Was ist Siltra?

Siltra ist die Anwendung, die jedes Unternehmen in Spanien nutzt, um Informationen mit der Sozialversicherung (TGSS/INSS) auszutauschen. Unter den Dateien, die es erhält, ist die FIE-Datei (Fichero INSS Empresas), die die Krankheitsaktivitäten der Mitarbeiter des Unternehmens meldet: anfängliche Bescheinigungen (partes de baja), Bestätigungsbescheinigungen, Entlassungsbescheinigungen (partes de alta), Rückfälle, Stornierungen und INSS-Beschlüsse.

Die Factorial – Siltra-Integration liest diese Datei und verwandelt diese offiziellen Mitteilungen in Factorial Abwesenheiten, sodass die Personalabteilung medizinische Abwesenheiten, die bereits von der Sozialversicherung kommuniziert wurden, nicht erneut eingeben muss.

Bevor Sie beginnen

Hauptmerkmale

• Import der offiziellen FIE-Datei (.msj), die von Siltra heruntergeladen wurde.
• Vorschau vor dem Schreiben: Die Integration zeigt genau, was sie erstellen, verlinken oder schließen würde, für wen und was sie auslassen würde und warum.
• Erstellung von Krankheitsabwesenheiten in Factorial als Abwesenheiten des Abwesenheitstyps, den das Unternehmen für jede offizielle Kontingenz gewählt hat.
• Schließen von Abwesenheiten, wenn die Entlassungsbescheinigung (parte de alta) eintrifft.
• Verlinkung von bereits handschriftlich registrierten Abwesenheiten, anstatt eine Duplikation zu erstellen.
• Duplikatskontrolle über Tage hinweg: Die FIE-Datei wiederholt laufende Abwesenheiten jeden Tag, und die Integration erkennt, was sie bereits importiert hat.
• Zusammenfassung per E-Mail an die Adressen, die das Unternehmen konfiguriert, nach jedem Import.

Einrichten der Integration

Wenn die Integration installiert ist, öffnet Factorial einen Einrichtungsbildschirm. Es gibt nur zwei Dinge zu konfigurieren, und beide können später erneut in den Einstellungen der App aufgerufen werden.

1. Kontingenzzuordnung

Die Sozialversicherung klassifiziert jeden Prozess der vorübergehenden Invalidität in eine von fünf offiziellen Kontingenzen. Jedes Unternehmen benennt seine eigenen Abwesenheitstypen in Factorial, sodass die Integration wissen muss, zu welchem Abwesenheitstyp jede Kontingenz gehört.

2. Wer erhält die Importzusammenfassung

Der Import läuft im Hintergrund, sodass das Ergebnis per E-Mail gesendet wird. Auf demselben Bildschirm listen Sie die Adressen auf, die es erhalten sollen.

Die Liste leer zu lassen, ist gültig: So schaltet ein Unternehmen diese E-Mails ab.

Importieren einer Datei

1. Die Datei von Siltra herunterladen
   Laden Sie die Übertragung von Siltra wie gewohnt herunter. Es ist eine .msj-Datei.
    
2. Schritt 2 — Hochladen zu Factorial
   Gehen Sie in Factorial zu Kalender und klicken Sie auf Import FIE. Ziehen Sie die .msj-Datei in den Upload-Bildschirm, der sich öffnet.
   

   Die Import FIE-Schaltfläche erscheint nur, wenn die Siltra-Integration installiert ist und Sie die Berechtigungen haben, sie zu nutzen. Wenn Sie sie nicht sehen können, überprüfen Sie dies mit Ihrem Administrator.

    
   Auf diesem Bildschirm sind zwei optionale Einstellungen verfügbar:
   1. Gesundheitsdaten ausblenden — die Vorschau und die Zusammenfassungs-E-Mail zeigen [ausgeblendet: Gesundheitsdaten] anstelle des Abwesenheitstyps, da der Typ die Kontingenz offenbart.
   2. Andere Leistungen anzeigen — listet die nicht-krankheitsbedingten Leistungen der Datei auf, die die Integration nicht synchronisiert, mit ihren Rohdetails.
      
      Zu diesem Zeitpunkt wird nichts geschrieben.
      

      

3. Vorschau überprüfen
   Die Integration liest die Datei, vergleicht sie mit dem, was Factorial bereits hat, und zeigt einen Bericht an:
    

Der angezeigte Name des Mitarbeiters ist der in Factorial, nicht der in der Datei: Der Zweck der Überprüfung besteht darin, zu bestätigen, dass die richtige Person zugeordnet wurde.
 

4. Schritt 4 — Bestätigen

Wenn es etwas zu übernehmen gibt, liest die Schaltfläche Die N Aktualisierungen anwenden. Die Bestätigung startet den Import im Hintergrund; Sie können den Bildschirm schließen.

Wenn es nichts zu übernehmen gibt, ist die einzige Option Verstanden, schließen — keine Import-Schaltfläche wird angeboten, die nichts tun würde.

Schritt 5 — Die Zusammenfassung erhalten

Wenn der Import abgeschlossen ist, erhalten die konfigurierten Empfänger eine E-Mail mit dem vollständigen Bericht: was erstellt wurde, was verlinkt wurde, was geschlossen wurde, was sich nicht geändert hat und was nicht importiert werden konnte und warum.

Was die Integration in Factorial schreibt

Die Integration schreibt unter ihrer eigenen Identität: Sie handelt nicht im Namen eines Administrators und genehmigt nicht die Abwesenheiten, die sie erstellt.

Was nicht importiert wird und warum

Nichts wird stillschweigend verworfen. Jeder Fall unten erscheint auf dem Vorschau-Bildschirm und in der Zusammenfassungs-E-Mail, mit seinem Grund.

Noch nicht abgedeckt

Diese erscheinen in der Datei, und die Integration liest, zeigt und zählt sie — aber handelt noch nicht darauf:

• Bestätigungsbescheinigungen (partes de confirmación): Die Abwesenheit wird nicht verlängert.
• Stornierung einer Krankheitsabwesenheit: Die zuvor erstellte Abwesenheit wird nicht aufgehoben.
• Stornierung einer Entlassung: Die Abwesenheit wird nicht wiedereröffnet.
• Änderung der Kontingenz, die vom INSS beschlossen wurde: Der Abwesenheitstyp der Abwesenheit wird nicht geändert.
• Leistungen, die nicht vorübergehende Invalidität sind (Mutterschaft, Vaterschaft, Pflege eines Minderjährigen…): außerhalb des Geltungsbereichs.
   

Dateien, die die Integration ablehnt

Die gesamte Datei wird abgelehnt — es gibt keinen partiellen Import — wenn:

• sie nicht die .msj-Erweiterung hat;
• der Download trunkiert ist (die Kontrollsummen der Datei stimmen nicht mit dem Gelesenen überein);
• die Übertragung mehrere Nachrichten verknüpft: Laden Sie sie separat herunter;
• die Nachrichtenversion nicht FIE V5.0 ist.

Ändern der Konfiguration

Öffnen Sie die Einstellungen der Integration, um die Kontingenzzuordnung oder die Liste der Empfänger erneut zu überprüfen. Die neue Konfiguration gilt für den nächsten Import; bereits erstellte Abwesenheiten werden nicht berührt.

Es lohnt sich, die Einstellungen erneut zu öffnen, wenn das Unternehmen seine Abwesenheitstypen erstellt oder umbenennt oder wenn sich die Personen ändern, die die Zusammenfassung erhalten sollen.

Deinstallation der Integration

Die Deinstallation löscht die eigene Konfiguration der Integration: die Kontingenzzuordnung, die Liste der Empfänger und den Datensatz, welche Krankheitsabwesenheit zu welcher Abwesenheit wurde.

Die bereits in Factorial erstellten Abwesenheiten werden nicht gelöscht — sie sind die eigenen Daten des Unternehmens.

Wenn die Integration erneut installiert wird, muss die Zuordnung von Grund auf neu konfiguriert werden. Die bereits vorhandenen Abwesenheiten werden anhand ihrer Daten erkannt, sodass sie verlinkt und nicht dupliziert werden.

Häufig gestellte Fragen

1. Verbindet sich die Integration automatisch mit der Sozialversicherung?
   Nein. Das Unternehmen lädt die Datei von Siltra herunter und lädt sie in Factorial hoch. Der Import ist manuell, und jeder Import wird von einer Person bestätigt.
    
2. Wie oft sollte ich die Datei importieren?
   Die Sozialversicherung erstellt die FIE-Datei täglich. Tägliches Importieren hält Factorial auf dem neuesten Stand; weniger häufiges Importieren führt nicht zu einem Informationsverlust, da laufende Abwesenheiten in späteren Dateien wiederholt werden.
    
3. Was passiert, wenn ich dieselbe Datei zweimal hochlade?
   Nichts wird dupliziert. Der zweite Import berichtet jedes Ereignis als Bereits importiert.
    
4. Erstellt es Mitarbeiter, die nicht in Factorial sind?
   Nein, niemals. Eine Krankheitsabwesenheit ist kein ausreichender Nachweis, um einen Mitarbeiterdatensatz zu erstellen. Der Fall wird gemeldet, damit die Personalabteilung darauf reagieren kann.
    
5. Werden die Abwesenheiten, die es erstellt, automatisch genehmigt?
   Nein. Sie werden als Abwesenheiten des konfigurierten Abwesenheitstyps erstellt; die Genehmigung folgt dem üblichen Prozess des Unternehmens.
    
6. Kann ich eine importierte Abwesenheit von einer handschriftlich registrierten unterscheiden?
   Ja. Jede Abwesenheit, die die Integration erstellt, trägt eine Notiz in ihrer Beschreibung, die besagt, dass sie von der Sozialversicherung stammt, mit der Übertragung und dem Importdatum.
    
7. Was passiert mit einer Krankheitsabwesenheit, die jemand bereits handschriftlich registriert hat?
   Die Integration verlinkt sie, anstatt eine zweite zu erstellen, und verwaltet sie von da an — sodass die Entlassungsbescheinigung die bereits vorhandene Abwesenheit schließt.
    
8. Wer kann die medizinischen Informationen sehen?
   Die Vorschau wird der Person angezeigt, die den Import durchführt, und die Zusammenfassungs-E-Mail geht nur an die Adressen, die in den Einstellungen der Integration konfiguriert sind.