Il rimborso chilometrico è una richiesta di pagamento per la distanza percorsa con il proprio veicolo personale per motivi di lavoro. Invece di presentare le ricevute del carburante, i dipendenti registrano il numero di chilometri o miglia percorsi e ricevono un compenso in base alla tariffa chilometrica aziendale.

Gestire con precisione le spese di viaggio è fondamentale per mantenere le finanze aziendali organizzate e conformi alle normative. Che si tratti di viaggi per incontrare clienti, partecipare a eventi o recarsi in diverse sedi di lavoro, le aziende necessitano di un metodo chiaro e coerente per il rimborso di tali spese.

Con Factorial , creare una richiesta di rimborso spese chilometriche è semplice ed efficiente. La piattaforma consente ai dipendenti di registrare la distanza percorsa, allegare i dettagli rilevanti, aggiungere le tappe e inviare la richiesta in pochi semplici passaggi. I responsabili e i team finanziari possono quindi esaminare e approvare rapidamente la spesa, centralizzando i dati e riducendo la necessità di calcoli manuali o di documentazione sparsa.

In questo articolo, ti guideremo attraverso la procedura per creare una nota spese chilometrica in Factorial , dall'inserimento dei dettagli del viaggio all'invio della richiesta di rimborso per l'approvazione.

Presentazione della richiesta di rimborso spese chilometriche

1. Avvia una nuova spesa
   1. Sul web: nella barra laterale, vai a Le mie spese e fai clic su + Aggiungi spesa
   2. Sull'app mobile: apri Spese dal menu principale e tocca + Aggiungi
2. Seleziona il chilometraggio
3. Compila il informazioni
   • Informazioni sulle spese
     • Responsabile delle spese
     • Data del viaggio
   • Informazioni sul viaggio
     • Origine
     • Destinazione
     • Fermate (se presenti)
     • Seleziona se si tratta di un viaggio di andata e ritorno o meno
   • Informazioni sul chilometraggio
     • Documento valuta
     • Valore fisso per km
     • Unità di misura: km o miglia
     • Distanza totale
     • Rimborso totale
   • Budget e progetto: aggiungere dettagli interni all'azienda per garantire una corretta elaborazione.
   • Centri di costo: Definisci i centri di costo della tua azienda per allocare le spese e sincronizzarle con il tuo sistema ERP.
   • Ulteriori informazioni
   • File
4. Fai clic su Invia per l'approvazione oppure salvalo come bozza

Riutilizzo dei viaggi precedenti

1. Quando si crea una spesa chilometrica, fare clic su Usa viaggio precedente
2. Seleziona un viaggio precedente
3. Fai clic su Seleziona chilometraggio
4. Rivedi il viaggio e fai clic su Invia per l'approvazione

FAQ

1. Posso caricare le ricevute in formato PDF?
   Sì, i formati PDF, JPG e PNG sono supportati.
   
2. Come viene calcolato l'importo del rimborso?
   L'importo del rimborso viene calcolato automaticamente in base alla distanza inserita e alla tariffa chilometrica configurata dalla tua azienda. Una volta inserita la distanza totale, la piattaforma calcolerà automaticamente l'importo finale.
   
3. Chi approva il mio rimborso chilometrico?
   Le spese di chilometraggio vengono generalmente inviate al responsabile o all'addetto all'approvazione delle spese. Questi esaminerà i dettagli e approverà o rifiuterà la richiesta.