Der Mitarbeiterimporteur ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiterinformationen in Factorial in großen Mengen hinzuzufügen, anstatt jedes Profil manuell zu erstellen. Bereiten Sie vor dem Start des Imports Ihre juristischen Personen, Mitarbeitergruppen, Arbeitsplätze, Teams und den Stellenkatalog vor, damit Sie so viele Informationen wie möglich im ersten Import einbeziehen können.
Übersicht
Der Mitarbeiterimporteur ist eine Tabelle, die es Ihnen ermöglicht, Mitarbeiter- und Vertragsinformationen in großen Mengen in Factorial hochzuladen.
Der Importeur umfasst pflichtige Spalten, die die Mindestinformationen enthalten, die zur Erstellung eines Mitarbeiterprofils erforderlich sind, und optionale Spalten, die es Ihnen ermöglichen, zusätzliche persönliche, organisatorische und Vertragsinformationen hinzuzufügen.
Stellen Sie vor der Verwendung des Importeurs sicher, dass Sie Folgendes vorbereitet haben:
- Juristische Personen und Mitarbeitergruppen: Erstellen Sie alle juristischen Personen und Mitarbeitergruppen, die Sie benötigen. Für jede juristische Person müssen Sie einen separaten Importeur ausfüllen.
- Vertragsfelder: Überprüfen Sie die in Ihrer juristischen Person verfügbaren Vertragsfelder und fügen Sie bei Bedarf Felder hinzu oder ändern Sie diese.
- Arbeitsplätze: Erstellen Sie die Arbeitsplätze und, falls zutreffend, deren Arbeitsbereiche.
- Teams: Erstellen Sie die Teams, denen die Mitarbeiter angehören werden.
- Stellenkatalog: Erstellen und ordnen Sie die relevanten Stellen, Rollen und Ebenen im Abschnitt Rollen.
Wir empfehlen, so viele Informationen wie möglich während des ersten Imports auszufüllen. Dies reduziert die Notwendigkeit, Mitarbeiterprofile manuell zu aktualisieren oder später Massenbearbeitungswerkzeuge zu verwenden.
Wichtig: One Import muss pro juristischer Person durchgeführt werden.
Bereiten Sie Ihren Stellenkatalog vor
Der Stellenkatalog ist der zentrale Ort, um die Stellenarchitektur Ihrer Organisation anzuzeigen, zu organisieren und zu verwalten.
Stellen sind in einer klaren Hierarchie organisiert:
- Familien
- Funktionen
- Rollen
Die Baumansicht hilft Ihnen, zu verstehen, wie Positionen miteinander verbunden sind und Lücken in Ihrer Stellenstruktur zu identifizieren.
Wählen Sie eine Familie, Funktion oder Rolle aus, um deren Übersicht zu öffnen. Von dort aus öffnen Sie Details, um die mit der Position verbundenen Bedingungen zu überprüfen und zu konfigurieren. Sie können Informationen wie folgt verwalten:
- Level
- Arbeitsbedingungen
- Fähigkeiten und Kompetenzen
- Arbeitszeiten und Standortrichtlinien
- Zugewiesene Geräte
Der Stellenkatalog fungiert als einzige Quelle der Wahrheit für die Stellenstruktur Ihrer Organisation. Sobald er konfiguriert ist, kann er die manuelle Arbeit in anderen Prozessen reduzieren:
- Rekrutierung: Stellen können automatisch in Stellenangeboten ausgefüllt werden.
- Onboarding: Verträge und IT-Geräte können automatisch zugewiesen werden.
- Entwicklung: Karrierewege und Gehaltsstrukturen können in der gesamten Organisation konsistent bleiben.
So verwenden Sie es
1. Bereiten Sie die Informationen in Factorial vor
Bevor Sie den Importeur herunterladen, erstellen und konfigurieren Sie die juristischen Personen, Mitarbeitergruppen, Arbeitsplätze, Teams und Stellenkataloginformationen, die Sie verwenden möchten.
Der Importeur verwendet diese vorhandenen Informationen, um Dropdown-Menüs auszufüllen. Zum Beispiel verwenden die Spalten Arbeitsplatz, Team, Mitarbeitergruppe und Stellenbezeichnung Informationen, die bereits in Factorial vorhanden sind.
2. Greifen Sie auf den Importeur zu
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Organisation
- Klicken Sie in Personen auf den Pfeil neben +Person hinzufügen und wählen Sie Personen importieren
- Wählen Sie eine juristische Person
- Laden Sie die Tabelle herunter oder laden Sie Ihre eigene hoch
- Die in der Tabelle verfügbaren Spalten hängen von den Informationen und der Konfiguration in Ihrem Factorial-Konto ab.
3. Füllen Sie die Pflichtspalten aus
Die Spalten A–E enthalten die Mindestinformationen, die zur Erstellung eines Mitarbeiterprofils erforderlich sind.
| Spalte | Feld | Was ist das? | Format | Überlegungen |
|---|---|---|---|---|
| A | Vorname | Der rechtliche Vorname des Mitarbeiters. | Text | Verwenden Sie den rechtlichen Namen des Mitarbeiters. |
| B | Nachname | Der rechtliche Nachname des Mitarbeiters. | Text | Verwenden Sie den rechtlichen Nachnamen des Mitarbeiters. |
| C | E-Mail-Adresse | Die mit dem Mitarbeiter verbundene E-Mail-Adresse. | Text | Stellen Sie sicher, dass die E-Mail keine Großbuchstaben enthält. Es kann eine persönliche oder geschäftliche E-Mail-Adresse sein. |
| D | Vertragsbeginn | Das Datum, an dem das Arbeitsverhältnis beginnt. |
dd/mm/yyyy* |
Dieses Datum hängt vom in Ihren Einstellungen konfigurierten Datumsformat ab. |
| E | Vertragsdatum | Das Datum, ab dem die Vertragsbedingungen gelten. |
dd/mm/yyyy* |
Es kann dasselbe wie das Vertragsbeginn-Datum sein, darf jedoch nicht früher sein. Es wird auch zur Berechnung der Abwesenheitsproratisierung verwendet. |
Das Datumsformat kann je nach Ihren Factorial-Einstellungen variieren.
Wichtig: Der Importeur enthält nur den aktuellen Vertrag des Mitarbeiters. Historische Verträge müssen separat hinzugefügt werden.
4. Füllen Sie die optionalen Mitarbeiterinformationen aus
Die folgenden Spalten ermöglichen es Ihnen, zusätzliche organisatorische und Mitarbeiterinformationen hinzuzufügen.
| Spalte | Feld | Was ist das? | Format | Überlegungen |
|---|---|---|---|---|
| F | Vertragsende | Das Datum, an dem der Vertrag endet. |
dd/mm/yyyy* |
Wenn ausgefüllt, wird der Mitarbeiter an diesem Datum automatisch in Factorial deaktiviert. |
| G | Standardarbeitsplatz | Der Arbeitsplatz, an dem der Mitarbeiter die meisten seiner Aktivitäten ausführt. | Dropdown | Einzelauswahl. |
| H | Standardarbeitsbereich | Eine Unterteilung innerhalb eines Arbeitsplatzes. | Dropdown | Optional. Es kann besonders nützlich für das Schichtmodul sein. Das Dropdown-Menü für den Arbeitsbereich ist nicht mit dem Arbeitsplatz in Spalte G verknüpft, sodass Sie einen Arbeitsbereich aus jedem Arbeitsplatz auswählen können. |
| I | Arbeitsplätze | Weitere Arbeitsplätze, an denen der Mitarbeiter ebenfalls tätig ist. | Dropdown | Mehrfachauswahlen können in Google Sheets verwendet werden. |
| J | Teams | Die Teams, die zur Strukturierung und Klassifizierung der Mitarbeiter verwendet werden. | Dropdown |
Ein Mitarbeiter kann mehreren Teams angehören und innerhalb dieser unterschiedliche Rollen haben. Nur sichtbar, wenn Teams erstellt werden. |
| K | Stellenbezeichnung im Stellenkatalog | Die Rolle und Ebene, die der Mitarbeiter in der Organisation innehat. | Dropdown | Diese Spalte erscheint nur, wenn Rollen im Stellenkatalog erstellt wurden. |
| L | Bevorzugte Stellenbezeichnung | Der informelle Name, der intern verwendet wird, um auf die Position des Mitarbeiters zu verweisen. | Text | Wenn leer gelassen, verwendet Factorial die Rolle und Ebene aus dem Stellenkatalog. Dieser Titel kann in Organisation > Personen > Stellenbezeichnung angezeigt werden. |
| M | Stellenbeschreibung | Eine kurze Beschreibung der Rolle des Mitarbeiters. | Text | Wenn in Spalte K eine Position aus dem Stellenkatalog ausgewählt ist, wird automatisch die konfigurierte Beschreibung verwendet. |
| N | E-Mail-Adresse des Managers | Identifiziert den Manager des Mitarbeiters im Organigramm. | Text | Stellen Sie sicher, dass die E-Mail keine Großbuchstaben enthält. Für den ersten Import empfehlen wir, dieses Feld leer zu lassen und die Manager später in großen Mengen zuzuweisen. |
| O | E-Mail-Adresse des Abwesenheitsbetreuers | Identifiziert eine andere Person, die für die Genehmigungen im Zusammenhang mit der Abwesenheit des Mitarbeiters verantwortlich ist. | Text | Kann verwendet werden, um flexiblere Genehmigungsworkflows zu erstellen. |
Das Datumsformat kann je nach Ihren Factorial-Einstellungen variieren.
5. Vervollständigen Sie persönliche und Vertragsinformationen
Die Spalten P–BE enthalten zusätzliche Mitarbeiter-, Vertrags-, Arbeitszeit- und persönliche Informationen.
| Spalte | Feld | Was ist das? | Format | Überlegungen |
|---|---|---|---|---|
| P | Senioritätsdatum | Das Datum, das zur Berechnung der Seniorität des Mitarbeiters verwendet wird. |
dd/mm/yyyy* |
Erscheint im Profil des Mitarbeiters. |
| Q | Unternehmenskennzeichen | Ein anpassbarer alphanumerischer Code, der als Mitarbeiterkennzeichen verwendet werden kann, einschließlich für Stempeln, wo zutreffend. | Alphanumerisch | Das Format kann angepasst werden. |
| R | Telefonnummer | Die Telefonnummer des Mitarbeiters. | Internationales Format | Beginnen Sie mit der Landesvorwahl, z. B. +34. |
| S | Geburtsdatum | Das Geburtsdatum des Mitarbeiters. |
dd/mm/yyyy* |
— |
| T | Geschlecht | Das Geschlecht des Mitarbeiters. | Dropdown | Optionen werden aus Factorial ausgefüllt. |
| U | Nationalität | Die Nationalität des Mitarbeiters. | Dropdown | — |
| V | Identifikationstyp | Der Typ des Identifikationsdokuments (DNI, NIE usw.) | Dropdown | — |
| W | Identifikationsnummer | Die Nummer, die mit dem Identifikationsdokument verbunden ist. | Alphanumerisch | Keine Leerzeichen oder Schrägstriche einfügen. |
| X | Ablaufdatum des Ausweises | Das Ablaufdatum des Identifikationsdokuments. | dd/mm/yyyy |
— |
| Y | Sozialversicherungsnummer | Die Sozialversicherungsidentifikationsnummer des Mitarbeiters. | Alphanumerisch | Keine Leerzeichen oder Schrägstriche einfügen. |
| Z | Bildungsniveau | Das Bildungsniveau des Mitarbeiters. | Dropdown | Verfügbare Optionen können unter Einstellungen > Juristische Personen > Verträge bearbeitet werden. |
| AA | Adresse - Stadt | Die Stadt, in der der Mitarbeiter lebt. | Text | — |
| AB | Adresse - Postleitzahl | Die Postleitzahl des Mitarbeiters. | Text | — |
| AC | Adresse - Provinz | Die Provinz oder Region des Mitarbeiters. | Text | — |
| AD | Adresse - Land | Das Land, in dem der Mitarbeiter lebt. | Dropdown | — |
| AE | Name des Notfallkontakts | Der Name des Notfallkontakts des Mitarbeiters. | Vor- und Nachname | — |
| AF | Telefon des Notfallkontakts | Die Telefonnummer des Notfallkontakts. | Internationales Format | Beginnen Sie mit der Landesvorwahl, z. B. +34. |
| AG | Konto-Nummer | Die Kontonummer des Mitarbeiters. | Alphanumerisch | Keine Leerzeichen einfügen. Verwenden Sie Großbuchstaben, wo zutreffend. |
| AH | Bankkontenformat | Das Format des Bankkontos des Mitarbeiters. | Dropdown | Pflicht, wenn ein Bankkonto angegeben wird. |
| AI | Zusätzlicher Bankcode | Ein zusätzlicher Bankcode, wie ein BIC. | Alphanumerisch | Keine Leerzeichen einfügen. Verwenden Sie Großbuchstaben, wo zutreffend. |
| AJ | Mitarbeitergruppe | Die dem Mitarbeiter zugewiesene Mitarbeitergruppe. | Dropdown | Optionen werden aus Factorial ausgefüllt. Sie können später unter Einstellungen > Juristische Personen > Juristische Person anzeigen > Mitarbeitergruppen bearbeitet werden. |
| AK | Gehaltsbetrag | Das Bruttogehalt des Mitarbeiters. | Nummer | — |
| AL | Gehaltsbetragsperiode | Der Zeitraum, der mit dem Gehaltsbetrag verbunden ist. | Dropdown | Pflicht, wenn der Gehaltsbetrag angegeben ist |
| AM | Vertragstyp | Der Vertragstyp des Mitarbeiters. | Dropdown | Optionen können unter Einstellungen > Juristische Personen > Verträge bearbeitet werden. |
| AN | Arbeitszeittyp | Die Arbeitszeitregelung des Mitarbeiters. | Dropdown | Optionen können unter Einstellungen > Juristische Personen > Verträge bearbeitet werden. |
| AO | Hat Probezeit | Gibt an, ob der Mitarbeiter eine Probezeit hat. | Ja/Nein | — |
| AP | Enddatum der Probezeit | Das Datum, an dem die Probezeit endet. | dd/mm/yyyy |
— |
| AQ | Hat Fernarbeitsvereinbarung | Gibt an, ob der Mitarbeiter eine Fernarbeitsvereinbarung hat. | Ja/Nein | — |
| AR | Berufskategorie | Die Berufskategorie des Mitarbeiters. | Dropdown | Optionen können unter Einstellungen > Juristische Personen > Verträge bearbeitet werden. |
| AS | Beitragsgruppe | Die Beitragsgruppe des Mitarbeiters. | Dropdown | — |
| AT | Vertragsnotizen | Private Notizen zu einem bestimmten Vertrag. | Text | — |
| AU | Vertragsstunden | Die Anzahl der vertraglich vereinbarten Stunden. | Nummer |
Wir empfehlen, wöchentliche Stunden einzugeben. Es ist Pflicht, anzugeben, ob es sich um tägliche, wöchentliche oder monatliche Stunden handelt. |
| AV | Vertragsstundenperiode | Der Zeitraum, der mit den vertraglich vereinbarten Stunden verbunden ist. | Dropdown |
Wir empfehlen, einen wöchentlichen Zeitraum auszuwählen. Pflicht, wenn die Anzahl der Stunden angegeben ist. |
| AW | Arbeitstage der Woche | Die Tage, an denen der Mitarbeiter normalerweise arbeitet. | Dropdown | Mehrfachauswahlen können in Google Sheets verwendet werden. |
| AX | Maximale jährliche Stunden | Die maximale Anzahl an Arbeitsstunden, die pro Jahr erlaubt sind. | Nummer | — |
| AY | Maximale wöchentliche Stunden | Die maximale Anzahl an Arbeitsstunden, die pro Woche erlaubt sind. | Nummer | Empfohlen für automatische Planung |
| AZ | Urlaubsarbeitsrichtlinie | Die Richtlinie, die für Arbeiten an Feiertagen gilt. | Dropdown | — |
| BA | Minimale Ruhezeiten zwischen Arbeitstagen | Der minimal erforderliche Ruhezeitraum zwischen Arbeitstagen. | Nummer | Empfohlen für automatische Planung |
| BB | Maximale tägliche Stunden | Die maximale Anzahl an Arbeitsstunden, die pro Tag erlaubt sind. | Nummer | Empfohlen für automatische Planung |
| BC | Unbefristeter intermittierender Vertrag | Gibt an, ob der Mitarbeiter einen unbefristeten intermittierenden Vertrag hat. | Ja/Nein | — |
| BD | Adresse - Straße und Nummer | Die Straßenadresse und Nummer des Mitarbeiters. | Text | — |
| BE | Adresse - Zusätzliche Informationen | Zusätzliche Adressinformationen. | Text | — |
Das Datumsformat kann je nach Ihren Factorial-Einstellungen variieren.
6. Verwenden Sie mehrere Auswahlmöglichkeiten, wenn nötig
Factorial kann mehrere Auswahlmöglichkeiten in einer einzelnen Spalte interpretieren. Dies ist nützlich für Felder wie Teams, Arbeitsplätze und Arbeitstage der Woche.
Excel erlaubt keine Mehrfachauswahlen aus Standard-Dropdown-Menüs. Wenn Sie Google Sheets verwenden, können Sie Mehrfachauswahlen aktivieren:
- Wählen Sie die Spalte aus, in der Sie Mehrfachauswahlen zulassen möchten.
- Öffnen Sie das Dropdown-Menü
- Wählen Sie die Option Bearbeiten, dargestellt durch das Bleistiftsymbol
- Aktivieren Sie das Kästchen für Mehrfachauswahlen zulassen
- Öffnen Sie Erweiterte Optionen
- Ändern Sie den Anzeigestil in Chip
- Aktivieren Sie Mehrfachauswahlen zulassen
- Wählen Sie Fertig
- Wählen Sie die erforderlichen Optionen für jeden Mitarbeiter
- Beispielsweise kann ein Mitarbeiter sowohl zum Finanz-Team als auch zum Debitoren-Team gehören und in jedem eine andere Rolle haben
7. Füllen Sie die Managerinformationen sorgfältig aus
Das Feld für die E-Mail-Adresse des Managers erfordert, dass die als Manager bezeichneten Benutzer bereits im Importprozess verfügbar sind. Aus diesem Grund empfehlen wir, Spalte N während des ersten Imports leer zu lassen und die Manager später mit den Massenbearbeitungsoptionen von Factorial zuzuweisen.
8. Überprüfen Sie die Tabelle vor dem Import
Überprüfen Sie vor dem Hochladen der Datei, dass:
- Alle Pflichtspalten ausgefüllt sind
- E-Mail-Adressen keine Großbuchstaben enthalten
- Die Daten das richtige Format verwenden
- Vertragsdatum nicht früher als das Vertragsbeginn-Datum ist
- Dropdown-Werte mit den in Factorial verfügbaren Optionen übereinstimmen
- Mitarbeiter der richtigen juristischen Person zugewiesen sind
- Stellenkatalogpositionen, Teams, Arbeitsplätze und Mitarbeitergruppen bereits erstellt wurden
- Mehrfachauswahlen das richtige Format verwenden, wenn Sie Google Sheets verwenden
- E-Mail-Adressen von Managern und Betreuern den richtigen Factorial-Benutzern entsprechen
9. Importieren Sie die Mitarbeiter
Laden Sie den ausgefüllten Importeur in Factorial hoch und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
Tipps und bewährte Verfahren
- Bereiten Sie zuerst Ihre Factorial-Konfiguration vor. Erstellen Sie juristische Personen, Mitarbeitergruppen, Arbeitsplätze, Teams und Stellenkatalogpositionen, bevor Sie den Importeur herunterladen, damit die entsprechenden Dropdowns ausgefüllt werden.
- Vervollständigen Sie so viele Informationen wie möglich. Das Hinzufügen von mehr Informationen während des ersten Imports kann die manuelle Arbeit später erheblich reduzieren.
- Beginnen Sie mit den Pflichtinformationen. Wenn Sie nicht alle optionalen Informationen zur Verfügung haben, können Sie zuerst die Mitarbeiter importieren und zusätzliche Informationen später ausfüllen.
- Verwenden Sie den Stellenkatalog, wann immer möglich. Die Zuweisung einer Rolle und Ebene in Spalte K kann automatisch verwandte Stelleninformationen, wie die Stellenbeschreibung, bereitstellen.
- Seien Sie vorsichtig mit E-Mail-Adressen. Verwenden Sie Kleinbuchstaben in den E-Mail- und Managerfeldern.
- Erwägen Sie, Manager später zuzuweisen. Dies kann den ersten Import einfacher machen, insbesondere wenn Mitarbeiter auf unterschiedlichen Ebenen des Organigramms importiert werden.
- Verwenden Sie Google Sheets für Mehrfachauswahlen. Dies ist besonders nützlich, wenn Mitarbeiter mehreren Teams oder Arbeitsplätzen angehören.
- Überprüfen Sie Ihre Datumspräferenzen. Das erwartete Datumsformat kann von den in Ihrem Factorial-Konto konfigurierten Einstellungen abhängen.
FAQ
-
Muss ich jede Spalte ausfüllen?
Nein. Nur die Spalten A–E sind erforderlich, um das Mitarbeiterprofil zu erstellen. Die verbleibenden Spalten sind optional, obwohl empfohlen wird, so viele Informationen wie möglich auszufüllen.
-
Kann ich Mitarbeiter importieren, ohne eine Stellenkatalogposition zuzuweisen?
Ja. Wenn Sie jedoch bereits Ihren Stellenkatalog erstellt haben, kann die Zuweisung der relevanten Position während des Imports die manuelle Arbeit später reduzieren.
-
Kann ein Mitarbeiter zu mehr als einem Team gehören?
Ja. Ein Mitarbeiter kann mehreren Teams angehören und kann in diesen Teams unterschiedliche Rollen haben.
-
Kann ich mehr als einen Arbeitsplatz einem Mitarbeiter zuweisen?
Ja. Sie können einen Standardarbeitsplatz und zusätzliche Arbeitsplätze zuweisen. Mehrfachauswahlen können bei der Verwendung von Google Sheets getroffen werden.
-
Kann ich historische Verträge importieren?
Nein. Der Mitarbeiterimporteur enthält den aktuellen Vertrag des Mitarbeiters. Historische Verträge müssen separat hinzugefügt werden.
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Was passiert, wenn ich ein Vertragsende-Datum eingebe?
Der Mitarbeiter wird an dem eingegebenen Datum automatisch in Factorial deaktiviert.
-
Kann das Vertragsdatum früher sein als das Vertragsbeginn-Datum?
Nein. Das Vertragsdatum kann dasselbe wie das Beginn-Datum sein, darf jedoch nicht früher sein.
-
Kann ich die Dropdown-Optionen für Verträge ändern?
Ja. Einige Vertragsfelder können unter Einstellungen > Juristische Personen > Verträge bearbeitet werden.
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Was passiert, wenn ich die bevorzugte Stellenbezeichnung leer lasse?
Factorial verwendet die im Stellenkatalog konfigurierte Rolle und Ebene als Stellenbezeichnung des Mitarbeiters.
-
Kann ich mehrere Arbeitstage für einen Mitarbeiter importieren?
Ja. Wenn Sie Google Sheets verwenden, können Sie Mehrfachauswahlen im Dropdown für die Arbeitstage-Spalte aktivieren.
-
Sollte ich Manager während des ersten Imports zuweisen?
Wir empfehlen, die Managerfelder während des ersten Imports leer zu lassen und die Manager später in großen Mengen zuzuweisen. Dies kann den Import vereinfachen, insbesondere wenn Mitarbeiter auf unterschiedlichen Ebenen der Organisationsstruktur importiert werden.