One, l'assistant IA de Factorial, peut donner des retours en votre nom, lister les retours que vous êtes autorisé/e à voir, et supprimer les retours que vous avez écrits. One vous montre toujours un résumé et attend votre approbation avant d'envoyer ou de supprimer quoi que ce soit. One suit les mêmes règles de visibilité que Performance > Feedbacks, donc il ne montre jamais les retours que vous ne pourriez pas ouvrir vous-même.

Avant de commencer

• Vous devez avoir accès à Performance > Feedbacks. Si vous ne voyez pas cet onglet, One ne peut pas utiliser les retours non plus.
• Sachez pour qui le retour est destiné et qui doit le lire. Si vous ne dites pas qui doit le lire, One vous le demandera.

Étapes

Donner un retour avec One (tout le monde)

1. Ouvrez One.
2. Écrivez une demande qui inclut les destinataires et le texte du retour, par exemple : "Donnez un retour à Laura Gómez : votre présentation au conseil était claire et bien préparée."
3. Si vous n'avez pas dit qui doit lire le retour, One vous demande de choisir : seulement l'employé/e, seulement le/la manager de l'employé/e, ou les deux.
4. Si plusieurs employés correspondent à un nom, One vous demande de choisir la bonne personne.
5. Si vous n'avez pas inclus le texte du retour, One vous le demandera.
6. One affiche un résumé avec les noms des destinataires, qui peut voir le retour, et le texte (les 200 premiers caractères).
7. Approuvez l'action pour envoyer le retour, ou rejetez-la pour annuler.
8. Le retour apparaît dans Performance > Feedbacks > Donnés. Si cette page est ouverte, elle se rafraîchit automatiquement.

Trouver un retour avec One (tout le monde)

1. Ouvrez One.
2. Demandez le retour que vous souhaitez, par exemple : "Montrez-moi le retour que j'ai reçu au cours des 3 derniers mois."
3. Vous pouvez filtrer par qui l'a reçu, qui l'a donné, une plage de dates, et la visibilité.
4. One liste les retours correspondants et décrit la visibilité en termes simples.

Supprimer un retour avec One (auteur uniquement)

1. Ouvrez One.
2. Demandez à One de supprimer un retour que vous avez écrit, par exemple : "Supprimez le retour que j'ai envoyé à Marc hier."
3. One trouve le retour et vous demande d'approuver la suppression.
4. Approuvez pour le supprimer définitivement pour tous ceux qui l'ont reçu.

Règles et comportement

• Si vous ne déclarez pas la visibilité, alors One vous demande de choisir entre seulement l'employé/e (Seulement l'employé/e), seulement son/sa manager (Seulement leur manager), ou les deux (L'employé/e et son/sa manager).
• Si vous avez déjà déclaré la visibilité dans votre demande, alors One ne demande plus.
• Si un nom correspond à plusieurs employés, alors One vous demande de choisir un. Si exactement un employé/e correspond, One utilise cet employé/e.
• Si vous ne donnez pas le texte du retour, alors One le demandera. One n'invente jamais de texte de retour par lui-même.
• Si One est sur le point de donner ou de supprimer un retour, alors il affiche un résumé et attend votre approbation.
• Si vous approuvez, alors le retour est envoyé avec votre nom comme auteur, exactement comme si vous aviez utilisé Donner un retour, y compris l'email aux destinataires.
• Si vous demandez à One de supprimer un retour écrit par quelqu'un d'autre, alors la suppression échoue. Seul l'auteur peut supprimer un retour.
• Si vous demandez à One de lister les retours, alors One ne retourne que les retours que vous pouvez voir dans Performance > Feedbacks.

Limitations

• One ne peut pas envoyer de retour sans votre approbation.
• One ne peut pas envoyer de retours anonymes ou de retours au nom d'une autre personne. Vous êtes toujours l'auteur.
• One ne peut pas éditer de retour. Demandez à One de le supprimer et de le redonner.
• One ne peut pas changer la visibilité d'un retour après qu'il a été envoyé.
• One ne peut pas montrer des retours Seulement employés entre d'autres personnes, même aux administrateurs.
• One ne peut pas demander des retours de collègues pour vous.

Dépannage

• Symptôme : "One dit qu'il ne peut pas aider avec les retours." → Cause : vous n'avez pas accès à Performance > Feedbacks (le plan de votre entreprise n'inclut pas Performance). → Solution : demandez à votre administrateur.
• Symptôme : "One a choisi la mauvaise personne." → Cause : le nom correspondait à un autre employé. → Solution : rejetez l'approbation et répétez la demande avec le nom complet. Si cela a déjà été envoyé, demandez à One de le supprimer.
• Symptôme : "One n'a pas trouvé le retour dont je sais qu'il existe." → Cause : le retour n'est pas visible pour vous, par exemple, c'est Seulement employés entre d'autres personnes. → Solution : aucune. One suit les mêmes règles de visibilité que Performance > Feedbacks.

FAQ

1. One enverra-t-il des retours sans me demander ?

Non. One montre toujours un résumé et attend votre approbation.

2. One peut-il écrire le retour pour moi ?

Non. One envoie le texte que vous lui donnez et n'invente jamais de texte de retour. Si votre demande n'a pas de texte, One vous le demandera.

3. Le destinataire sait-il que le retour est passé par One ?

Non. Le retour a l'air identique à un retour donné depuis Performance > Feedbacks, avec votre nom comme auteur.

4. One peut-il résumer le retour que mon équipe a reçu ?

Oui. Demandez, par exemple, "Résumez le retour que mon équipe a reçu ce trimestre." One utilise uniquement les retours que vous êtes autorisé/e à voir.

5. One peut-il supprimer des retours ?

Oui, seulement les retours que vous avez écrits, et seulement après votre approbation.