Las políticas en Factorial ayudan a las empresas a centralizar documentación interna importante y asegurar que los empleados no solo tengan acceso a ella, sino que también la lean y la reconozcan cuando sea necesario.

Con las últimas mejoras, las Políticas ahora soportan todo el ciclo de vida de la política: desde la publicación de un documento, hasta la segmentación del público adecuado, solicitando reconocimiento y rastreando el cumplimiento a lo largo del tiempo.

¿Qué son las Políticas en Factorial?

Las Políticas permiten a las empresas crear, cargar, organizar y distribuir documentación interna como:

• Manuales de empleados
• Código de conducta
• Políticas de TI y seguridad
• Directrices de salud y seguridad
• Políticas de gastos y viajes
• Acuerdos de trabajo remoto
• Documentos de protección de datos y cumplimiento

Las Políticas pueden ser dirigidas a grupos específicos de empleados y, cuando sea necesario, se puede solicitar a los empleados que confirmen que han leído y comprendido el contenido.

Esto ayuda a los equipos de Recursos Humanos y Operaciones a mejorar la comunicación, el cumplimiento y la visibilidad en toda la empresa.

¿Qué puedes hacer con las Políticas?

Con las Políticas, puedes:

• Cargar y publicar políticas de la empresa
• Controlar quién puede acceder a cada política
• Dirigir políticas por:
  • Entidad Legal
  • Lugar de trabajo
  • Equipo
• Solicitar reconocimiento de los empleados
• Rastrear tasas de reconocimiento
• Monitorear la adopción y visibilidad de las políticas
• Detectar qué empleados aún necesitan revisar documentación importante

¿Cuándo deben usarse las Políticas?

Las Políticas son especialmente útiles cuando la información debe ser:

• Comunicada claramente
• Fácilmente accesible
• Reconocida por los empleados
• Auditable para fines de cumplimiento

Ejemplos comunes incluyen:

Esto es especialmente útil para políticas obligatorias como el código de conducta, la protección de datos o las directrices de salud y seguridad.

Cómo funciona la visibilidad

Al publicar una política, puedes definir exactamente qué empleados deben tener acceso a ella.
La visibilidad se puede configurar utilizando uno o más de los siguientes filtros:

• Entidad Legal
• Lugar de trabajo
• Equipo

Esto asegura que los empleados solo vean políticas que son relevantes para ellos.

Cómo funciona el reconocimiento

El reconocimiento permite a las empresas solicitar a los empleados que confirmen que han leído y comprendido una política.

Cuando se habilita el reconocimiento:

1. Los empleados incluidos en la configuración de visibilidad reciben una tarea.
2. Pueden abrir y revisar la política.
3. Confirman su comprensión a través de una simple acción de reconocimiento.
4. Recursos Humanos y Administradores pueden rastrear el progreso del reconocimiento directamente desde la vista general de políticas.

Esto es particularmente importante para documentación obligatoria o relacionada con el cumplimiento.

Cómo crear y publicar una política

1. Abre Políticas desde la barra lateral:
   Documentos → Políticas
2. Crea o carga una política
   Puedes:
   • Cargar un documento existente
   • Crear una nueva política directamente en Factorial
   • Los formatos soportados dependen de la configuración de tu empresa.
3. Configura la visibilidad
   • Durante la publicación, selecciona los empleados que deben tener acceso eligiendo:
     • Entidad Legal
     • Lugar de trabajo
     • Equipo
     • Puedes combinar múltiples filtros para crear reglas de visibilidad más precisas.
4. Habilita el reconocimiento (opcional)
   Activa Solicitar reconocimiento si los empleados deben confirmar que han leído y comprendido la política.
5. Publica la política
   Una vez publicada:
   • Los empleados incluidos en la configuración de visibilidad obtendrán acceso
   • Los empleados que requieran reconocimiento recibirán una tarea pendiente
   • Recursos Humanos y Administradores pueden rastrear el progreso desde la vista general de políticas

Rastreo de reconocimientos

Desde la vista general de Políticas, los Administradores y equipos de Recursos Humanos pueden monitorear:

• Total de empleados afectados
• Número de reconocimientos completados
• Reconocimientos pendientes
• Porcentaje general de reconocimiento

Esto ayuda a los equipos a identificar:

• Políticas con baja adopción
• Empleados que aún necesitan recordatorios
• Vacíos de documentación en departamentos o ubicaciones

Panel de Políticas y Insights

Las Políticas también incluyen un panel dedicado que ayuda a los equipos de Recursos Humanos y Administradores a entender cómo los empleados interactúan con las políticas de la empresa e identificar vacíos de conocimiento en toda la organización.

Dependiendo de los permisos, los Administradores y equipos de Recursos Humanos pueden acceder a análisis e información relacionada con:

• Preguntas que los empleados están haciendo sobre las políticas
• Temas más buscados
• Áreas que generan confusión o preguntas repetidas
• Tendencias en preocupaciones o curiosidades de los empleados
• Políticas con bajo entendimiento o compromiso

Este panel ayuda a las empresas a pasar de una documentación estática a un sistema de gestión del conocimiento más dinámico y basado en datos.

Por ejemplo, los equipos pueden detectar:

• Empleados que preguntan repetidamente sobre las reglas de vacaciones
• Confusión en torno a los procesos de reembolso de gastos
• Aumento de preguntas relacionadas con el trabajo remoto o las horas extra
• Documentación faltante para preguntas operativas recurrentes

Estos insights pueden ser utilizados para:

• Mejorar políticas existentes
• Crear nuevas políticas de manera proactiva
• Aclarar secciones poco claras
• Identificar vacíos de comunicación entre equipos o ubicaciones
• Detectar tendencias y patrones de comportamiento dentro de la empresa

El panel es especialmente valioso para los equipos de Recursos Humanos, Operaciones, Legal y Comunicaciones Internas que buscan mejorar continuamente la documentación interna y la comprensión de los empleados.

El acceso al Panel de Políticas depende de los permisos del usuario y de la configuración del plan de Políticas de tu empresa.

Mejores prácticas

• Dirigir políticas cuidadosamente
  Evita compartir cada política con cada empleado. Limitar la visibilidad mejora la relevancia y reduce la sobrecarga de información.
   
• Usar un lenguaje simple y claro
  Las políticas redactadas en un lenguaje claro y comprensible suelen lograr tasas de reconocimiento más altas y una mejor comprensión por parte de los empleados.
   
• Volver a solicitar reconocimiento después de actualizaciones importantes
  Si una política cambia significativamente, solicita nuevamente el reconocimiento para asegurar que los empleados estén al tanto de la nueva información.
   
• Revisar los datos de reconocimiento regularmente
  Monitorear las tasas de reconocimiento puede ayudar a identificar:
  • Equipos que carecen de información importante
  • Vacíos de comunicación
  • Políticas que pueden necesitar aclaración o simplificación

Solución de problemas

Si los empleados no pueden ver una política
Verifica que:

• La política esté publicada.
• La configuración de visibilidad incluya lo correcto:
  • Entidad Legal
  • Lugar de trabajo
  • Equipo

Si no se configura ninguna audiencia, los empleados no tendrán acceso.

Las tasas de reconocimiento son bajas
Verifica que:

• Se hayan dirigido a los empleados correctos.
• El reconocimiento se habilitó durante la publicación.
• El contenido de la política sea fácil de entender.

También puedes considerar volver a compartir o recordar a los empleados manualmente.

No puedo ver datos de reconocimiento
Es posible que no tengas los permisos requeridos para acceder a análisis de políticas o información de reconocimiento.

Contacta a tu Administrador de la empresa para revisar tus permisos.

FAQ

1. ¿Quién puede crear y publicar políticas?
   Los Administradores y usuarios con los permisos adecuados pueden crear, editar y publicar políticas.
    
2. ¿Qué significa el reconocimiento para los empleados?
   Los empleados confirman que han leído y comprendido la política a través de una simple acción de reconocimiento.
    
3. ¿Se envían las notificaciones automáticamente?
   Actualmente, los empleados reciben una tarea solicitando reconocimiento.
   Se planean capacidades adicionales de notificación y recordatorio para futuras versiones.
    
4. ¿Puedo rastrear quién reconoció una política?
   Sí. Los equipos de Recursos Humanos y Administradores pueden rastrear el progreso del reconocimiento y ver las tasas de finalización generales directamente desde la vista general de Políticas.
    
5. ¿Pueden los empleados acceder a políticas antiguas?
   Los empleados pueden acceder a cualquier política que esté:
   • Publicada
   • Visible para ellos de acuerdo con la configuración de visibilidad configurada
      
6. ¿Qué pasa cuando se actualiza una política?
   Los Administradores pueden republicar la versión actualizada y solicitar reconocimiento nuevamente para asegurar que los empleados revisen los últimos cambios.
    
7. ¿Puedo ver cuántos empleados han reconocido una política?
   Sí. Recursos Humanos y Administradores pueden ver el porcentaje de empleados afectados que han leído y confirmado la política.