Inventory ti permette di creare categorie e campi personalizzati per memorizzare le informazioni che contano per ogni tipo di asset. Questo ti aiuta a mantenere i dati sugli asset organizzati e strutturati, invece di aggiungere dettagli importanti nel campo Note dove non possono essere filtrati o utilizzati nei report.
Panoramica
Con categorie e campi personalizzati, puoi adattare Inventory alle esigenze della tua organizzazione. Ad esempio, puoi creare categorie per uniformi o altri tipi di asset e aggiungere campi come taglia, targa o data di calibrazione.
I valori dei campi personalizzati sono memorizzati come dati strutturati sugli asset, quindi possono essere visualizzati, filtrati e utilizzati nei report.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Utilizza categorie e campi personalizzati quando le opzioni di Inventory predefinite non coprono le informazioni che hai bisogno di monitorare. Ad esempio:
- Crea una categoria Uniformi e aggiungi un campo Taglia
- Crea una categoria Veicoli e aggiungi un campo Targa
- Crea una categoria Attrezzature e aggiungi un campo Data di calibrazione
Questo mantiene le informazioni sugli asset coerenti e rende più facile trovarle e riportarle.
Come usare
- Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
- Vai su Inventory
- Nella scheda Personalizzazione delle categorie, crea una nuova categoria o seleziona una esistente
- Chiedi a One di aggiungere i campi personalizzati di cui hai bisogno per quella categoria
- Salva l'asset
- La categoria e i campi personalizzati sono disponibili per gli asset che utilizzano quella categoria
- Utilizza i valori dei campi memorizzati per filtrare gli asset e, dove supportato, includere le informazioni nei report
Se il tuo campo personalizzato non è disponibile quando creo un asset, verifica che il campo sia stato aggiunto alla categoria pertinente e che tu stia creando o modificando un asset assegnato a quella categoria.
Le note non sono campi strutturati. Crea un campo personalizzato per le informazioni che hai bisogno di filtrare o utilizzare nei report, e inserisci il valore lì invece.
Consigli e migliori pratiche
- Utilizza nomi chiari e specifici per categorie e campi in modo che tutti sappiano quali informazioni inserire
- Crea un campo separato per ogni pezzo di informazione che desideri filtrare o riportare
- Ad esempio, utilizza Targa piuttosto che aggiungere il numero di targa nelle Note
- Evita di memorizzare informazioni strutturate nel campo Note quando hai bisogno di filtrarle o riportarle
- Prima di creare una nuova categoria, verifica se una categoria esistente soddisfa già le tue esigenze
FAQ
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Posso creare una categoria che non è inclusa per default?
Sì. Puoi creare le tue categorie quando crei o modifichi un asset.
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Posso filtrare gli asset utilizzando campi personalizzati?
Sì. I valori dei campi personalizzati sono dati strutturati sugli asset e possono essere utilizzati per il filtraggio dove il filtraggio è disponibile.
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I campi personalizzati possono essere utilizzati nei report?
Sì, le informazioni dei campi personalizzati possono essere utilizzate nei report dove supportato.