Resumen

La integración conecta Factorial a dos servicios de datos de DATEV. Para cada entidad jurídica, eliges qué servicio de datos utiliza: uno, o ambos.

Para ambos servicios de datos:

• Programas de nómina de DATEV soportados: DATEV LODAS y DATEV Lohn und Gehalt
• Flujo de datos: solo lectura, de DATEV a Factorial.
• Autorización por entidad jurídica: cada entidad jurídica está autorizada dentro de DATEV. Factorial solo lee los datos de los clientes y servicios de datos que has permitido.

DATEV Lohnauswertungsdatenservice

Factorial recupera los recibos de sueldo directamente de DATEV una vez que se cierra un ciclo de nómina. Los recibos de sueldo aterrizan en la distribución masiva de Factorial. Allí, puedes verificar cómo se emparejaron los recibos de sueldo y hacerlos disponibles para tus empleados. Ya no necesitas descargar, renombrar o reenviar archivos por correo electrónico. Cada recibo de sueldo se empareja a un empleado por nombre, apellido y ID legal. Nadie ve los recibos de sueldo hasta que hayas verificado el emparejamiento y los hayas hecho disponibles.

Datos recuperados

• Recibos de sueldo (Brutto/Netto-Abrechnung, tipo de documento de DATEV LOBN) para cada empleado

DATEV Lohnergebnisdatenservice

Factorial importa los resultados de nómina de un mes desde DATEV a la ejecución de nómina de ese mes en Factorial. No tienes que escribir las cifras a mano ni importar archivos.

Datos recuperados (por empleado y mes contable)

• Tipos de salario bruto, con número de tipo de salario, nombre y cantidad
• Adiciones y deducciones netas, con número, nombre y cantidad
• Pago neto

Factorial mapea los tipos de salario de DATEV con los conceptos de nómina de Factorial utilizando el mapeo de tipos de salario de DATEV LAUDS.

Requisitos para utilizar los servicios de datos de DATEV en DATEV eG

Información general sobre los servicios de datos de DATEV está disponible de DATEV eG aquí:

• DATEV Lohnauswertungsdatenservice (Tienda)
• DATEV Lohnergebnisdatenservice (Tienda)

Información sobre cómo solicitar y configurarlos en DATEV eG está disponible en Configurar los servicios de datos de DATEV y en los documentos de ayuda www.datev.de/hilfe/1007329 (para empresas de asesoría fiscal) y www.datev.de/hilfe/1022677 (para empresas). Para cada servicio de datos:

Además de las empresas de asesoría fiscal, el socio de DATEV Onboarding también ayuda a configurar los servicios de datos de DATEV para empresas en negocios de clientes vinculados que trabajan por su cuenta con un programa de contabilidad de DATEV.

Las citas y más información están disponibles en go.datev.de/partner-onboarding-info. DATEV ofrece ayuda para registrar los servicios de datos en www.datev.de/partner-onboarding.

En resumen, tu asesor fiscal hace esto en DATEV:

1. Solicita y activa el DATEV Lohnauswertungsdatenservice y/o el DATEV Lohnergebnisdatenservice para cada cliente (Mandant) que quieras conectar a Factorial.
2. Asegúrate de que el cliente esté configurado para el intercambio de datos a través del centro de datos de DATEV (RZ-Kommunikation).
3. Otorga a la persona que conectará tus entidades jurídicas desde la cuenta de Factorial de tu empresa un DATEV SmartLogin con acceso a ese cliente.

Requisitos en Factorial

• DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) está instalado y conectado. La integración toma estos de DATEV LAUDS: tu número de consultor (Beraternummer), qué número de cliente (Mandantennummer) pertenece a cada entidad jurídica. El DATEV Lohnergebnisdatenservice también toma el mapeo de tipos de salario ya configurado durante la configuración de DATEV LAUDS.
• La entidad jurídica está en Alemania. Solo se pueden conectar entidades jurídicas alemanas.
• Eres un admin en Factorial, por lo que puedes instalar y configurar integraciones.
• Solo para el DATEV Lohnergebnisdatenservice: debe existir un ciclo de nómina regular en Factorial para el mes del que deseas importar datos.

Qué revisar con tu asesor fiscal

Para ambos servicios de datos:

• Cliente por entidad jurídica: qué número de cliente de DATEV pertenece a qué entidad jurídica en Factorial.
• Cierre del mes contable: cuándo se cierra el mes en DATEV. Los datos solo estarán accesibles después de eso.

También para el DATEV Lohnergebnisdatenservice:

• Tipos de salario: qué tipos de salario de DATEV se utilizan, y a qué concepto de nómina de Factorial corresponde cada uno. Estos mapeos se establecen al configurar DATEV LAUDS.
• Adiciones y deducciones netas: asegúrate de mapear también los tipos de salario neto en DATEV LAUDS. La importación de resultados de nómina los necesita.
• Números de personal: Factorial empareja los resultados de nómina por número de personal de DATEV. Los números de personal en Factorial deben coincidir con los de DATEV. Se sincronizan a través de DATEV LAUDS.

Acceso para tu asesor fiscal

Para conectar una entidad jurídica, una persona necesita dos cosas: un SmartLogin de DATEV que esté autorizado para el cliente de esa entidad jurídica en DATEV, y derechos de administrador para integraciones en Factorial. Esto suele ser quien se encarga de la nómina de tu empresa. Si nadie en tu empresa tiene un SmartLogin adecuado, tu asesor fiscal puede conectarse por ti:

1. Invita a tu asesor fiscal a Factorial como usuario externo y dale derechos de administrador para integraciones.
2. Inicia sesión en Factorial, abre la Configuración de la integración y conecta la entidad jurídica con su propio DATEV SmartLogin (ver Configuración en Factorial).

En Factorial, la conexión pertenece a tu empresa:

• Factorial muestra el nombre de quien hizo la conexión, solo para referencia.
• En DATEV, el acceso permanece vinculado al SmartLogin de esa persona.
• Si se pierde el acceso al cliente, o se retira el consentimiento en DATEV, la conexión deja de funcionar y debe establecerse nuevamente.

Configuración en Factorial

1. Instala la integración
   Abre el Factorial Marketplace, encuentra la integración de DATEV y haz clic en Instalar para la empresa.
   Un mensaje confirma la instalación y te indica que conectes cada entidad jurídica alemana en la Configuración de la integración.
   Cierra con Entendido para asegurarte de que todo esté listo para comenzar.
    
2. Abre la Configuración
   En la Configuración de la integración, Conexiones de DATEV lista todas tus entidades jurídicas alemanas con el formato “Nombre de la entidad jurídica (ID de cliente de DATEV)”, por ejemplo “Alpenblick Maschinenbau AG (455148-10020)”.
   Cada entrada muestra si la entidad está conectada, para qué servicios de datos, por quién, cuándo, y cuándo expira la conexión.
    
3. Elige una entidad jurídica y haz clic en Conectar
    
4. Elige los servicios de datos
   Marca qué servicios de datos debería usar esta entidad jurídica: Lohnauswertungsdatenservice, Lohnergebnisdatenservice o ambos.
   Factorial solicita a DATEV exactamente los servicios de datos que marcas aquí.
    
5. Inicia sesión en DATEV
   Haz clic en Conectar. Se abre una ventana de DATEV.
   Inicia sesión con tu DATEV SmartLogin y escanea el código QR con la aplicación DATEV SmartLogin.
   Una vez que DATEV confirme, regresas a la lista y la entidad jurídica muestra que está conectada.
    
6. Repite los pasos 3 a 5 para cada entidad jurídica adicional

Importando recibos de sueldo (DATEV Lohnauswertungsdatenservice)

Una vez que tu asesor fiscal haya cerrado el mes contable en DATEV:

1. En Factorial, abre Documentos y comienza una distribución masiva de archivos.
2. En el paso de carga, haz clic en Importar desde DATEV.
3. Elige el mes contable. Por defecto, se selecciona el mes anterior.
4. Factorial recupera los recibos de sueldo de ese mes para cada entidad jurídica conectada al DATEV Lohnauswertungsdatenservice y los combina en un PDF.
5. En el asistente de distribución, Factorial divide el documento por página y empareja cada página a una persona por su Nombre, Apellido y Número de Seguridad Social. Verifica que el emparejamiento sea correcto, luego haz los recibos de sueldo disponibles.

Si algunos recibos de sueldo aún no están disponibles en DATEV para una entidad jurídica, o DATEV rechaza el acceso, Factorial aún importa los recibos de sueldo para las entidades disponibles. Se te muestra qué entidades faltan y por qué.

Importando resultados de nómina (DATEV Lohnergebnisdatenservice)

Una vez que tu asesor fiscal haya cerrado el mes contable en DATEV:

1. En Factorial, abre el ciclo para el mes que deseas importar bajo Compensaciones.
2. Abre el menú de tres puntos (⋮) en la parte superior derecha, haz clic en Importar resultados de nómina. En el paso de carga, haz clic en Importar desde DATEV.
3. Se abrirá un formulario de verificación. Simplemente haz clic en el botón Iniciar Importación. Solo se ofrecen entidades jurídicas conectadas al DATEV Lohnergebnisdatenservice. El mes contable proviene de la ejecución de nómina.

Antes de importar, Factorial verifica que todo esté listo:

• Existe un ciclo de nómina regular para el mes.
• Se puede leer el mapeo de tipos de salario.
• Los empleados de la entidad jurídica tienen números de personal de DATEV.
• DATEV tiene resultados de nómina para ese mes.

Si una verificación falla, verás el motivo de inmediato y nada se importará. De lo contrario, aparecerá una última ventana de formulario mostrando algunos comentarios sobre el proceso: cuántos empleados estarán involucrados, si algunos de ellos faltan en el proceso, si alguna entidad jurídica se ha encontrado como no conectada…

La importación se ejecuta en segundo plano y puedes cerrar la ventana. Cuando termine, Factorial enviará una notificación interna con algunas ideas sobre la importación.

Gestionando conexiones

• Cambiar los servicios de datos de una entidad jurídica: En Configuración, elige la entidad jurídica, marca los servicios de datos que deseas y haz clic en Reconectar. Inicia sesión en DATEV nuevamente.
• Renovar una conexión caducada o revocada: Una conexión caduca dos años después de la sesión de inicio en DATEV. Configuración muestra la fecha bajo Caduca el. Si una entidad jurídica muestra Caducada — necesita reconexión o Necesita reconexión — DATEV revocó la conexión, elígela en Configuración e inicia sesión en DATEV nuevamente. Hasta entonces, las importaciones omiten esa entidad.
• Desconectar entidades jurídicas específicas: Al desinstalar la integración, elige Desconectar entidades jurídicas específicas, marca las que deseas y termina con Confirmar. La integración permanece instalada.
• Desinstalar la integración: Al desinstalar, elige Desinstalar. Cada entidad jurídica se desconecta de DATEV y los propios registros de la integración, como sus conexiones, se eliminan.

Alcance y limitaciones

Para ambos servicios de datos:

• Solo entidades jurídicas alemanas.
• Solo bajo demanda. Factorial recupera datos solo cuando inicias la importación, no programadamente.
• Límite de solicitudes de DATEV: DATEV limita el número de solicitudes por hora. Si se alcanza el límite, se te mostrará cuándo puedes intentar nuevamente.
• Los datos maestros provienen de DATEV LAUDS. Cambia el número de consultor, números de cliente, números de personal y mapeo de tipos de salario en DATEV LAUDS.

DATEV Lohnauswertungsdatenservice:

• Meses contables: puedes recuperar cualquier mes desde enero del año anterior hasta el último mes cerrado.
• Siempre documentos para toda la empresa. DATEV devuelve los recibos de sueldo de todos los empleados de todas las entidades jurídicas de la empresa. No puedes recuperar los recibos de sueldo de un solo empleado en particular.

DATEV Lohnergebnisdatenservice:

• Importaciones en una ejecución de nómina existente. Factorial no crea la ejecución de nómina. Debe existir ya para el mes.
• Solo datos para empleados con un número de personal de DATEV. Cualquier empleado sin un número de personal de DATEV, o sin resultados en DATEV para el mes, se omite.
• Tipos de salario sin mapeo en DATEV LAUDS no pueden ser importados.

Resolución de problemas

Para ambos servicios de datos

DATEV Lohnauswertungsdatenservice

DATEV Lohnergebnisdatenservice