Aktivieren Sie die obligatorische Genehmigung für Überstunden
Manager und Administratoren benötigen mehr Kontrolle über die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeitenden. Durch die Aktivierung der obligatorischen Genehmigung für Überstunden werden nur genehmigte Stunden für die Berechnung des Saldo berücksichtigt.
Um diese Funktion zu aktivieren:
- Gehen Sie zu Einstellungen in Ihrer Seitenleiste
- Wählen Sie Zeiterfassung unter Zeit
- Öffnen Sie eine Zeiterfassungsrichtlinie
- Klicken Sie auf die Registerkarte Richtlinieneinstellungen
- Scrollen Sie zu Stundenzettelbedingungen und aktivieren Sie Überstundenbeschränkung aktivieren
Sobald aktiviert, erscheinen Überstunden auf den Stundenzetteln als ausstehend, bis sie genehmigt oder abgelehnt werden.
Genehmigungsgruppen für die Zeiterfassung
Sie können verschiedene Genehmigungsgruppen und Genehmigungsabläufe erstellen, verwalten und definieren.
Um eine neue Genehmigungsgruppe zu erstellen
- Klicken Sie auf Einstellungen in Ihrer Seitenleiste
- Wählen Sie Zeiterfassung unter Zeit
- Scrollen Sie zu Genehmigungsgruppen für Überstundenanträge
- Öffnen Sie die Standardgenehmigungsgruppe für die Zeiterfassung
- Aktivieren Sie die Auto-Genehmigungsgruppe, wenn Sie möchten, dass Ressourcen automatisch für diese Gruppe genehmigt werden
Wenn ein Administrator zusätzliche Zeit für eine/m Mitarbeitende/n anfordert, ist eine Genehmigung nur erforderlich, wenn ein Workflow konfiguriert ist.
Um den Genehmigungsablauf zu definieren
Der Genehmigungsablauf verwendet mehrere Ebenen:
- One oder mehrere Genehmigende werden jeder Ebene zugewiesen
- Genehmigende der vorherigen Ebene müssen genehmigen, bevor zur nächsten Ebene übergegangen wird
Um eine neue Genehmigungsebene zu erstellen:
- Klicken Sie auf Genehmigungsebene hinzufügen
- Wählen Sie den Genehmigungstyp und die Genehmigende
- Klicken Sie auf Genehmigungsebene speichern
- Klicken Sie auf Änderungen speichern in der oberen rechten Ecke
Sie können weitere Genehmigende zur gleichen Ebene hinzufügen, indem Sie das + Symbol verwenden, oder Ebenen mit dem Drei-Punkte-Symbol bearbeiten/löschen.
Sie können die Genehmigungsebene bearbeiten oder löschen, indem Sie einfach auf das Drei-Punkte-Symbol klicken.
Was passiert mit ausstehenden Anträgen, wenn der Genehmigungsablauf geändert wird?
Wenn ein Genehmigender ersetzt wird, werden ausstehende Anträge mit dem vorherigen Genehmigenden auf den neuen Genehmigenden übertragen. Der Antrag wird für den neuen Genehmigenden sichtbar, obwohl automatische Benachrichtigungen möglicherweise nicht ausgelöst werden.
Um Mitarbeitende hinzuzufügen
- Gehen Sie zur Registerkarte Mitarbeitende
- Klicken Sie auf Mitarbeitende hinzufügen in der oberen rechten Ecke
- Wählen Sie Mitarbeitende aus
- Klicken Sie auf Mitarbeitende zur Genehmigungsgruppe hinzufügen
Um einen Überstundenantrag zu genehmigen oder abzulehnen
Genehmigende erhalten Benachrichtigungen über ausstehende Überstundenanträge.
- Gehen Sie zu Posteingang → Anträge in Ihrer Seitenleiste
- Klicken Sie auf die entsprechende Benachrichtigung
- Wählen Sie:
- Überstundenantrag ablehnen
- Überstundenantrag genehmigen
- Überstundenantrag bearbeiten und speichern
Das Modal zeigt die vollständige Genehmigungshistorie an, die den Status jedes Schrittes im Genehmigungsablauf zeigt.
Bearbeiten oder Löschen Ihres Überstundenantrags
Als die/m Mitarbeitende/n, die den Antrag erstellt hat, können Sie Ihren Überstundenantrag jederzeit bearbeiten oder löschen — auch nachdem er genehmigt oder abgelehnt wurde. Das Löschen eines genehmigten Antrags entfernt diese Stunden aus dem genehmigten Saldo.
Die einzige Einschränkung ist der Stundenzettel selbst: Sobald ein Administrator den Stundenzettel für diesen Tag überprüft (gesperrt/genehmigt) hat, kann der Überstundenantrag für dieses Datum nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.
Um Ihren Überstundenantrag zu löschen:
- Öffnen Sie den Überstundenantrag aus Ihrem Stundenzettel
- Klicken Sie auf Löschen