Alcuni benefici non sono un importo fisso mensile, dipendono da quanti giorni l'impiegato/a ha effettivamente lavorato. I buoni pasto, le indennità di trasporto e benefici simili vengono pagati per giorno, quindi il totale cambia ogni mese. Con una variabile basata sui giorni lavorati, configuri l'importo giornaliero e le regole una sola volta, e Factorial conta i giorni qualificanti dal Time Tracking e calcola automaticamente l'importo in ogni ciclo di busta paga.

Come vengono calcolate le variabili basate sui giorni lavorati

Questo tipo di variabile paga all'impiegato/a un importo fisso per ogni giorno qualificante nel periodo di busta paga:

Casi d'uso tipici sono i buoni pasto (ad esempio, 8€ per ogni giorno lavorato) e qualsiasi altro beneficio che dovrebbe essere proporzionale ai giorni in cui l'impiegato/a ha effettivamente lavorato.

Non inserisci mai manualmente il numero di giorni o l'importo totale. Ogni volta che un manager approva un foglio ore, Factorial ricalcola l'intero mese dai dati più recenti approvati e aggiorna la voce nel ciclo di busta paga. In un ciclo aperto, l'importo può quindi continuare a essere affinato man mano che vengono approvati più giorni.

Cosa vedi nel ciclo di busta paga

Nella vista dei compensi del ciclo di busta paga, ogni riga mostra l'importo calcolato e un dettaglio su come è stato raggiunto, ad esempio 1–28 febbraio: 18 giorni qualificanti × 8€ = 144€. Questo rende il calcolo tracciabile per te e per l'impiegato/a.

Crea una variabile basata sui giorni lavorati

Prima di tutto, assicurati che il compenso per il beneficio pasti sia attivato:

1. Nella tua barra laterale vai su Impostazioni
2. Accedi alla sezione Compensi
3. Seleziona Configurazione dei concetti di busta paga
4. Scorri verso il basso fino a Guadagni - Benefici in natura → Beneficio pasti
5. Attiva il toggle

Dal profilo dell'impiegato/a

1. Vai su Organizzazione
2. Seleziona l'impiegato/a in questione
3. Vai nella scheda Contratti
4. Clicca su Fissa condizioni
5. Seleziona la Data di efficacia e la Data di inizio
6. Clicca su Avanti
7. Nella sezione Ruolo, livello e stipendio, clicca su Aggiungi compenso aggiuntivo
8. Definisci il compenso aggiuntivo, in questo caso Beneficio pasti
9. Scegli Variabile basata sui giorni lavorati come tipo di compenso.
10. Seleziona il concetto di busta paga sotto cui la variabile deve essere riportata (ad esempio Beneficio pasti).
11. Inserisci l'importo per giorno e la sua valuta, ad esempio 8€.
12. Scegli se la variabile viene pagata nel mese corrente o nel mese precedente. Vedi Scegli quando viene pagata la variabile.
13. Imposta le regole che definiscono quali giorni qualificano — ore minime, giorni idonei, luogo di lavoro e assenze. Vedi Definisci quali giorni qualificano qui sotto.
14. Salva la variabile.

Questo processo può essere fatto anche in blocco da Organizzazione:

1. Nella tua barra laterale, vai su Organizzazione
2. Seleziona le caselle degli impiegati/i i cui contratti desideri modificare
3. Nella barra in basso, clicca sulla freccia accanto a Modifica contratti
4. Seleziona Aggiungi compensi nei contratti
5. Imposta le condizioni come hai fatto nel profilo dell'impiegato/a
6. Clicca su +Crea nell'angolo in alto a destra

Definisci quali giorni qualificano

Queste regole determinano se un determinato giorno conta come un giorno lavorato. Vengono valutate per ogni giorno nel periodo.

Ore minime

Imposta il tempo minimo che l'impiegato/a deve registrare affinché il giorno possa qualificare.

• Con un minimo di 6 ore, un giorno con 7 ore registrate qualifica; un giorno con 4 ore non qualifica.

Giorni idonei

Seleziona quali giorni della settimana possono qualificare, ad esempio dal lunedì al venerdì per un buono pasto. I giorni al di fuori della tua selezione non qualificano mai, anche se l'impiegato/a ha registrato tempo.

Puoi anche includere giorni festivi. 

• Quando i giorni festivi sono selezionati, un giorno festivo con tempo registrato conta come un giorno qualificante.

Se lasci questo campo vuoto, considereremo tutti i giorni come giorni idonei.

Luogo di lavoro

Filtra la variabile in base a dove ha lavorato l'impiegato/a, ad esempio, paga il buono pasto solo per i giorni in ufficio.

Il luogo utilizzato è quello registrato all'entrata. Se un impiegato/a timbra all'ufficio e poi lavora da casa, l'intera giornata conta come in ufficio.

Se lasci questo campo vuoto, considereremo tutte le località come località idonee.

Assenze

Per impostazione predefinita, solo i giorni con tempo di lavoro registrato qualificano, e le assenze non contano. Se desideri che specifici tipi di assenza qualificano, ad esempio ferie o malattia, aggiungili come tipi di assenza idonei.

Le assenze idonee ignorano la regola delle ore minime. In un giorno coperto da un'assenza idonea, l'impiegato/a non ha tempo registrato, quindi il giorno qualifica sulla base dell'assenza da solo. I tipi di assenza non selezionati non qualificano mai.

Scegli su quale periodo viene calcolata la variabile

Una variabile basata sui giorni lavorati può essere calcolata in uno dei due modi:

Il periodo di una variabile esistente non può essere modificato. Per passare tra mese corrente e mese precedente, elimina la variabile e creala di nuovo.

La data di chiusura

Quando paghi nel mese corrente, la data di chiusura del ciclo decide quali giorni appartengono a quale ciclo.

• La finestra del ciclo va dal giorno dopo la data di chiusura precedente fino alla data di chiusura di questo mese, inclusa.
• I giorni lavorati dopo la data di chiusura vengono automaticamente trasferiti al ciclo successivo.
• Se non lo personalizzi, la data di chiusura è l'ultimo giorno del mese, quindi la finestra corrisponde al mese di calendario naturale.

Risolvi le approvazioni tardive

Un'approvazione tardiva è un giorno all'interno della finestra del ciclo che un manager approva dopo la data di chiusura, quando il ciclo è già bloccato. Questi giorni non vengono pagati automaticamente, tu, HR, decidi dove vanno.

Quando esistono approvazioni tardive, appare un banner nel ciclo di busta paga che mostra il numero di impiegati/e interessati e l'importo totale. Seleziona il banner per aprire la vista dettagliata, dove puoi vedere ogni approvazione tardiva e il suo importo ricalcolato.

Da lì puoi risolverli in blocco utilizzando i pulsanti di azione globale, o uno per uno dal menu azioni (⋮) su ogni riga:

• Includi nel ciclo corrente — paga i giorni nel ciclo corrente.
• Rimanda al ciclo successivo — sposta i giorni al ciclo successivo. La riga scompare dal ciclo corrente e appare nel successivo, con il suo importo ricalcolato e il periodo di lavoro originale preservato.

Rivedi e correggi gli importi

Le righe calcolate sono di sola lettura. Questo mantiene il calcolo originale intatto come record auditabile di ciò che è stato pagato.

Per correggere un importo, aggiungi un aggiustamento manuale separato sotto lo stesso concetto di busta paga, positivo o negativo, come necessario. Factorial somma tutte le voci sotto il concetto, quindi il ciclo di busta paga riflette l'importo netto. Il valore calcolato originale non viene mai modificato.

Se cambi l'importo per giorno, i compensi passati mantengono l'importo con cui sono stati calcolati. I compensi nei cicli aperti vengono ricalcolati automaticamente con il nuovo importo.

FAQ

1. Cosa succede se un impiegato/a non ha giorni qualificanti in un mese?
   Nessuna riga viene generata. Un impiegato/a che è assente per tutto il mese senza tipi di assenza idonei configurati non ha semplicemente alcuna voce nel ciclo di busta paga.
    
2. Cosa succede se un foglio ore viene rifiutato?
   Nessun compenso viene generato. Se l'impiegato/a corregge e reinvia il foglio ore e il manager lo approva, l'importo viene generato normalmente.
    
3. Come viene conteggiato un turno notturno?
   Il turno è attribuito al giorno in cui è iniziato. Un impiegato/a che timbra alle 22:00 di lunedì e esce alle 06:00 di martedì genera un giorno qualificante per lunedì, non due. Le regole configurate per lunedì si applicano.
    
4. Un giorno può essere pagato due volte?
   No. Ogni volta che un foglio ore viene approvato, Factorial ricalcola l'intero mese dell'impiegato/a da zero, quindi riapprovare lo stesso foglio ore non crea mai una riga duplicata.
    
5. Cosa succede se un manager approva un foglio ore dopo la chiusura del ciclo di busta paga?
   L'importo non viene mai perso. Viene registrato nel ciclo successivo aperto, il che può significare che l'impiegato/a lo riceve un periodo dopo rispetto a quanto previsto.
    
6. Posso usare variabili basate sui giorni lavorati se la mia azienda utilizza solo la pianificazione dei turni?
   Non ancora. I giorni qualificanti vengono conteggiati dai registri di entrata e uscita del Time Tracking. Il supporto per la pianificazione del tempo come fonte di dati è previsto per una fase successiva.