El Inventario te permite crear categorías y campos personalizados para almacenar la información que importa para cada tipo de activo. Esto te ayuda a mantener los datos de los activos organizados y estructurados, en lugar de agregar detalles importantes en el campo de Notas donde no se pueden filtrar ni utilizar en informes.
Resumen
Con categorías y campos personalizados, puedes adaptar el Inventario a las necesidades de tu organización. Por ejemplo, puedes crear categorías para uniformes u otros tipos de activos y agregar campos como tamaño, matrícula o fecha de calibración.
Los valores de los campos personalizados se almacenan como datos estructurados de activos, por lo que pueden ser mostrados, filtrados y utilizados en informes.
Cuándo y por qué debe ser utilizado
Utiliza categorías y campos personalizados cuando las opciones predeterminadas de Inventario no cubren la información que necesitas rastrear. Por ejemplo:
- Crea una categoría de Uniformes y agrega un campo de Tamaño
- Crea una categoría de Vehículos y agrega un campo de Matrícula
- Crea una categoría de Equipos y agrega un campo de Fecha de calibración
Esto mantiene la información de los activos consistente y facilita su búsqueda e informe.
Cómo usar
- En tu barra lateral, ve a Configuración
- Ve a Inventario
- En la pestaña de Personalización de categorías, crea una nueva categoría o selecciona una existente
- Pide a One que agregue los campos personalizados que necesitas para esa categoría
- Guarda el activo
- La categoría y los campos personalizados están disponibles para los activos que utilizan esa categoría
- Utiliza los valores de campo almacenados para filtrar activos y, donde sea compatible, incluye la información en los informes
Si tu campo personalizado no está disponible cuando creo un activo, verifica que el campo se haya agregado a la categoría correspondiente y que estés creando o editando un activo asignado a esa categoría.
Las notas no son campos estructurados. Crea un campo personalizado para la información que necesitas filtrar o utilizar en informes, y ingresa el valor allí en su lugar.
Consejos y mejores prácticas
- Utiliza nombres claros y específicos para categorías y campos para que todos sepan qué información ingresar
- Crea un campo separado para cada pieza de información que desees filtrar o informar
- Por ejemplo, utiliza Matrícula en lugar de agregar el número de placa a Notas
- Evita almacenar información estructurada en el campo de Notas cuando necesites filtrarla o informarla
- Antes de crear una nueva categoría, verifica si ya existe una categoría que se ajuste a tus necesidades
FAQ
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¿Puedo crear una categoría que no esté incluida por defecto?
Sí. Puedes crear tus propias categorías al crear o editar un activo.
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¿Puedo filtrar activos usando campos personalizados?
Sí. Los valores de los campos personalizados son datos estructurados de activos y pueden ser utilizados para filtrar donde el filtrado esté disponible.
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¿Se pueden usar campos personalizados en informes?
Sí, la información de los campos personalizados puede ser utilizada en informes donde sea compatible.