Unter Beschaffung versteht man den Prozess des Erwerbs von Waren, Dienstleistungen oder Werken von einer externen Quelle. Dieses Feld umfasst verschiedene Aktivitäten, wie z. B. Bedürfnisse zu ermitteln, die Beschaffung von Lieferanten, die Aushandlung von Bedingungen und die Verwaltung von Verträgen.
Das Ziel der Beschaffung besteht darin, die richtigen Produkte oder Dienstleistungen zum richtigen Preis und in der richtigen Qualität zu erhalten und sicherzustellen, dass sie pünktlich geliefert werden und den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
Diese Funktion befindet sich derzeit im Betatest . Um an der Testphase teilzunehmen, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager.
Beschaffungs-Genehmigungsablauf
Eines der Hauptmerkmale eines Beschaffungsprozesses sind die Genehmigungsabläufe, die die Reihenfolge organisieren, in der Prozesse jeder Anfrage folgen sollen. Der Genehmigungsablauf bietet eine zusätzliche Kontroll- und Überwachungsebene.
Genehmigungsgruppen und Ablaufeinstellungen
Um einen spezfischen Genehmigungsprozess zu erstellen, müssen Sie eine Genehmigungsgruppe erstellen, und unter dieser Gruppe können Sie den spezifischen Ablauf festlegen.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Finanzen und klicken Sie auf Ausgabenanfragen
- Klicken Sie auf Neue Genehmigungsgruppe hinzufügen
- Fügen Sie einen Namen und eine Beschreibung hinzu (fakultativ)
- Klicken Sie auf Genehmigungsgruppe speichern
Genehmigungsablauf
Der Genehmigungsablauf ist in Ebenen gegliedert:
- Jeder Ebene sind ein oder mehrere Genehmiger zugeordnet
- Um zur nächsten Ebene zu gelangen, müssen die Genehmiger der vorherigen Ebene die Anfrage genehmigen
Standardmäßig ist der Administrator der Genehmiger der ersten Genehmigungsebene.
So ändern oder fügen Sie Genehmiger hinzu:
- Sie können weitere Genehmiger zur selben Genehmigungsebene hinzufügen, indem Sie einfach auf das Plus-Symbol klicken.
- Sie können die Genehmigungsebene bearbeiten oder löschen, indem Sie einfach auf das Symbol mit den drei Punkten klicken.
So weisen Sie Mitarbeiter zu:
Sobald Sie den Genehmigungsablauf definiert haben, können Sie die Mitarbeiter zuweisen.
Alle Mitarbeiter, die einer Genehmigungsgruppe zugeordnet sind, folgen dem vorab definierten Genehmigungsablauf.
Mitarbeiter können nur einer Genehmigungsgruppe zugeordnet werden.
- Öffnen Sie die Registerkarte Mitarbeiter
- Klicken Sie oben rechts auf das + Symbol
- Wählen Sie die Mitarbeiter aus und fügen Sie sie hinzu
Beschaffungsgenehmigungen
Es gibt zwei Berechtigungen, die verwaltet werden können:
- Beschränkung der Mitarbeiter, die Anfragen stellen können
- Beschränkung der Mitarbeiter, die Bestellungen verwalten können
So erstellen Sie Ausgabenanfragen
Sobald alle Einstellungen abgeschlossen sind, können Mitarbeiter damit beginnen, Ausgabenanfragen zu stellen.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Meine Ausgaben
- Öffnen Sie Meine Ausgabenanfragen
- Klicken Sie auf + Neue Anfrage
- Wählen Sie zwischen Neues Produkt oder Service oder Software
- Füllen Sie alle Informationen aus:
- Allgemeine Informationen
- Anbieter/Auftragnehmerinformationen
- Anhänge
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Zur Genehmigung senden
Sobald eine Ausgabenanfrage zur Genehmigung gesendet wurde, folgt die Anfrage dem Genehmigungsablauf, der für den Mitarbeiter in der Genehmigungsgruppe festgelegt wurde, der er angehört. Der Mitarbeiter erhält Updates zu der Anfrage im Posteingang > Benachrichtigungen.
So genehmigen Sie Ausgabenanfragen
💡 Um die Verwaltung von Ausgabenanfragen zu erleichtern, erhält der Genehmiger eine Benachrichtigung über den Posteingang im Abschnitt Anfragen.
Der Genehmiger findet die Ausgabenanfrage in den Abschnitten Ausgabenanfrage.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste auf Ausgaben
- Ausgabenanfragen öffnen
Die Liste der Ausgabenanfragen hilft Genehmigern und Finanzmanagern dabei, den Status aller Ausgabenanfragen, über die sie informiert sein müssen, besser zu verstehen.
In dieser Liste kann der Genehmiger durch Klicken auf den Pfeil rechts die Details der Anfrage anzeigen und sie genehmigen.
💡 Kommentare zur Ausgabenanfrage
Es ist üblich, dass sowohl der Antragsteller als auch der Genehmiger einer Ausgabenanfrage Fragen haben. Nutzen Sie den Abschnitt Kommentare, um direkt innerhalb der Ausgabenanfrage eine Unterhaltung zu beginnen und somit eine reibungslose Kommunikation zu ermöglichen. Diejenigen, die mit der Ausgabenanfrage verbunden sind, erhalten Benachrichtigungen, sobald neue Kommentare hinzugefügt werden.
Bestelllisten
Bestellungen sind genehmigte Ausgabenanfragen mit allen Details zum Kauf, dem Anbieter/Auftragnehmer und dem Antragsteller.
Sie können als .CSV oder Excel exportiert werden.
Anbieter/Auftragnehmer
Immer wenn eine Ausgabenanfrage erstellt wird, wird im Abschnitt Anbieter/Auftragnehmer auch ein neuer Anbieter/Auftragnehmer generiert. Dieser Anbieter/Auftragnehmer bleibt während des gesamten Anfrageprozesses im Bearbeitungsmodus, sodass Genehmiger und Endprüfer Informationen ändern und eine korrekte Speicherung gewährleisten können.
Sie können direkt im Bereich Anbieter/Auftragnehmer einen neuen Anbieter/Auftragnehmer erstellen. Diese Anbieter/Auftragnehmer stehen dann während der Ausgabenanfragen zur Verfügung.