1. È possibile effettuare il check-in offline?
No, non è possibile.
2. Quando viene inviata la notifica in caso di mancata timbratura?
Quando il tempo di timbratura è scaduto e il dipendente non ha ancora timbrato, viene inviata una notifica via email al dipendente e al responsabile. L'email viene inviata circa un minuto dopo la mancata timbratura.
Se il dipendente timbra il cartellino entro l'intervallo di tolleranza consentito, non verrà inviata alcuna notifica. Tuttavia, se timbra il cartellino dopo la scadenza dell'intervallo di tolleranza, verrà inviata una notifica.
I manager ricevono inoltre un riepilogo settimanale via e-mail di tutti gli incidenti relativi alla puntualità dei membri del loro team.
3. Cosa succede se un dipendente dimentica di timbrare l'uscita?
Se le ore lavorate superano le ore stimate in base agli orari di lavoro, all'inserimento del contratto e/o ai permessi, verrà visualizzato un messaggio con due opzioni:
- Conferma le ore stimate.
- Registra le ore effettive.
Il messaggio viene visualizzato quando l'utente clicca sul pulsante di uscita dopo aver superato di almeno un minuto le ore stimate.
Se un dipendente è impegnato in più turni in un dato giorno, il sistema modificherà solo l'orario di uscita dell'ultimo turno per garantire che il tempo totale corrisponda alle ore pianificate.
Nella scheda attività e nell'esportazione PDF viene mostrato se un dipendente ha utilizzato la modalità "Ha dimenticato di uscire" per uscire e modificare l'orario di uscita.
4. Come posso impedire ai dipendenti di manomettere i fogli presenze?
Per garantire l'accuratezza delle registrazioni delle presenze, abbiamo implementato un sistema di allerta che rileva e segnala eventuali manomissioni. Questo sistema analizza le registrazioni delle presenze per individuare incongruenze o attività sospette.
Se si riscontra una manipolazione delle schede attività, viene generato automaticamente un rapporto sull'incidente, che documenta l'"orario di ingresso/uscita manipolato" per ulteriori indagini o provvedimenti disciplinari, se necessario.
Per ridurre al minimo i falsi allarmi dovuti a piccole variazioni di orario, il sistema confronta l'ora dell'orologio con l'ora del server, consentendo un margine di 2 minuti per le differenze di fuso orario.
Gli avvisi via email vengono inviati al responsabile dell'approvazione delle schede attività del dipendente con un turno sospetto. Anche gli utenti autorizzati, inclusi gli amministratori delle risorse umane, ricevono questi avvisi per garantire che vengano intraprese azioni tempestive.
5. Se qualcuno timbra il cartellino con la geolocalizzazione attivata e successivamente modifica l'ora, la posizione scompare o cambia?
No, la posizione non scomparirà. Invece, nella cronologia appariranno due registrazioni: la prima mostrerà l'orario di ingresso con la geolocalizzazione, e la seconda mostrerà l'orario modificato senza alcuna modifica alle informazioni sulla posizione.
6. Come funzionano le pause automatiche nei diversi fusi orari?
Le pause automatiche si basano sulle ore lavorate dal dipendente, quindi il fuso orario non ha alcuna influenza.
7. È possibile limitare l'ingresso a un'area specifica?
Attualmente non è possibile limitare la timbratura a un'area specifica.
8. Qual è il livello di precisione delle coordinate di geolocalizzazione?
La precisione delle coordinate di geolocalizzazione può variare a seconda di fattori quali la ricezione del segnale mobile, la geografia dell'area, le condizioni meteorologiche e il fatto che la posizione sia al chiuso o all'aperto. Per determinare la precisione di ogni geolocalizzazione, memorizziamo parametri chiamati "accuratezza" per latitudine e longitudine. Questo valore indica la differenza in metri, con un numero più basso che indica una maggiore precisione. Ad esempio, un valore pari a 0 indica una differenza di pochi centimetri, mentre 1000 indica una differenza di chilometri.
9. Come posso assicurarmi che un dipendente sia presente in azienda quando timbra il cartellino?
Se indicare "Lavoro da casa" o "Lavoro dall'ufficio" al momento del check-in non fosse sufficiente, l'unico modo per verificare la presenza fisica è utilizzare la geolocalizzazione e controllare le coordinate fornite su Google Maps.
Come utilizzare la geolocalizzazione nel monitoraggio del tempo
10. È possibile limitare l'ingresso a un'area specifica?
Attualmente non è possibile limitare la timbratura a un'area specifica.
11. Qual è la procedura per ottenere i fogli presenze firmati dai dipendenti?
Esporta i tuoi fogli presenze approvati:
- Nella barra laterale, clicca su Monitoraggio del tempo
- Fare clic sull'icona dei tre punti , nell'angolo in alto a destra
- Seleziona Esporta foglio presenze
- In Tipo di esportazione seleziona Esportazione monitoraggio tempo - Versione completa
- In Formato file, seleziona PDF
- Seleziona i dipendenti
- Compila gli altri campi e clicca su Invia
Riceverai un'e -mail con l'esportazione.
Inviare la scheda attività in blocco e richiedere la firma elettronica:
- Nella barra laterale, vai su Documenti
- Fare clic su Invia in blocco
- Carica i tuoi fogli presenze
- Seleziona il nome della cartella
- Nel tipo di caricamento, seleziona Mantieni i documenti con tutte le loro pagine
- Clicca su Carica documento
- Fare clic su Abbina documenti con dipendenti
- Attiva l'opzione Richiedi firma elettronica a tutti i destinatari
- Clicca su Invia X documenti corrispondenti
12. La modifica manuale degli orari di ingresso influisce sui tempi di pausa nelle schede attività?
L'impatto della modifica manuale degli orari di ingresso sui tempi di pausa dipende dalla situazione:
- Se la pausa automatica è programmata per il futuro, verrà visualizzata nella scheda attività al momento opportuno, anche se potrebbe non riflettere gli aggiornamenti in tempo reale.
- Tuttavia, se la pausa automatica è già stata registrata nella scheda attività, i dipendenti dovranno modificare manualmente il tempo della pausa per garantirne l'accuratezza.
13. È possibile importare i dati di monitoraggio del tempo o farlo in blocco?
Non è possibile importare i dati di monitoraggio del tempo direttamente tramite l'interfaccia Factorial . Tuttavia, è possibile farlo utilizzando l'API, che consente il caricamento e la gestione in blocco dei dati di monitoraggio del tempo.
14. Quando compare il messaggio "Hai turni da completare"?
La frase "Hai turni da completare" appare in Factorial quando un dipendente ha turni programmati che non ha ancora completato o timbrato l'ingresso/l'uscita .
- Al dipendente sono state assegnate delle ore di lavoro .
- Il sistema ricorda loro che devono completare o registrare questi turni.
- Solitamente appare nella sezione Monitoraggio del tempo o nella dashboard del dipendente quando c'è del tempo pianificato in sospeso .