Was ist die DATEV RDS-Integration?

DATEV RDS 1.0 (Rechnungsdatenservice 1.0) sendet Ihre genehmigten Factorial-Ausgaben, die Rechnungsdaten plus den Beleg, direkt in den DATEV Unternehmen Online (DUO) Posteingang Ihres Steuerberaters. Die Aufzeichnungen kommen vorcodiert mit Kontonummern und Mehrwertsteuersätzen an. Ihr Steuerberater überprüft sie, passt sie gegebenenfalls an und bucht sie in das Hauptbuch. Im Gegensatz zum DATEV-Dateiexport gibt es keine Datei zum Herunterladen oder Hochladen: Factorial überträgt die Daten über seine API an DATEV.

Einrichten der Integration

Die Einrichtung hat zwei Teile: was Ihr Steuerberater auf der DATEV-Seite vorbereitet und was Sie in Factorial tun. Die Integration ist für deutsche Rechtsträger gedacht.

Auf der DATEV-Seite (Ihr Steuerberater)

• Bestellen Sie Rechnungsdatenservice 1.0. Es handelt sich um einen separaten DATEV-Dienst, der von Ihrem Steuerberater über MyDATEV Mandantenregistrierung bestellt wird. Die Bestellung benötigt eine SmartCard und erfolgt über die mandantengenutzte Beraternummer (Unterberaternummer).
• Richten Sie Belege online in Bearbeitungsform "Erweitert" ein. Sowohl "Mit Lieferantenrechnungen arbeiten" als auch "Mit Kundenrechnungen arbeiten" müssen auf "Erweitert" stehen. Dies ermöglicht es DATEV, die Daten, die Factorial sendet, in Buchungsvorschläge umzuwandeln.
• Geben Sie der verbindenden Person Schreibzugriff. In der Rechteverwaltung online benötigt sie die Rolle "Belegverwaltung online — Schreibrechte" sowie die Berechtigung für Rechnungsdatenservice 1.0. Nur ein DATEV-Administrator (in der Regel der Kanzleiinhaber) kann dies gewähren.
• Ein SmartLogin oder eine SmartCard für diese Person, um sich während des Verbindungsprozesses anzumelden. Wenn niemand in Ihrem Unternehmen eine hat, fordern Sie sie bei Ihrem Steuerberater an.
• Ein Geschäftsjahr (Wirtschaftsjahr) für den Zeitraum, den Sie exportieren, mit dem Kreditorenbuch (Rechnungseingangsbuch). DATEV akzeptiert auch das unmittelbar vorangegangene Jahr innerhalb von 12 Monaten nach dessen Ende.
• Halten Sie Ihre Beraternummer und Mandantennummer bereit (eine Mandantennummer pro Rechtsträger).

Auf der Factorial-Seite

1. Richten Sie die Buchhaltung in Factorial ein — Ihr Kontenrahmen und die Zuordnung von Kategorien zu Konten müssen vorhanden sein, damit jede Ausgabe ein G/L-Konto trägt.
2. Installieren Sie DATEV RDS 1.0 — öffnen Sie den Factorial-Marktplatz, suchen Sie nach DATEV RDS 1.0, klicken Sie auf "Für Unternehmen installieren" und folgen Sie den Einrichtungsschritten.
3. Verbinden Sie Ihr DATEV-Konto — geben Sie Ihren Beratercode (Beraternummer) ein, wählen Sie dann für jeden Rechtsträger dessen Datensatz aus und geben Sie den Mandanten-Code (Mandantennummer) ein. Sie werden zur Anmeldeseite von DATEV weitergeleitet; melden Sie sich mit Ihrem SmartLogin oder Ihrer SmartCard an. Wiederholen Sie dies für jeden Rechtsträger, den Sie verbinden möchten.
4. Setzen Sie Ihre Fallback-Kreditorenkonten — das Lieferantenkollektivkonto (für Erstattungen) und das Konto für unternehmenseigene Kartenausgaben.
5. Überprüfen Sie das Bereitschaftsfenster — es zeigt an, ob jeder Datensatz einen Import empfangen kann und ob Ihre zugeordneten G/L-Konten dazu passen, und benennt genau, welche Kategorien oder Konten Aufmerksamkeit benötigen.

Exportieren von Ausgaben

1. Wählen Sie in Ausgaben die genehmigten Ausgaben zum Export aus und klicken Sie auf Export nach DATEV.
2. Factorial gruppiert sie nach Rechtsträger und nach Buchhaltungsmonat und sendet sie an DATEV.
3. Verfolgen Sie den Fortschritt im Verarbeitungsprotokoll. Die Aufzeichnungen landen im DUO-Posteingang des Steuerberaters (Belegablage), vorcodiert.
4. Ihr Steuerberater überprüft, passt sie gegebenenfalls an und bucht sie in das Hauptbuch.

Umfang

Die Integration:

• Exportiert reguläre Ausgaben, Kilometer und Tagegelder.
• Die Daten fließen einseitig: Factorial zu DATEV.
• One Kreditorenbuchaufzeichnung pro Ausgabe (oder eine pro Mehrwertsteuersatz, wenn die Ausgabe eine Mehrwertsteueraufteilung hat).

Was wird gesendet

Die folgenden Felder werden synchronisiert:

• Datum und Betrag
• G/L-Konto (Sachkonto): aus Ihrer Factorial Zuordnung von Konten pro Rechtsträger
• Kreditorenkonto (Personenkonto): das Konto des/der Mitarbeitenden oder das Lieferantenkollektivkonto für Erstattungen; das Kartenkonto für unternehmensbezogene Ausgaben
• Mehrwertsteuersatz 
• Buchungstext, Dokumentennummer, Lieferantenname
• Währung und Wechselkurs (sofern zutreffend)
• Kostenstelle (KOST1)
• Belegdatei für jede Ausgabe

Beschränkungen

• Nur deutsche Rechtsträger.
• Benötigt die Buchhaltungseinrichtung: G/L-Konten stammen aus Ihrer Factorial Zuordnung von Kategorien zu Konten. Das Bereitschaftsfenster kennzeichnet jede Kategorie oder jedes Konto, das fehlt oder nicht zum Datensatz passt, bevor Sie exportieren.
• Die DATEV-Seite muss bereit sein: Der Datensatz benötigt aktives Dokumentenmanagement (Belege online), und die Person, die DATEV verbindet (Ihr Steuerberater oder der Unternehmensnutzer, der das SmartLogin oder die SmartCard hat), benötigt die Berechtigung für den Dienst.
• Korrekturen erfolgen in DATEV: Aufzeichnungen landen im DUO-Posteingang zur Überprüfung und Buchung durch den Steuerberater; sie werden nicht direkt in das Hauptbuch geschrieben.
• Mehrwertsteuerbehandlung (BU-Codes): wird beim Start nicht automatisch festgelegt. Der Mehrwertsteuersatz wird gesendet, und Ihr Steuerberater gibt die Mehrwertsteuerbehandlung in DUO ein.
• Kostenstellen: ein KOST1 pro Aufzeichnung. KOST2 (Kostenträger) ist noch nicht abgedeckt.