Activer l'autorisation obligatoire pour travailler des heures supplémentaires
Les responsables et les administrateurs ont besoin de plus de contrôle sur le suivi du temps des employés. En activant l'autorisation obligatoire pour travailler des heures supplémentaires, seules les heures approuvées compteront pour le calcul du solde.
Pour activer cette fonctionnalité :
- Allez dans Paramètres dans votre barre latérale
- Sélectionnez Suivi du temps sous Temps
- Ouvrez une politique de suivi du temps
- Cliquez sur l'onglet Paramètres de la politique
- Faites défiler jusqu'à Conditions de feuille de temps et activez Activer la restriction des heures supplémentaires
Une fois activées, les heures supplémentaires apparaissent comme en attente sur les feuilles de temps jusqu'à approbation ou rejet.
Groupes d'approbation pour le suivi du temps
Vous pouvez créer, gérer et définir différents groupes d'approbation et flux d'approbation.
Pour créer un nouveau groupe d'approbation
- Cliquez sur Paramètres dans votre barre latérale
- Sélectionnez Suivi du temps sous Temps
- Faites défiler jusqu'à Groupes d'approbation pour les demandes d'heures supplémentaires
- Ouvrez le Groupe d'approbation par défaut pour le suivi du temps
- Activez Groupe d'auto-approbation si vous souhaitez que les ressources soient automatiquement approuvées pour ce groupe
Si un administrateur demande du temps supplémentaire pour un employé, l'approbation n'est requise que si un flux de travail est configuré.
Pour définir le flux d'approbation
Le flux d'approbation utilise plusieurs niveaux :
- One ou plusieurs approbateurs sont assignés à chaque niveau
- Les approbateurs du niveau précédent doivent approuver avant de passer au niveau suivant
Pour créer un nouveau niveau d'approbation :
- Cliquez sur Ajouter un niveau d'approbation
- Sélectionnez le Type d'approbateur et Approbaiteur
- Cliquez sur Enregistrer le niveau d'approbation
- Cliquez sur Enregistrer les modifications dans le coin supérieur droit
Vous pouvez ajouter des approbateurs supplémentaires au même niveau en utilisant l'icône +, ou modifier/supprimer des niveaux en utilisant l'icône des trois points.
Vous pouvez modifier ou supprimer le niveau d'approbation simplement en cliquant sur l'icône des trois points.
Que se passe-t-il pour les demandes en attente si le flux d'approbation est modifié ?
Si un approbateur est remplacé, les demandes en attente avec l'ancien approbateur sont transférées au nouvel approbateur. La demande devient visible pour le nouvel approbateur, bien que les notifications automatiques puissent ne pas être déclenchées.
Pour ajouter des employés
- Allez dans l'onglet Employés
- Cliquez sur Ajouter des employés dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez les employés
- Cliquez sur Ajouter des employés au groupe d'approbation
Pour approuver ou rejeter une demande d'heures supplémentaires
Les approbateurs reçoivent des notifications pour les demandes d'heures supplémentaires en attente.
- Allez dans Boîte de réception → Demandes dans votre barre latérale
- Cliquez sur la notification pertinente
- Choisissez de :
- Rejeter la demande d'heures supplémentaires
- Approuver la demande d'heures supplémentaires
- Modifier et enregistrer la demande d'heures supplémentaires
La fenêtre modale affiche l'historique complet des approbations, montrant le statut de chaque étape du flux d'approbation.
Modifier ou supprimer votre demande d'heures supplémentaires
En tant qu'employé ayant créé la demande, vous pouvez modifier ou supprimer votre demande d'heures supplémentaires à tout moment — y compris après qu'elle ait été approuvée ou rejetée. La suppression d'une demande approuvée retirera ces heures du solde approuvé.
La seule restriction est la feuille de temps elle-même : une fois qu'un administrateur a examiné (verrouillé/approuvé) la feuille de temps pour ce jour-là, la demande d'heures supplémentaires pour cette date ne peut plus être modifiée ou supprimée.
Pour supprimer votre demande d'heures supplémentaires :
- Ouvrez la demande d'heures supplémentaires depuis votre feuille de temps
- Cliquez sur Supprimer