L'integrazione di esportazione file DATEV (Spese) consente di esportare le spese approvate da Factorial in un formato compatibile con DATEV. Puoi quindi caricare i file esportati su DATEV Unternehmen Online (DUO) utilizzando Belegtransfer, in modo che il tuo consulente fiscale possa esaminare e registrare le spese senza doverle inserire manualmente.
Panoramica
L'integrazione di esportazione file DATEV (Spese) è progettata per entità legali tedesche.
Esporta le spese approvate di Factorial, comprese le spese regolari, i chilometri e i diari di viaggio, in un file che può essere importato in DATEV. I dati esportati possono includere:
- Data e importo della spesa
- Aliquota IVA
- Conto G/L (Sachkonto)
- Conto creditore (Personenkonto)
- Valuta e tasso di cambio, quando applicabile
- Numero di fattura o documento
- Testo di registrazione
- Nome del fornitore
- Centro di costo (KOST1)
- File di ricevuta associati alla spesa
L'integrazione funziona in un'unica direzione: Factorial → DATEV. Non legge informazioni da DATEV.
Ogni spesa viene esportata come una registrazione nel libro contabile delle fatture da pagare. Se una spesa contiene più aliquote IVA, viene creata una registrazione separata per ogni aliquota IVA.
Prima di iniziare
Prima di configurare l'integrazione, assicurati che:
- Stai utilizzando l'integrazione per un ente legale tedesco
- La tua configurazione contabile di Factorial è configurata
- Il tuo piano dei conti e la mappatura del libro contabile sono disponibili in modo che le spese possano essere assegnate ai corretti conti G/L
- Hai il tuo numero di consulente DATEV (Beraternummer) e il numero del cliente (Mandantennummer) disponibili
Come utilizzare
Configura l'integrazione
- Vai al Factorial Marketplace
- Installa DATEV File Export (Spese)
- Apri le impostazioni di integrazione
- Inserisci il tuo numero di consulente (Beraternummer)
- Inserisci il numero del cliente (Mandantennummer) per ogni ente legale
- Seleziona il tuo piano dei conti:
- SKR03
- SKR04
- Imposta la lunghezza del conto tra 4 e 8 cifre
- Inserisci il tuo conto collettivo fornitore
- Inserisci il tuo conto bancario della carta
- Assicurati che la tua configurazione contabile di Factorial mappi correttamente le spese ai conti G/L
Esporta le spese da Factorial
- Nella tua barra laterale, vai su Spese
- Filtra l'elenco per mostrare le spese approvate che desideri esportare
- Seleziona DATEV File Export (Spese)
- Attendi il termine dell'esportazione
- Scarica il file ZIP generato dalla cartella Documenti Spese. Un link al file è anche fornito nella notifica di completamento dell'esportazione.
Note importanti
- Solo le spese approvate vengono esportate
- Le ricevute più grandi del limite per file di DATEV di 20 MB non sono incluse nell'esportazione
- Una spesa già esportata non viene esportata di nuovo a meno che non sia cambiata
Carica i file su DATEV
Factorial genera un file ZIP, ma DATEV Belegtransfer richiede i file individuali piuttosto che l'archivio ZIP.
- Estrai il file ZIP scaricato da Factorial
- Se hai più entità legali, troverai un archivio per ogni Mandant (numero cliente) all'interno dello ZIP
- Estrai ogni archivio Mandant separatamente
- Aggiungi i file estratti a DATEV Belegtransfer per il Mandant corrispondente
- Avvia il trasferimento
- Belegtransfer invia i file a DATEV Unternehmen Online, dove il tuo consulente fiscale può esaminarli e registrarli
Se hai più entità legali, estra ogni archivio e carica i suoi file al Mandant corrispondente in Belegtransfer.
Consigli e migliori pratiche
- Assicurati che la tua configurazione contabile di Factorial sia completa prima di esportare le spese.
- Controlla che ogni spesa possa essere assegnata a un conto G/L valido.
- Quando lavori con più entità legali, assicurati che ogni archivio estratto venga caricato sul Mandant corretto.
- Estrai sempre lo ZIP prima di caricare i file su Belegtransfer.
- Esamina la notifica di esportazione per eventuali ricevute che non possono essere incluse.
- Ricorda che questa integrazione è un esportazione basata su file, non una connessione automatica a DATEV.
FAQ
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Quali entità legali possono utilizzare l'esportazione file DATEV (Spese)?
L'integrazione è progettata per entità legali tedesche.
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Quali tipi di spese vengono esportate?
L'integrazione esporta spese regolari, chilometri e diari di viaggio, a condizione che soddisfino i requisiti di esportazione.
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Le spese non approvate vengono esportate?
No. Solo le spese approvate vengono esportate.
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L'integrazione invia automaticamente i dati a DATEV?
No. Factorial genera il file di esportazione e carichi manualmente i file estratti su DATEV tramite Belegtransfer.
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DATEV invia informazioni a Factorial?
No. Il flusso di dati è unidirezionale: Factorial → DATEV.
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Quale piano dei conti posso utilizzare?
Puoi configurare l'integrazione per utilizzare SKR03 o SKR04.
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Come vengono assegnati i conti G/L?
I conti G/L vengono presi dalla tua configurazione contabile di Factorial e mappati per ogni ente legale.
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Cosa succede se una spesa ha più aliquote IVA?
La spesa viene esportata come una registrazione nel libro contabile delle fatture da pagare per ogni aliquota IVA inclusa nella ripartizione IVA della spesa.
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Posso esportare una spesa più di una volta?
Una spesa già esportata non viene esportata di nuovo a meno che non cambi.
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Posso caricare direttamente lo ZIP su Belegtransfer?
No. Estrai prima lo ZIP e carica i file individuali su Belegtransfer.
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Cosa succede se una ricevuta è più grande di 20 MB?
La ricevuta viene esclusa dall'esportazione e segnalata come esclusa. Le spese rimanenti nel lotto possono comunque essere esportate.
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Chi devo contattare se ho bisogno di aiuto?
- Per aiuto con l'esportazione file DATEV in Factorial, contatta Factorial Support tramite l'aiuto in-app.
- Per domande sull'importazione, revisione o registrazione dei file in DATEV Unternehmen Online, contatta il tuo consulente fiscale.