Spare Zeit und halte deinen Dokumentenunterzeichnungsprozess mit wiederverwendbaren Unterschriftskonfigurationen konsistent. Administratoren können Unterzeichner, Unterzeichnungsreihenfolge und optionale Positionen für Unterschriftsstempel einmal festlegen, sodass Absender dieselbe Konfiguration wiederverwenden können, wann immer sie ein privates Dokument für Mitarbeiter oder Unternehmen zur Unterschrift senden.
Übersicht
Wiederverwendbare Unterschriftskonfigurationen ermöglichen es Administratoren, standardisierte Unterzeichnungs-konfigurationen in Dokumenteneinstellungen zu erstellen. Eine Konfiguration kann Folgendes umfassen:
- Die Personen, die unterschreiben müssen
- Ob Unterschriften nacheinander oder parallel gesammelt werden
- Die Seite, Position und Größe jedes Unterschriftsstempels, falls erforderlich
Beim Versenden eines Dokuments kann der Absender eine vorhandene Konfiguration auswählen, die Unterzeichner und die Platzierung der Unterschriften überprüfen und das Dokument senden, ohne den Unterzeichnungsfluss von Grund auf neu zu konfigurieren.
Diese Funktionalität ist für Mitarbeiterdokumente und private Unternehmensdokumente verfügbar. Sie ist nicht für Öffentliche Dokumente verfügbar.
So verwenden Sie es
Erstellen einer wiederverwendbaren Unterschriftskonfiguration
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
- Greife auf den Abschnitt Dokumente zu
- Öffne die Registerkarte Unterschriftvorlagen
- Klicke auf +Neue Vorlage
- Fülle die Details aus und füge die erforderlichen Unterzeichner hinzu
- Wähle aus, ob die Unterzeichner nacheinander oder parallel unterschreiben sollen
- Definiere die Platzierung des Unterschriftsstempels mithilfe eines Beispieldokuments, einschließlich Seite, Position und Größe
- Speichere die Konfiguration
Verwenden einer Unterschriftvorlage beim Versenden eines Dokuments
- Beginne mit dem Versenden eines Mitarbeiterdokuments oder privaten Unternehmensdokuments zur Unterschrift
- Aktiviere in den Dokumenteneinstellungen den Schalter für E-Signatur anfordern
- Wähle Eine Vorlage verwenden
- Überprüfe die vordefinierten Unterzeichner und die Unterzeichnungsreihenfolge
- Vorschau der Positionen der Unterschriftsstempel, falls sie in der Konfiguration definiert wurden
- Führe erforderliche Anpassungen durch oder wähle aus, den Unterzeichnungsfluss manuell zu konfigurieren
- Versende das Dokument
Wenn eine wiederverwendbare Unterschriftskonfiguration beim Versenden eines Dokuments nicht verfügbar ist, überprüfe, ob du ein Mitarbeiterdokument oder privates Unternehmensdokument sendest. Wiederverwendbare Unterschriftskonfigurationen sind nicht für öffentliche Dokumente verfügbar.
Wenn die Unterschrift an der falschen Stelle erscheint, überprüfe die im Setup gespeicherte Platzierung des Unterschriftsstempels. Die Position, Seite und Größe werden beim Erstellen der Konfiguration definiert.
Wenn du für ein Dokument einen anderen Unterzeichnungsfluss benötigst, kannst du den Unterzeichnungsfluss manuell konfigurieren, anstatt eine wiederverwendbare Unterschriftskonfiguration zu verwenden.
Tipps und bewährte Verfahren
- Erstelle Konfigurationen für Dokumente, die du regelmäßig sendest, wie Verträge, Vereinbarungen und Richtlinien
- Verwende klare Namen für Konfigurationen, damit Absender die richtige Konfiguration schnell identifizieren können
- Definiere Unterschriftspositionen, wenn Dokumente einem konsistenten Format folgen
- Überprüfe die Liste der Unterzeichner und die Unterzeichnungsreihenfolge, bevor du eine Konfiguration speicherst, um zu vermeiden, dass Dokumente falsch gesendet werden
- Manuelle Konfiguration ist weiterhin verfügbar, wenn ein Dokument nicht zu einer vorhandenen Konfiguration passt
FAQ
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Wer kann wiederverwendbare Unterschriftskonfigurationen erstellen?
Administratoren können wiederverwendbare Unterschriftskonfigurationen aus den Dokumenteneinstellungen erstellen.
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Was kann eine Unterschriftskonfiguration umfassen?
Eine Konfiguration kann die Unterzeichner, die Unterzeichnungsreihenfolge und optional die Seite, Position und Größe jedes Unterschriftsstempels umfassen.
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Können Unterzeichner gleichzeitig unterschreiben?
Ja. Du kannst eine Konfiguration für Unterschriften erstellen, die parallel oder nacheinander gesammelt werden.
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Kann ich eine Unterschriftskonfiguration für öffentliche Dokumente verwenden?
Nein. Wiederverwendbare Unterschriftskonfigurationen sind derzeit nur für Mitarbeiterdokumente und private Unternehmensdokumente verfügbar.
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Kann ich ein Dokument stattdessen manuell konfigurieren?
Ja. Du kannst den Unterzeichnungsfluss weiterhin manuell erstellen, wenn du eine andere Konfiguration benötigst.