Crea processi di onboarding coerenti e personalizzati per i nuovi arrivati con le politiche di onboarding. Usa condizioni per adattare i compiti in base al catalogo di lavoro, al luogo di lavoro o all'entità legale, e segui i loro progressi da un'unica bacheca Kanban.

Panoramica

La sezione Onboarding nelle Impostazioni consente agli amministratori di creare e gestire politiche di onboarding per i nuovi dipendenti.

Una politica definisce i passaggi, i compiti e i responsabili che un nuovo arrivato deve seguire durante l'onboarding. Puoi usare condizioni per far adattare la stessa politica a diversi ruoli del catalogo di lavoro, luoghi di lavoro o entità legali.

Gli stati dei compiti riflettono anche se l'azione richiesta è stata effettivamente completata in Factorial. Questo fornisce agli amministratori una visione più affidabile dei progressi di onboarding di ciascuna persona.

Come utilizzare

Crea una politica di onboarding

1. Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
2. Apri la sezione Onboarding dipendenti
3. Crea una nuova politica
4. Aggiungi i passaggi e i compiti che i nuovi arrivati devono completare
5. Assegna un responsabile a ciascun compito, se applicabile
6. Utilizza variabili nei compiti quando hai bisogno che il contenuto si adatti al nuovo arrivato
7. Salva la politica
8. Assegna la politica ai nuovi dipendenti pertinenti

Puoi anche creare una politica utilizzando un modello o generarne una conversazionalmente con ONE.

Il modello è il modo raccomandato per iniziare. Se la tua azienda non ha ancora una politica di onboarding pubblicata, un banner nella pagina Persone invita gli amministratori a impostarne una.

Aggiungi condizioni a un compito

Le condizioni consentono a una politica di onboarding di adattarsi a diversi profili di dipendenti.

Le condizioni possono basarsi su:

• Catalogo di lavoro
• Luogo di lavoro
• Entità legale
• Team
• Tipo di contratto
• Percentuale di disabilità

Ad esempio, puoi creare un compito Carica patente di guida che appare solo per i conducenti. Puoi chiedere a ONE di crearlo solo per i conducenti, e si applicherà solo ai nuovi arrivati il cui ruolo è Conducente. Tutti gli altri lo saltano automaticamente.

Come aggiungere una condizione

1. Apri la politica di onboarding.
2. Chiedi a ONE di creare il compito che desideri.
3. Comunica a ONE per chi è il compito e specifica la condizione, ad esempio, "solo per i conducenti".
4. Controlla il compito che ONE ha creato.
5. Salva la politica.

I passaggi non utilizzano condizioni. Usano attivatori basati sul tempo, come quando il dipendente entra nel flusso, nel suo primo giorno, o quando i compiti obbligatori della fase precedente sono completati.

Formazioni e sondaggi di coinvolgimento

• Formazioni: assegna formazioni come parte dell'onboarding. Questo funziona con formazioni che hanno Iscrizione automatica abilitata.
• Sondaggi di coinvolgimento: includi sondaggi di coinvolgimento nell'onboarding.

Modifica una politica di onboarding

Puoi apportare modifiche rapide ai compiti direttamente nell'editor della politica, senza passare attraverso ONE. ONE rimane disponibile per modifiche più grandi.

Modifica i compiti nel pannello dei compiti

1. Apri la politica di onboarding.
2. Seleziona il compito che desideri modificare.
3. Nel pannello dei compiti, modifica i campi disponibili.

In base al compito, puoi:

• Rinominare il compito
• Passare tra obbligatorio e opzionale
• Impostare la scadenza come un numero di giorni prima o dopo la data di inizio, l'assegnazione, l'inizio del flusso, la fine del periodo di prova o la fine del contratto
• Cambiare i suoi assegnatari
• Per i compiti di Informazioni sui dipendenti e Informazioni sul contratto, scegliere quali campi il nuovo assunto deve compilare

Puoi anche duplicare o eliminare un compito dal menu delle azioni del compito.

Aggiungi file ai compiti

I compiti accettano video, fogli di calcolo, presentazioni, audio e altri file, fino a 20 MB per file.

Costruisci la politica con ONE

• ONE apre la politica in una tela accanto alla chat, da qualsiasi pagina.
• Quando selezioni Aggiungi compito, ONE inizia chiedendo cosa dovrebbe fare il compito.
• Se un compito ha bisogno di qualcosa che non esiste ancora, come una formazione, un sondaggio o un campo personalizzato, ONE offre di crearlo nella stessa conversazione, così non devi lasciare la politica. A seconda del tuo account, ONE può anche creare luoghi di lavoro e team.
• ONE ti ricorda che solo gli assegnatari di un compito possono completarlo.

Salva stato e cronologia delle versioni

La testata dell'editor mostra se le tue modifiche sono salvate, così sai sempre lo stato della tua politica.

Se pubblichi una modifica per errore, puoi tornare a una versione precedente:

1. Apri la politica di onboarding.
2. Vai su Cronologia.
3. Seleziona Ripristina versione sulla versione a cui vuoi tornare.
4. Esamina la bozza che viene creata, quindi pubblicala.

Dati che puoi richiedere

Ora puoi richiedere dati aggiuntivi dai nuovi assunti tramite compiti di input dati:

• Percentuale di disabilità: chiedi ai nuovi assunti di dichiarare se hanno una disabilità. Puoi quindi utilizzare la risposta come condizione per mostrare o saltare compiti specifici.
• Campi DATEV: richiedi campi di busta paga DATEV nei compiti di input dati.
• Numero di previdenza sociale: richiedi il numero di previdenza sociale nei compiti di input dati.

Segui i progressi dell'onboarding

Puoi seguire i progressi dell'onboarding dalla politica di onboarding o da Organizzazione > Attività.

Dalla politica di onboarding

1. Apri la politica di onboarding.
2. Seleziona Visualizza onboardee.
3. Controlla il percorso di onboarding personalizzato del dipendente nella Kanban.

Se un compito non può essere eseguito, ad esempio perché il manager assegnato non esiste più, il compito viene contrassegnato in rosso nella timeline del nuovo arrivato invece di essere creato normalmente.

Apri la scheda del nuovo dipendente per vedere cosa è andato storto e come risolverlo, come riassegnare il compito a un manager attuale.

FAQ

1. Posso creare una politica di onboarding diversa per ogni team?
   Sì, ma questo non è necessario quando la maggior parte del processo di onboarding è la stessa. Invece, usa condizioni per adattare una singola politica in base al catalogo di lavoro, al luogo di lavoro o all'entità legale.
   
2. Controllare un compito lo segna come completato?
   No. Un compito è considerato completato quando l'azione sottostante è effettivamente avvenuta in Factorial. Ad esempio, un compito relativo a un documento è completato quando il documento è stato firmato.
   
3. I compiti possono usare variabili?
   Sì. Le variabili possono essere utilizzate nei compiti per personalizzare i contenuti di onboarding per ciascun nuovo arrivato.
   
4. Posso creare una politica di onboarding senza partire da zero?
   Sì. Le politiche possono essere create da modelli o generate conversazionalmente con ONE.
   
5. Come posso vedere chi ha bisogno di attenzione durante l'onboarding?
   Usa Visualizza onboardee dalla politica di onboarding o vai su Organizzazione > Attività per rivedere l'attività di onboarding.
   
6. Ho bisogno di ONE per apportare piccole modifiche a un compito?
   No. Puoi rinominare un compito, renderlo obbligatorio o opzionale, cambiare la sua scadenza o assegnatari, e scegliere campi per i compiti informativi direttamente nel pannello dei compiti. I campi modificabili dipendono dal tipo di compito.
   
7. Posso annullare una modifica pubblicata?
   Sì. Usa Ripristina versione in Cronologia. Crea una bozza, e nulla diventa attivo fino a quando non lo pubblichi.
   
8. C'è un limite di dimensione per i file aggiunti ai compiti?
   Sì. Ogni file può essere fino a 20 MB.