Che cos'è Siltra?

Siltra è l'applicazione che ogni azienda in Spagna utilizza per scambiare informazioni con la Sicurezza Sociale (TGSS/INSS). Tra i file che riceve c'è il file FIE (Fichero INSS Empresas), che riporta l'attività di assenza per malattia dei lavoratori dell'azienda: certificati iniziali (partes de baja), certificati di conferma, certificati di dimissione (partes de alta), ricadute, cancellazioni e risoluzioni INSS.

L'integrazione Factorial – Siltra legge quel file e trasforma quelle comunicazioni ufficiali in Factorial leaves, così il reparto HR non deve reinserire le assenze mediche che la Sicurezza Sociale ha già comunicato.

Prima di iniziare

Caratteristiche principali

• Importazione del file FIE ufficiale (.msj) scaricato da Siltra.
• Anteprima prima della scrittura: l'integrazione mostra esattamente cosa creerebbe, collegherebbe o chiuderebbe, per chi e cosa lascerebbe fuori e perché.
• Creazione di assenze per malattia in Factorial come assenze del tipo di assenza scelto dall'azienda per ogni contingenza ufficiale.
• Chiusura delle assenze quando arriva il certificato di dimissione (parte de alta).
• Collegamento di assenze già registrate a mano, invece di crearne una duplicata.
• Controllo delle duplicazioni nel tempo: il file FIE ripete le assenze in corso ogni giorno, e l'integrazione riconosce ciò che ha già importato.
• Riepilogo via email agli indirizzi configurati dall'azienda, dopo ogni importazione.

Configurazione dell'integrazione

Quando l'integrazione è installata, Factorial apre una schermata di configurazione. Ci sono solo due cose da configurare, e entrambe possono essere riviste in seguito dalle impostazioni dell'app.

1. Mappatura delle contingenze

La Sicurezza Sociale classifica ogni processo di incapacità temporanea in una delle cinque contingenze ufficiali. Ogni azienda nomina i propri tipi di assenza in Factorial, quindi l'integrazione deve sapere a quale tipo di assenza corrisponde ciascuna contingenza.

2. Chi riceve il riepilogo dell'importazione

L'importazione avviene in background, quindi il risultato viene inviato via email. Nella stessa schermata elenchi gli indirizzi che dovrebbero riceverlo.

Lasciare l'elenco vuoto è valido: è così che un'azienda disattiva queste email.

Importazione di un file

1. Scarica il file da Siltra
   Scarica la trasmissione da Siltra come al solito. È un file .msj.
    
2. Passo 2 — Caricalo in Factorial
   In Factorial, vai su Calendario e clicca su Importa FIE. Trascina il file .msj nella schermata di upload che si apre.
   

   Il pulsante Importa FIE appare solo se l'integrazione Siltra è installata e hai i permessi per usarla. Se non riesci a vederlo, controlla con il tuo amministratore.

    
   Due impostazioni opzionali sono disponibili su questa schermata:
   1. Nascondi dati sanitari — l'anteprima e l'email di riepilogo mostrano [nascosto: dati sanitari] invece del tipo di assenza, poiché il tipo rivela la contingenza.
   2. Mostra altri benefici — elenca i benefici non relativi all'assenza per malattia del file, che l'integrazione non sincronizza, con il loro dettaglio grezzo.
      
      Niente viene scritto a questo punto.
      

      

3. Rivedi l'anteprima
   L'integrazione legge il file, lo confronta con ciò che Factorial ha già, e mostra un rapporto:
    

Il nome del dipendente mostrato è quello in Factorial, non quello nel file: il punto della revisione è confermare che la persona giusta sia stata abbinata.
 

4. Passo 4 — Conferma

Se c'è qualcosa da applicare, il pulsante legge Applica gli N aggiornamenti. Confermare avvia l'importazione in background; puoi chiudere lo schermo.

Se non c'è nulla da applicare, l'unica opzione è Capito, chiudi — non viene offerto alcun pulsante di importazione che non farebbe nulla.

Passo 5 — Ricevi il riepilogo

Quando l'importazione termina, i destinatari configurati ricevono un'email con il rapporto completo: cosa è stato creato, cosa è stato collegato, cosa è stato chiuso, cosa non è cambiato e cosa non ha potuto essere importato e perché.

Cosa scrive l'integrazione in Factorial

L'integrazione scrive con la propria identità: non agisce per conto di alcun amministratore e non approva le assenze che crea.

Cosa non viene importato e perché

Niente viene scartato silenziosamente. Ogni caso sottostante appare nella schermata di anteprima e nell'email di riepilogo, con il suo motivo.

Non coperto ancora

Questi arrivano nel file, e l'integrazione li legge, mostra e conta — ma non agisce ancora su di essi:

• Certificati di conferma (partes de confirmación): l'assenza non è estesa.
• Cancellazione di un'assenza per malattia: l'assenza creata in precedenza non viene annullata.
• Cancellazione di una dimissione: l'assenza non viene riaperta.
• Cambio di contingenza deciso dall'INSS: il tipo di assenza dell'assenza non viene cambiato.
• Benefici diversi dall'incapacità temporanea (maternità, paternità, cura di un minore…): fuori dal campo di applicazione.
   

File che l'integrazione rifiuta

Il file intero viene rifiutato — non c'è importazione parziale — quando:

• non ha l'estensione .msj;
• il download è troncato (i totali di controllo del file non corrispondono a quanto è stato letto);
• la trasmissione concatenare più messaggi: scaricali separatamente;
• la versione del messaggio non è FIE V5.0.

Modifica della configurazione

Apri le impostazioni dell'integrazione per rivedere la mappatura delle contingenze o l'elenco dei destinatari. La nuova configurazione si applica al prossimo importo; le assenze già create non vengono toccate.

Vale la pena riaprire le impostazioni quando l'azienda crea o rinomina i propri tipi di assenza, o quando cambiano le persone che devono ricevere il riepilogo.

Disinstallazione dell'integrazione

La disinstallazione elimina la configurazione dell'integrazione stessa: la mappatura delle contingenze, l'elenco dei destinatari e il record di quale assenza per malattia è diventata quale assenza.

Le assenze già create in Factorial non vengono eliminate — sono i dati dell'azienda.

Se l'integrazione viene reinstallata, la mappatura deve essere configurata da zero. Le assenze che già esistono sono riconosciute dalle loro date, quindi vengono collegate piuttosto che duplicate.

Domande Frequenti

1. L'integrazione si connette automaticamente alla Sicurezza Sociale?
   No. L'azienda scarica il file da Siltra e lo carica in Factorial. L'importazione è manuale e ogni importazione è confermata da una persona.
    
2. Con quale frequenza devo importare il file?
   La Sicurezza Sociale genera il file FIE quotidianamente. Importarlo quotidianamente mantiene Factorial aggiornato; importarlo meno spesso non fa perdere informazioni, perché le assenze in corso vengono ripetute nei file successivi.
    
3. Cosa succede se carico lo stesso file due volte?
   Niente viene duplicato. La seconda importazione riporta ogni evento come Già importato.
    
4. Creerà dipendenti che non sono in Factorial?
   No, mai. Un'assenza per malattia non è una prova sufficiente per creare un record di dipendente. Il caso viene segnalato affinché l'HR possa agire su di esso.
    
5. Le assenze che crea vengono approvate automaticamente?
   No. Vengono create come assenze del tipo di assenza configurato; l'approvazione segue il processo abituale dell'azienda.
    
6. Posso distinguere un'assenza importata da una registrata a mano?
   Sì. Ogni assenza che l'integrazione crea porta una nota nella sua descrizione che dice che proviene dalla Sicurezza Sociale, con la trasmissione e la data di importazione.
    
7. Cosa succede a un'assenza per malattia che qualcuno aveva già registrato a mano?
   L'integrazione la collega invece di crearne una seconda, e la gestisce da quel momento in poi — quindi il certificato di dimissione chiude l'assenza che già esiste.
    
8. Chi può vedere le informazioni mediche?
   L'anteprima è mostrata alla persona che effettua l'importazione, e l'email di riepilogo va solo agli indirizzi configurati nelle impostazioni dell'integrazione.