sobrecàrrega d'informació.
   
• Utilitza un llenguatge simple i clar
  Les polítiques escrites en un llenguatge clar i comprensible solen aconseguir taxes de reconeixement més altes i una millor comprensió per part dels/les empleats/es.
   
• Sol·licita de nou el reconeixement després de canvis importants
  Si una política canvia significativament, sol·licita de nou el reconeixement per assegurar-te que els/les empleats/es són conscients de la nova informació.
   
• Revisa les dades de reconeixement regularment
  Monitoritzar les taxes de reconeixement pot ajudar a identificar:
  • Equips que es perden informació important
  • Gaps de comunicació
  • Polítiques que poden necessitar clarificació o simplificació

Solució de problemes

Si els/les empleats/es no poden veure una política
Comprova que:

• La política està publicada.
• Les configuracions de visibilitat inclouen el correcte:
  • Entitat legal
  • Lloc de treball
  • Equip

Si no s'ha configurat cap audiència, els/les empleats/es no tindran accés.

Les taxes de reconeixement són baixes
Verifica que:

• Els/les empleats/es correctes van ser objectiu.
• El reconeixement estava activat durant la publicació.
• El contingut de la política és fàcil d'entendre.

També pots considerar tornar a compartir o recordar manualment als/les empleats/es.

No puc veure les dades de reconeixement
Potser no tens els permisos necessaris per accedir a les analítiques de polítiques o a la informació de reconeixement.

Contacta amb l'administrador/a de la teva empresa per revisar els teus permisos.

FAQ

1. Qui pot crear i publicar polítiques?
   Els/les administradors/es i els/les usuaris/es amb els permisos adequats poden crear, editar i publicar polítiques.
    
2. Què significa el reconeixement per als/les empleats/es?
   Els/les empleats/es confirmen que han llegit i entès la política mitjançant una simple acció de reconeixement.
    
3. Les notificacions s'envien automàticament?
   Actualment, els/les empleats/es reben una tasca sol·licitant reconeixement.
   Es preveuen capacitats addicionals de notificació i recordatori per a futures versions.
    
4. Puc fer un seguiment de qui ha reconegut una política?
   Sí. Els equips de RRHH i els/les administradors/es poden fer un seguiment del progrés del reconeixement i veure les taxes de completament generals directament des de la vista general de les polítiques.
    
5. Poden els/les empleats/es accedir a polítiques antigues?
   Els/les empleats/es poden accedir a qualsevol política que estigui:
   • Publicada
   • Visible per a ells/es d'acord amb les configuracions de visibilitat configurades
      
6. Què passa quan es actualitza una política?
   Els/les administradors/es poden tornar a publicar la versió actualitzada i opcionalment sol·licitar de nou el reconeixement per assegurar-se que els/les empleats/es revisen els últims canvis.
    
7. Puc veure quants/tes empleats/es han reconegut una política?
   Sí. Els/les RRHH i els/les administradors/es poden veure el percentatge d'empleats/es afectats/des que han llegit i confirmat la política.